Crear automáticamente un grupo público para una cuenta nueva

Última actualización el 5 de mayo de 2022 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

¿Cómo puedes crear automáticamente un grupo público para una nueva cuenta?

Si tiene una gran comunidad implementada y una instancia muy activa de Salesforce, probablemente esté aprovechando los grupos públicos de forma extensiva. El grupo público representa un grupo de usuarios. Podemos agregar cualquier número de usuarios a un grupo público. No hay limitación en el número de miembros por Grupo Público. El trabajo diario del administrador de Salesforce es agregar o eliminar usuarios del grupo Público.

Objetivos:

Esta publicación de blog nos ayudará a comprender lo siguiente

Utilice filtros y condiciones para diseñar un proceso.
Comprender cómo usar Flow para crear un registro
Cree un flujo activado por registro para crear automáticamente un grupo público
y mucho más

Arda Turan trabaja como administradora de sistemas en Gurukul on Cloud (GoC). Acaban de implementar una comunidad de socios para administrar mejor el trabajo relacionado de sus socios en un solo lugar y ayudarlos a vender más. Como parte del proceso de incorporación de socios, una vez que ambas partes firmen el contrato. Los siguientes pasos son crear una cuenta de socio y contactos en Salesforce, para otorgarles acceso a la comunidad de socios. Actualmente, en Universal Containers tienen pocos procesos manuales que quieren automatizar se mencionan a continuación

Como parte del proceso de incorporación de socios, el administrador del sistema en Universal Containers crea manualmente un grupo público (número de cuenta para nombre y nombre de desarrollador) para cada cuenta de socio. ( Blog 142 )
Luego, agregue usuarios asociados de esa cuenta al grupo público creado en el paso anterior. ( Blog 102 )

Enfoque de Campeón de Automatización (I-do):

Voy a compartir una solución para el primer requisito de este artículo y publicaré otro artículo para el segundo requisito, es decir, Blog 102 . Hay algunas soluciones posibles para el primer escenario comercial , pero usaré el flujo activado por registro para resolverlo Hagamos una pausa de un minuto aquí y entendamos Grupo objetos en Salesforce.

Nombre del objeto	Detalles
Grupo	Representa un conjunto de registros de usuario. El grupo puede contener usuarios individuales, otros grupos, los usuarios en un rol o territorio particular, o los usuarios en un rol o territorio particular más todos los usuarios debajo de ese rol o territorio en la jerarquía.

Suposición : – Voy a usar el número de cuenta como etiqueta de grupo público y nombre de grupo. La razón detrás de esto es que necesitamos un nombre único para el nombre del grupo público y el número de cuenta (campo estándar en el objeto de la cuenta) siempre es único para el negocio. Si desea usar algo más como Nombre de cuenta más Número de cuenta o ID, considere usar el campo de fórmula.

Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama de un flujo de proceso de alto nivel. Dedique unos minutos a repasar el siguiente diagrama de flujo y compréndalo.

Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Hay 3 pasos para resolver el requisito comercial de Arda utilizando el flujo activado por registro después de guardar . Debemos:

Definir propiedades de flujo para el flujo desencadenado por registro
Agregue un elemento de decisión para verificar si es una cuenta de socio
Agregue un elemento de creación de registros para crear un nuevo grupo público

Paso 1: Definir propiedades de flujo

Haga clic en Configuración .
En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
Seleccione el flujo activado por registro opción, haga clic en Crear y configure el flujo de la siguiente manera:
1. Objeto : Cuenta
2. Activar flujo de oportunidad cuando : se crea o actualiza un registro
3. Establecer criterios de entrada
  1. Requisitos de condición: Ninguno
4. Optimice el flujo para la acción y los registros relacionados
Haga clic en Listo .

Paso 2: uso del elemento de decisión para verificar si la cuenta es una cuenta de socio o no

Ahora usaremos el elemento Decisión para verificar si la cuenta es una cuenta de socio o no.

En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
1. Fila 1:
  1. Recurso : {!$Record.IsPartner}
  2. Operador : Igual
  3. Valor : {!$ConstanteGlobal.Verdadero}
Cuándo ejecutar el resultado : solo si el registro que activó la ejecución del flujo se actualiza para cumplir con los requisitos de la condición
Haga clic en Listo .

La razón por la que seleccionaríamos la casilla de verificación Sí para la pregunta (Solo si el registro que activó la ejecución del flujo se actualiza para cumplir con los requisitos de la condición) es para permitir que el flujo desencadenado por el registro ejecute las acciones solo si el registro cumple con los criterios. ahora, pero los valores que tenía el registro inmediatamente antes de guardarlo no cumplían con los criterios. Esto significa que estas acciones no se ejecutarán cuando se realicen cambios irrelevantes.

