Agregar automáticamente miembro del equipo de oportunidades al seguidor de oportunidades

Última actualización el 7 de junio de 2022 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

• ¿Cómo puede agregar automáticamente miembros del equipo de oportunidades a un seguidor en una oportunidad?

Objetivos:

Después de leer este blog, podrá:

• Trabajar con el elemento obtener registros para encontrar el registro
• Utilice el elemento de decisión para comprobar los valores de registro
• Use el elemento de creación de registros para agregar automáticamente seguidores a una oportunidad
• y mucho más

Rachel Gillett trabaja como administradora de sistemas en Gurukul on Cloud (GoC). Ha recibido un requisito de la administración de que si se agrega un nuevo usuario al equipo de Oportunidad, entonces se agrega automáticamente al usuario como seguidor de Oportunidad.

Enfoque de Campeón de Automatización (I-do):

Un equipo de oportunidad es un conjunto de usuarios que normalmente trabajan juntos en una oportunidad . Un equipo de oportunidades típico podría incluir al administrador de cuentas, al representante de ventas y a un consultor de preventa . En Salesforce, un usuario puede seguir grupos de Chatter o Registros . A partir de ahora, Salesforce no tiene ninguna funcionalidad lista para usar para realizar un seguimiento automático de los registros cuando se agrega un usuario a un equipo, etc. , aparte de Seguir automáticamente los registros que creo .

Hay algunas soluciones posibles para el escenario empresarial anterior . Usaremos Flow para resolver el requisito. Consulte este artículo para comprender por qué estamos utilizando el flujo desencadenado por registro posterior al guardado para este escenario.

Hagamos una pausa aquí y familiarícese con el objeto EntitySubscription en Salesforce. Representa una suscripción para un usuario que sigue un registro u otro usuario. Un usuario puede suscribirse a un registro oa otro usuario.

Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama de un flujo de proceso de alto nivel. Dedique unos minutos a repasar el siguiente diagrama de flujo y comprenderlo.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Hay 5 pasos para resolver el requisito empresarial de Rachel mediante Record-triggered Flow . Debemos:

1. Definir propiedades de flujo para el flujo desencadenado por registro
2. Fórmula para determinar si el registro se crea o actualiza
3. Agregue un elemento de obtención de registros para encontrar los detalles del seguidor del miembro actual del equipo
4. Agregue un elemento de decisión para verificar si el miembro del equipo está siguiendo el registro de oportunidad o no
5. Agregue un elemento de creación de registros para agregar el miembro del equipo de oportunidades al seguidor de oportunidades

Paso 1: Definir propiedades de flujo

1. Haga clic en Configuración .
2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
4. Seleccione el flujo activado por registro opción, haga clic en Crear
   1. Objeto : miembro del equipo de oportunidad
   2. Activar flujo de oportunidad cuando : se crea o actualiza un registro
   3. Establecer criterios de entrada
      1. Requisitos de condición: Ninguno
   4. Optimice el flujo para la acción y los registros relacionados
5. Haga clic en Listo .

Paso 2: fórmula para determinar si el registro se crea o actualiza

1. En Caja de herramientas , seleccione Administrador y, a continuación, haga clic en Nuevo recurso para determinar si el registro se crea o actualiza.
2. Ingrese la siguiente información:
   1. Tipo de recurso : Fórmula
   2. Nombre de API : forB_IsNew
   3. Tipo de datos : booleano
   4. Fórmula : EsNuevo()
3. Haga clic en Listo .

Paso 3: agregar un elemento Obtener registro para encontrar los detalles del seguidor de oportunidades para el miembro actual del equipo

El siguiente paso es usar el objeto EntitySubscription para verificar si el miembro del equipo de Oportunidad ya está siguiendo la Oportunidad o no.

1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Obtener registros .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Seleccione el objeto Suscripción de entidad de la lista desplegable.
4. Seleccione Se cumplen todas las condiciones (Y) .
5. Establecer condiciones de filtro
   1. Fila 1:
      1. Campo : ID de padre
      2. Operador : Igual
      3. Valor : {!$Record.OpportunityId}
   2. Haga clic en Agregar condición
   3. Fila 2:
      1. Campo : ID de suscriptor
      2. Operador : Igual
      3. Valor : {!$Record.UserId}
6. Cuántos registros almacenar:
   1. Seleccione Solo el primer registro
7. Cómo almacenar datos de registro:
   1. Elija la opción para Almacenar automáticamente todos los campos .
8. Haga clic en Listo .

Paso 4: uso del elemento de decisión para verificar si el miembro del equipo está siguiendo el registro de oportunidad o no

Ahora usaremos el elemento Decisión para verificar la variable de registro del paso 3 para ver si devuelve el estado de seguidor de registro para el miembro del equipo de oportunidad actual o no.

1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
4. Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
   1. Fila 1:
      1. Recurso : {!forB_IsNew}
      2. Operador : Igual
      3. Valor : {!$ConstanteGlobal.Verdadero}
   2. Haga clic en Agregar condición
   3. Fila 2:
      1. Campo : {!Get_Follower}
      2. Operador : es nulo
      3. Valor : {!$ConstanteGlobal.Verdadero}
5. Cuándo ejecutar Resultado : Si se cumplen los requisitos de la condición .
6. Haga clic en Listo .

Paso 5: Crear registros: agregar un miembro del equipo de oportunidades a un seguidor de oportunidades

Para agregar un miembro del equipo de oportunidades a Record Follower , usaremos el elemento Create Records .

1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Crear registros .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Ingrese la siguiente información :
   1. Cuántos registros crear : uno
   2. Cómo establecer los campos de registro : use recursos separados y valores literales
   3. Objeto : Suscripción de entidad
   4. Establecer valores de campo para la suscripción de entidad
   5. Fila 1:
      1. Campo : ID de padre
      2. Valor : {!$Record.OpportunityId}
   6. Haga clic en Agregar campo
   7. Fila 2:
      1. Campo : ID de suscriptor
      2. Valor : {!$Record.UserId}
4. Haga clic en Listo .

Al final, Rachel's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:

Una vez que todo se vea bien, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en Guardar .
2. Ingrese la etiqueta de flujo , el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Haga clic en Mostrar avanzado .
4. Versión de API para ejecutar el flujo : 55
5. Etiqueta de entrevista : agregar automáticamente miembro del equipo de oportunidad a seguidor de oportunidad {!$Flow.CurrentDateTime}
6. Haga clic en Guardar .

¡Casi ahí! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar .

1. Navegue a la pestaña Oportunidad , identifique la Oportunidad y haga clic en Nombre de la Oportunidad.
2. Ahora voy a agregar al usuario Nathan Gilmore al miembro del equipo de oportunidades , como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Una vez que se haya agregado como miembro del equipo de la oportunidad, se agregará automáticamente como seguidora de la oportunidad.

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

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Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/06/07/auto-add-opportunity-team-member-to-opportunity-follower-5/