25 plantillas de correo electrónico de servicio al cliente para salvar el día

Las plantillas de correo electrónico son los héroes anónimos del servicio al cliente. Nos permiten responder con una respuesta mesurada y precisa, incluso cuando estamos bajo el agua. Y eso es importante para los clientes.

Hacer algo tan simple como enviar una respuesta con plantilla para que sus clientes sepan que recibió su correo electrónico puede marcar una gran diferencia. Sin mencionar que es una manera fácil de sobresalir de la competencia. SuperOffice descubrió que la mayoría de las empresas ni siquiera acusan recibo de un correo electrónico de servicio al cliente.

Cuando comprende lo simple que es crear respuestas automáticas basadas en plantillas de correo electrónico, es difícil excusar el no responder a sus clientes. Además, el 75 % de las personas volvería a una empresa con un servicio excelente, por lo que vale la pena el esfuerzo.

Las tiendas de comercio electrónico con un plan de juego real para las plantillas de correo electrónico y las respuestas automáticas pueden atraer clientes que, de otro modo, podrían ser rechazados por un servicio al cliente deficiente.

Comience por planificar con anticipación. Cree sus plantillas ahora, antes de que necesite usarlas. Escriba respuestas cuidadosamente redactadas y pruébelas en su bandeja de entrada antes de crear una plantilla. Las respuestas automáticas no sonarán automáticas cuando las obtenga de interacciones reales con clientes.

Para que pueda comenzar, reunimos una lista de veinticinco plantillas probadas y probadas. Se dividen en seis categorías diferentes y agregamos una sección de bonificación especial para tiendas de comercio electrónico.

Continúe, copie y pegue cualquiera de estas plantillas en su mesa de ayuda para obtener una respuesta de servicio al cliente de referencia. Ajuste y personalice cada plantilla como mejor le parezca.

Plantillas de correo electrónico de primera respuesta

El cronómetro comienza tan pronto como el cliente presiona enviar. El primero en responder gana. Al configurar respuestas automáticas en su mesa de ayuda, puede asegurarse de que siempre gana.

Estas plantillas de correo electrónico de primera respuesta se pueden configurar para que se envíen automáticamente tan pronto como un cliente le envíe un correo electrónico o se suscriba a su servicio.

1. Respuesta automática del servicio de atención al cliente

Configure una respuesta automática general para que sus clientes sepan que recibió su mensaje y cuándo esperar una respuesta. Incluya enlaces a su base de conocimientos o preguntas frecuentes para ayudarlos a encontrar respuestas por sí mismos, si es posible.

Aquí hay una plantilla para una respuesta automática de servicio al cliente:

Hola [nombre],

¡Gracias por contactar a [company_name]!

Esta respuesta automática es solo para informarle que recibimos su mensaje y nos pondremos en contacto con usted con una respuesta lo más rápido posible. Durante [business_hours], hacemos todo lo posible para responder lo más rápido posible, generalmente dentro de un par de horas. Las tardes y los fines de semana pueden llevarnos un poco más de tiempo.

Si tiene una pregunta general sobre el uso de [producto_específico], le invitamos a explorar nuestro [enlace_base_de_conocimientos] para ver tutoriales de todas nuestras funciones y respuestas a las preguntas más frecuentes.

Si tiene alguna información adicional que cree que nos ayudará a ayudarlo, no dude en responder a este correo electrónico.

¡Esperamos conversar pronto!

Gracias, [agent_name]

Sugerencia: use un software de atención al cliente como Groove para agregar automáticamente el nombre de su cliente para darle un toque personal.

2. Confirmación de prueba gratuita

Después de que un cliente se registre para una prueba gratuita, comuníquese con un simple correo electrónico para informarle los próximos pasos. Aquí hay una plantilla genérica:

Hola [nombre],

¡Tu prueba gratuita te espera! Tienes [X] días libres para probar todo lo que [company_name] tiene para ofrecer.

Consulte nuestra [base de conocimientos] para cualquier pregunta que pueda tener. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a comenzar:

• [Consejo #1]
• [Consejo #2]
• [Consejo #3]

Háganos saber si tiene alguna pregunta. Nuestro equipo está feliz de ayudarlo a ponerse en marcha.

Salud,

[nombre del agente]

3. Nuevo correo electrónico de bienvenida al cliente

Una vez que un cliente te compra oficialmente, un buen correo electrónico de bienvenida puede marcar una gran diferencia para la retención a largo plazo. Eche un vistazo a esta plantilla para un nuevo correo electrónico de bienvenida al cliente:

Hola [nombre],

¡Bienvenido a [nombre de la empresa]! Estamos felices de que esté aquí y emocionados de ayudarlo a aprovechar al máximo nuestro [producto o servicio].

Para comenzar, generalmente recomendé estas tres acciones para nuevos clientes:

• [Consejo #1]
• [Consejo #2]
• [Consejo #3]

Estoy feliz de ayudarle con cualquier otra cosa que pueda necesitar. Simplemente responda a este correo electrónico con cualquier pregunta.

Salud,

[nombre del agente]

4. Introducción del Fundador/Asociado de Ventas/Gerente de Cuenta

Me encanta poner cara a un nombre. Ya sea que presente a su Fundador, un administrador de cuentas o un asociado de ventas, enviar una nota rápida de una persona real ayuda a humanizar su marca.

Prueba esta plantilla:

Hola [nombre],

Le enviamos una cálida bienvenida de parte de la familia [company_name]. Quería presentarme y agradecerles por confiarnos su negocio.

[Inserte la misión de su empresa]

Todos estamos emocionados de trabajar con usted. Si tiene alguna pregunta, simplemente responda a este correo electrónico y nos pondremos en contacto lo antes posible.

Atentamente,

[nombre de empleado]

Plantillas de correo electrónico de solicitud de cliente

Estas plantillas lo ayudarán a responder a una variedad de solicitudes de los clientes. Es importante que toda su organización solidifique las políticas y los procedimientos antes de estandarizar este tipo de plantillas.

Trabaje con su liderazgo o equipo de producción para determinar el mejor elemento de acción para consultas sobre reembolsos, cambios o descuentos. Luego, cree respuestas que pueda enviar a los clientes cada vez que soliciten información.

5. Solicitud de reembolso

No importa cuán bueno sea su producto o servicio, el servicio al cliente siempre recibirá solicitudes de reembolso. Cree una plantilla de respuesta ahora para ahorrarle a su equipo mucho tiempo en estas consultas.

Este es un ejemplo de una plantilla de correo electrónico de solicitud de reembolso:

Hola [nombre],

Gracias por ponerse en contacto Lamento mucho que no esté satisfecho con nuestro [producto o servicio]. Entiendo totalmente su decisión y pido disculpas por cualquier inconveniente que hayamos podido causar.

Le emití un reembolso por la cantidad de [X]. Debería verlo aparecer en su estado de cuenta dentro de [X] días hábiles. No se requiere ninguna otra acción de su parte.

Avísame si hay algo más en lo que pueda ayudarte o si cambias de opinión 🙂

Cuídate,

[nombre del agente]

6. Solicitud de descuento

Dependiendo de su tipo de negocio, puede o no ofrecer tarifas con descuento. Para aquellos que buscan hacerles saber a los clientes que no pueden descontar las tarifas, esta plantilla ofrece una buena respuesta firme que debería inspirar empatía en sus clientes:

Hola [nombre],

En primer lugar, ¡muchas gracias por echar un vistazo a [company_name]!

Somos una pequeña empresa y agradecemos que se registre para ver qué opciones tenemos disponibles. En este momento, no ofrecemos ningún descuento.

Hemos trabajado muy duro para construir el mejor producto posible. Creemos que nuestro [producto o servicio] ofrece mucho valor y sentirá que la inversión vale la pena.

Gracias de nuevo y te deseamos lo mejor.

Salud,

[nombre del agente]

Sugerencia: busque formas de contar su historia y explicar por qué sus políticas son como son dentro de las plantillas para solidificar realmente la voz y la misión de su marca.

7. Solicitud de nuevo producto o característica

Los comentarios de los clientes impulsan el compromiso y las ventas. Quieres fomentarlo. Cuando alguien escribe con un nuevo producto o una solicitud de función, esta es una excelente manera de hacerle saber que lo escuchan:

Hola [nombre],

¡Gracias por escribirnos! No ofrecemos esto en este momento, pero es algo que estamos considerando para el futuro. Te acabo de agregar a la lista para seguimiento, así que tan pronto como tengamos noticias, nos aseguraremos de comunicarnos contigo.

Mientras tanto, [ofrezca una solución alternativa o un producto similar].

Salud,

[nombre del agente]

8. Confirmación de cancelación

No empeore una mala experiencia al descuidar la comunicación. Las confirmaciones de cancelación brindan un cierre para los clientes y dejan una mejor impresión de su empresa.

Aquí hay una plantilla para trabajar:

Hola [nombre],

Gracias por contactarnos. Su Membresía ha sido cancelada, con un pago final el [X].

Si prefiere revertir esta cancelación, responda dentro de los próximos [X] días.

Su código de confirmación es: [X]

Atentamente,

[nombre del agente]

Plantillas de correo electrónico de clientes enojados

Responder a clientes enojados puede ser una experiencia frustrante o gratificante. Al usar plantillas para tratar con clientes enojados, podemos usar una copia que ha demostrado que funciona y ayuda a más clientes más rápido.

9. Plantilla de solución de problemas

Antes de asumir la falla en cualquiera de los lados, es importante que cada equipo de atención al cliente se asegure de que el cliente haya probado todos los consejos habituales para la solución de problemas. Aquí hay una plantilla fácil para comenzar:

Hola [nombre],

¡Gracias por alertarnos sobre este problema!

Es posible que ya haya probado estos, pero ¿puede confirmar que ha realizado los siguientes pasos de solución de problemas?

1. Actualizar la página web
2. Salir y volver a entrar
3. Borrar caché y cookies
4. Reinicia tu dispositivo

Si el problema persiste, por favor envíenos lo siguiente:

• Capturas de pantalla o videos del problema
• Mensajes de error o errores de la consola
• ¿Qué navegador estás usando?
• ¿Qué tipo de computadora estás usando?

¡Gracias!

[nombre del agente]

Nota: Esta es una plantilla general para aplicaciones web; deberá editarla para aplicaciones móviles u otros productos.

10. Plantilla de cliente confusa

Los miembros del equipo de servicio al cliente leen la mente como nadie, pero incluso nosotros nos quedamos perplejos a veces. Cuando no tiene idea de lo que el cliente está preguntando, está bien pedir una aclaración.

Aquí hay un ejemplo de una plantilla de correo electrónico para la confusión del cliente:

Hola [nombre],

Gracias por tu nota. No estoy seguro de entender lo que dices, ¿hay alguna posibilidad de que puedas proporcionar un poco más de detalles? Una captura de pantalla también sería muy útil.

Haré todo lo posible para ayudar.

¡Gracias!

[nombre del agente]

11. Problema con el producto o servicio

Lo más aterrador de lidiar con un problema con su producto o servicio no es la cantidad de correos electrónicos en la bandeja de entrada. Más bien, es la cantidad de personas que no dicen nada y simplemente se agitan.

Si bien lo animo a usar estas plantillas de correo electrónico para responder a los usuarios curiosos, también abogo por enviar un correo electrónico masivo a todos los clientes afectados. Pagará dividendos en la lealtad del cliente.

Dividiré estas plantillas en dos tipos:

Si ha resuelto el problema:

Hola [nombre],

Lo siento por los inconvenientes ocasionados. Encontramos un problema hoy que afectó a una parte de las cuentas y, lamentablemente, la suya fue una de las afectadas.

Hemos corregido el problema subyacente y ahora debería estar funcionando de nuevo. No se perdieron datos durante este tiempo, pero actualice la aplicación para asegurarse de que todo funciona correctamente.

Entendemos cuán crítico es nuestro servicio para usted, e implementaremos una serie de soluciones para garantizar que una situación como esta no vuelva a ocurrir.

Si tiene alguna pregunta, no dude en llamarnos.

Gracias,

[nombre del agente]

Si aún no tienes una resolución:

Hola [nombre],

Gracias por contactarnos. Lo siento mucho, definitivamente entiendo su preocupación y estoy escalando su problema para que alguien pueda ver más de cerca lo que está sucediendo de inmediato.

Espere y uno de mis compañeros de equipo se comunicará con usted con más detalles lo antes posible.

Mejor,

[nombre del agente]

12. Insatisfecho con el servicio al cliente

Esperamos nunca recibir quejas sobre el servicio al cliente. Sin embargo, en mi experiencia, incluso cuando brinda un excelente servicio al cliente, alguien pedirá hablar con un gerente o condenará su respuesta si simplemente está de mal humor.

Pruebe esta plantilla para aliviar su frustración:

Hola [nombre],

Tienes toda la razón. Es inaceptable para [reiterar el problema]. Usted depende de nosotros para [objetivo de su producto] y esto lo obstaculizamos más que lo ayudamos.

Quiero disculparme por el [problema] y, lo que es más importante, debo disculparme por la falla en la comunicación.

Uno de los valores de nuestra empresa es [valor central o misión de la empresa] y no logramos dar con el blanco. Estamos tomando este incidente muy en serio y estamos haciendo planes para asegurarnos de que nunca vuelva a suceder.

Para agradecerle su paciencia, le daremos [descuento, código de cupón, artículo gratis, etc. y plazo para usarlo]. Y [algo que ya haya hecho para compensar el problema: reembolso, reembolso, etc.].

Si hay algo más que nuestro equipo pueda hacer para mejorar su experiencia, no dude en responder a este correo electrónico y preguntar.

Atentamente,

[Su nombre]

[Tu título]

Plantillas de correo electrónico de retención de clientes

Este próximo conjunto de plantillas de correo electrónico lo ayudará a retener a los usuarios. