Última actualización el 4 de enero de 2021 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

  • ¿Cómo puede enviar una alerta automática por correo electrónico a los propietarios de Chatter sobre solicitudes de membresía pendientes?

En Salesforce, un grupo de Chatter representa un grupo de usuarios. Es una excelente manera de impulsar la colaboración en su organización. Puede agregar miembros ilimitados a un grupo de Chatter, pero un usuario solo puede unirse a un máximo de 100 grupos. Si el grupo de Chatter está configurado como Privado , el usuario debe solicitar unirse. Salesforce enviará un correo electrónico a todos los propietarios y administradores del grupo. Sin embargo, ¿qué pasa si los propietarios o administradores del grupo se olvidan de tomar medidas? Salesforce nunca envía un correo electrónico de recordatorio.

Objetivos:

Después de leer este blog, podrá:

  • Utilice el flujo activado por programación para comprobar si hay solicitudes de grupos de Chatter pendientes
  • Utilice el flujo activado por programación para enviar automáticamente un correo electrónico de recordatorio al propietario del grupo de Chatter

Pamela Kline trabaja como administradora de sistemas en Universal Containers (UC) . Ha recibido un requisito para desarrollar un proceso automatizado que enviará recordatorios por correo electrónico a los propietarios privados de Chatter Group de las solicitudes de miembros pendientes para unirse al grupo.

Enfoque de campeón de automatización (I-do):

Hay varias formas de resolver los requisitos comerciales anteriores. Puede utilizar el disparador de Apex , Salesforce Flow, Process Builder y más. Para resolver este requisito, usaremos Flujo activado programado .

Antes de continuar, debe comprender CollaborationGroupMemberRequest objeto . Representa una entrada en la fuente, como cambios en una fuente de registro, incluidas publicaciones de texto, publicaciones de enlaces y publicaciones de contenido.

Nombre del campo Detalles
CollaborationGroupId El ID del grupo privado de Chatter .
RequesterId El ID del usuario que solicita unirse al grupo.
Estado El estado de la solicitud. Los valores disponibles son: Aceptado, Rechazado, Pendiente

Además, comprenda CollaborationGroup objeto . Representa un grupo de Chatter

Nombre del campo Detalles
Grupo de colaboración El tipo de grupo de Chatter. Los valores disponibles son: Público, Privado, No listado

Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama de un flujo de proceso a un alto nivel. Dedique unos minutos a revisar el siguiente diagrama de flujo y comprenderlo.


Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (lo hacemos):

Hay 4 pasos para resolver los requisitos comerciales de Pamela mediante el flujo activado por programación . Debemos:

  1. Definir propiedades de flujo para flujo activado por programación
  2. Agregue un elemento de obtención de registros para encontrar miembros pendientes
  3. Agregue un elemento de decisión para verificar si existe una solicitud de membresía pendiente
  4. Agregar una acción principal enviar correo electrónico para enviar un correo electrónico

Paso 1: Flujo de Salesforce: definir propiedades de flujo activado por programación

  1. Haga clic en Configuración .
  2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
  3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
  4. Seleccione el flujo activado por programación   opción y haga clic en Siguiente   y configure el flujo de la siguiente manera:
    1. ¿Cómo quieres empezar a construir ? Freeform
    2. Establecer horario
      1. Fecha de inicio: 16 de diciembre de 2020
      2. Hora de inicio: 8:00 AM
      3. Frecuencia: Diaria
      4. Haz clic en Listo .
    3. Seleccionar objeto : CollaborationGroup
    4. Seleccione Se cumplen todas las condiciones (Y) .
    5. Establecer condiciones
      1. Fila 1
        1. Campo: CollaborationGroup | Tipo de colaboración
        2. Operador: Igual a
        3. Valor: Privado
    6. Haz clic en Listo .

Paso 2: Flujo de Salesforce: agregar un elemento Obtener registro para encontrar una solicitud de membresía pendiente

El elemento Obtener registros verificará si existen solicitudes de membresía pendientes para un grupo privado de Chatter.