Paso 3: Agregar acción: crear un registro

El siguiente paso es crear un grupo público, tan pronto como una cuenta se habilite como cuenta de socio . Para ello utilizaremos el elemento Create Records .

En Flow Designer, debajo del nodo Sí , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Crear registros .
Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
Ingrese la siguiente información :
1. Ingrese la etiqueta , el nombre de la API se completará automáticamente.
2. Cuántos registros crear : uno
3. Cómo establecer los campos de registro : use recursos separados y valores literales
4. Objeto : Grupo
5. Establecer valores de campo para la relación de eventos
6. Fila 1:
  1. Campo : Nombre
  2. Valor : {!$Record.AccountNumber}
Haga clic en Listo .

Al final, Arda's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:

Una vez que todo se vea bien, realice los siguientes pasos:

Haga clic en Guardar .
Introducir etiqueta de flujo el nombre de la API se completará automáticamente.
Haga clic en Mostrar avanzado .
Versión de API para ejecutar el flujo : 55
Etiqueta de entrevista : Crear automáticamente un grupo público para una cuenta nueva {!$Flow.CurrentDateTime}
Haga clic en Guardar .

¡Casi ahí! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar .

Prueba de concepto

Si un representante de ventas o un administrador del sistema crea o actualiza una cuenta como cuenta de socio, el flujo activado por registro se activará y creará automáticamente un grupo público .

Vaya a la pestaña Cuenta e identifique una cuenta que desee habilitar como cuenta de socio. En este caso, quiero habilitar Grand Hotels & Resorts Ltd como cuenta de socio. <img data-attachment-id="8522" data-permalink="https://automationchampion.com/2022/05/05/auto-create-a-public-group-for-new-account-3/new-account/" data-orig-file="https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2016/08/new-account.png?fit=2078%2C888&ssl=1" data-orig-size="2078,888" data-comments-opened="1" data-image-meta="{"aperture":"0","credit":"","camera":"","caption":"","created_timestamp":"0","copyright":"","focal_length":"0","iso":"0","shutter_speed":"0","title":"","orientation":"0"}" data-image-title="New Account" data-image-description="
New Account

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New Account

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Haga clic en Administrar cuenta externa y luego haga clic en Habilitar como socio , como se muestra en la siguiente captura de pantalla: <img data-attachment-id="8523" data-permalink="https://automationchampion.com/2022/05/05/auto-create-a-public-group-for-new-account-3/enable-partner-account/" data-orig-file="https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2016/08/enable-partner-account.png?fit=2216%2C894&ssl=1" data-orig-size="2216,894" data-comments-opened="1" data-image-meta="{"aperture":"0","credit":"","camera":"","caption":"","created_timestamp":"0","copyright":"","focal_length":"0","iso":"0","shutter_speed":"0","title":"","orientation":"0"}" data-image-title="Enable Partner Account" data-image-description="
Enable Partner Account

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Enable Partner Account

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Espere unos minutos y luego navegue hasta el grupo público (Haga clic en Configuración | Administrar | Administrar usuarios | Grupos públicos )

<img data-attachment-id="8524" data-permalink="https://automationchampion.com/2022/05/05/auto-create-a-public-group-for-new-account-3/proof-of-concept-6/" data-orig-file="https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2016/08/proof-of-concept.png?fit=1524%2C506&ssl=1" data-orig-size="1524,506" data-comments-opened="1" data-image-meta="{"aperture":"0","credit":"","camera":"","caption":"","created_timestamp":"0","copyright":"","focal_length":"0","iso":"0","shutter_speed":"0","title":"","orientation":"0"}" data-image-title="Proof of concept" data-image-description="

Proof of concept

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Proof of concept

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Proof of concept

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Proof of concept

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Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

…

Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/05/05/auto-create-a-public-group-for-new-account-3/

Crear automáticamente un grupo público para una cuenta nueva

Dentro de una aplicación móvil React Native con Tableau Embedded ☁️

Mostrar la última fecha de actividad en la página de detalles del registro de objetos

Crear automáticamente un grupo público para una cuenta nueva

Gran idea o pregunta duradera:

Objetivos:

Enfoque de Campeón de Automatización (I-do):

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Paso 1: Definir propiedades de flujo

Paso 2: uso del elemento de decisión para verificar si la cuenta es una cuenta de socio o no

Paso 3: Agregar acción: crear un registro

Prueba de concepto

Evaluación formativa:

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