Notificación por correo electrónico sobre la asignación de temas

Última actualización el 5 de abril de 2022 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

• ¿Cómo puede notificar al propietario del tema sobre la Asignación de tema?

Objetivos:

Después de leer este blog, podrá:

• Cree un flujo activado por registro para enviar notificaciones de correo electrónico personalizadas para la asignación de tema
• Crear una plantilla de correo electrónico en Flow
• Use Flow para enviar una alerta de correo electrónico personalizada
• y mucho más

Pamela Kline trabaja como administradora de sistemas en Gurukul on Cloud (GoC) . Ella recibió un requisito de la gerencia de que cada vez que una cuenta clave de tema se asocie con un registro, publicación o en cualquier lugar, envíe una notificación por correo electrónico al propietario del tema.

Enfoque de Campeón de Automatización (I-do):

Temas para Objetos , nos permite organizar los registros utilizando temas al igual que Chatter . Los temas ayudan a organizar mejor los registros y facilitan la búsqueda . Por ejemplo , si publica que está trabajando en una presentación para Dreamforce20 , es posible que desee agregar el tema del hashtag #Dreamforce22 o # DF22 en sus actualizaciones .

Cualquiera puede hacer clic en estos temas para obtener más información sobre Dreamforce22 y ver quépersonas ygrupos hablan sobre Dreamforce22 . También puede encontrar todos los registros etiquetados con el tema Dreamforce22 . Salesforce le permitió seguir el tema de forma similar al registro, pero el problema es que no recibirá una notificación por correo electrónico cuando se asigne un tema a una publicación en particular.

Para resolver este requisito, utilizaremos el Flujo desencadenado por registro después de guardar . Consulte este artículo para comprender por qué estamos utilizando el flujo desencadenado por registro posterior al guardado para este escenario. Una razón para usar Flow es que no se puede acceder a EntityId en la plantilla de correo electrónico, lo que significa que no puede obtener el Id. de registro donde se asocia el tema.

Hagamos una pausa aquí y familiaricémonos con TopicAssignment y Topic Objects en Salesforce.

Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama de un flujo de proceso de alto nivel. Dedique unos minutos a repasar el siguiente diagrama de flujo y compréndalo.

Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Hay 4 pasos para resolver el requisito empresarial de Pamela mediante el flujo activado por registro . Debemos:

1. Definir propiedades de flujo para el flujo desencadenado por registro
2. Agregue una plantilla de texto para construir el cuerpo del correo electrónico
3. Agregar un elemento de decisión para comprobar el tema claveAccount está asociado
4. Agregar acción de envío de correo electrónico: para notificar al propietario del tema

Paso 1: Definir propiedades de flujo

1. Haga clic en Configuración .
2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
4. Seleccione el flujo activado por registro opción, haga clic en Crear y configure el flujo de la siguiente manera:
   1. Objeto : Asignación de tema
   2. Activar el flujo cuando : se crea o actualiza un registro
   3. Establecer criterios de entrada
      1. Requisitos de condición: Ninguno
   4. Optimice el flujo para la acción y los registros relacionados
5. Haga clic en Listo .

Paso 2: agregue una plantilla de texto para construir el cuerpo del correo electrónico

Ahora crearemos una plantilla de correo electrónico utilizando la plantilla de texto . La plantilla de texto le permitió especificar los mensajes de varias líneas. También le permite utilizar código HTML.

1. En Caja de herramientas , seleccione Administrador y luego haga clic en Nuevo recurso para crear una plantilla de texto.
2. Ingrese la siguiente información:
   1. Tipo de recurso : plantilla de texto
   2. Nombre de la API : textT_EmailBody
   3. Seleccione Ver como texto enriquecido
   4. Cuerpo
      1. Hola {!$Record.Topic.CreatedBy.FirstName},
      2. Tema #KeyAccount recién agregado a este registro https://myautomationchampion-dev-ed.my.salesforce.com/ {!$Record.EntityId} por {!$Record.CreatedBy.FirstName}
      3. Saludos,
      4. Campeón de automatización
3. Haga clic en Listo

Paso 3: uso del elemento de decisión para verificar si el tema KeyAccount está asociado

Ahora usaremos el elemento Decisión para comprobar que el tema keyAccount está asociado con la TopicAssignment actual.

1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
4. Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
   1. Fila 1 :
      1. Recurso : {!$Record.Topic.Name}
      2. Operador : Igual
      3. Valor : CuentaClave
5. Cuándo ejecutar el resultado : solo si el registro que activó la ejecución del flujo se actualiza para cumplir con los requisitos de la condición.
6. Haga clic en Listo .

Paso 4: agregue la acción Enviar correo electrónico para notificar al propietario del tema

Ahora usaremos la acción estática Enviar correo electrónico para enviar un correo electrónico al propietario del tema .

1. En Flow Designer, debajo del nodo Sí , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Acción .
2. Busque y seleccione Enviar correo electrónico en el menú desplegable
3. Etiquete la nueva acción Notificar al propietario del tema
4. Establecer valores de entrada
   1. Cuerpo: {!textT_EmailBody}
   2. Asunto: Notificación de asignación de tema: {!$Record.Topic.Name}
   3. Direcciones de correo electrónico (separadas por comas): {!$Record.Topic.CreatedBy.Email}
   4. Cuerpo con formato de texto enriquecido: {!$GlobalConstant.True}
5. Haga clic en Listo .

Al final, Pamela's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:

Una vez que todo se vea bien, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en Guardar .
2. Ingrese la etiqueta de flujo , el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Haga clic en Mostrar avanzado .
4. Versión de API para ejecutar el flujo : 50
5. Etiqueta de la entrevista : Notificar al propietario del tema {!$Flow.CurrentDateTime}
6. Haga clic en Guardar .

¡Casi ahí! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar .

Prueba de concepto

A partir de ahora, si un usuario asocia Tema (KeyAccount) para registrar, publicar o en cualquier lugar, el flujo activado por registro se activará y notificará al propietario del tema.

1. Navegue a la pestaña Prospecto y asocie Tema ( KeyAccount ) al prospecto 16744 , como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
2. Warren (propietario del tema) recibirá la siguiente notificación por correo electrónico.

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

…

Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/04/03/email-notification-on-topic-assignment/