  1. En Caja de herramientas , seleccione Elemento .
  2. Arrastre y suelte el elemento Obtener registros en el diseñador de flujo.
  3. Ingrese un nombre en el campo Etiqueta; el nombre de la API se completará automáticamente.
  4. Seleccione la solicitud de miembro del grupo   objeto de la lista desplegable.
  5. Seleccione Se cumplen todas las condiciones (Y) .
  6. Establecer condiciones de filtro
    1. Fila 1:
      1. Campo: CollaborationGroupId
      2. Operador: Igual a
      3. Valor: {! $ Record.Id}
    2. Haga clic en Agregar condición
    3. Fila 1:
      1. Campo: Estado
      2. Operador: Igual a
      3. Valor: pendiente
  7. Cuántos registros almacenar:
    1. seleccione solo el primer registro
  8. Cómo almacenar datos de registro:
    1. Elija la opción para almacenar automáticamente todos los campos .
  9. Haz clic en Listo .

Paso 3: Flujo de Salesforce – Uso del elemento de decisión – ¿Existe una membresía pendiente?

Ahora agregue el elemento Decisión para decidir si enviar o no un correo electrónico automáticamente. Si el recurso (variable) es nulo, significa que no hay solicitudes de membresía pendientes. Puede recibir ayuda de la siguiente captura de pantalla:

  1. En Caja de herramientas , seleccione Elemento .
  2. Arrastre y suelte el elemento Decisión en el diseñador de flujo.
  3. Ingrese un nombre en el campo Etiqueta; el nombre de la API se completará automáticamente.
  4. En Detalles del resultado ,   ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
  5. Requisitos de las condiciones para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
    1. Fila 1:
      1. Recurso: {! Find_Pending_Membership_Request}
      2. Operador: es nulo
      3. Valor: {! $ GlobalConstant.False}
  6. Haz clic en Listo .

Paso 4: Flujo de Salesforce: agregue la acción principal Enviar correo electrónico para enviar un correo electrónico

Ahora usaremos la acción estática Enviar correo electrónico para enviar un correo electrónico al propietario del grupo de Chatter .  

  1. En Caja de herramientas , seleccione Elemento.
  2. Arrastre y suelte el elemento Action en el diseñador de flujo.
  3. Seleccione la acción de envío de correo electrónico lista para usar.
  4. Ingrese un nombre en el campo Etiqueta; el nombre de la API se completará automáticamente.
  5. Establecer valores de entrada
    1. Cuerpo: Este es un correo electrónico de recordatorio para informarle que el grupo de Chatter '{! Find_Pending_Membership_Request.CollaborationGroup.Name}' tiene una solicitud de membresía pendiente.
    2. Asunto: Solicitud de miembro de Chatter pendiente
    3. Direcciones de correo electrónico (separadas por comas): {! $ Record.Owner.Email}
    4. Cuerpo con formato de texto enriquecido : {! $ GlobalConstant.True}
  6. Haz clic en Listo .

Al final, el proceso de Pamela se verá como la siguiente captura de pantalla: Una vez que todo se vea bien, realice los pasos a continuación:

  1. Haga clic en Guardar .
  2. Ingrese la etiqueta de flujo, el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. Haga clic en Mostrar avanzado .
  4. Versión de API para ejecutar el flujo : 51
  5. Etiqueta de la entrevista : correo electrónico de recordatorio automático – Membresía pendiente {! $ Flow.CurrentDateTime}
  6. Haga clic en Guardar .

¡Casi llegamos! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar.

Prueba de concepto

A partir de ahora, si un usuario solicita unirse a un grupo de Chatter privado, el propietario del grupo recibirá un correo electrónico automáticamente a la hora designada.

  1. Para probar esta funcionalidad, solicite unirse al grupo de charla privado llamado UC Internal Announcements .
  2. A la hora especificada para el flujo activado por programación, el propietario del grupo recibirá un correo electrónico automático con las solicitudes de miembros del grupo de Chatter pendientes.

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué aprendió de esta publicación, es relevante para usted y cómo modificará los conceptos enseñados en la publicación para sus propios procesos comerciales?

Haz una publicación y etiquétame en Twitter @automationchamp , usando #AutomationChampion.

…

Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2020/12/20/reminder-for-chatter-group-pending-membership-requests/

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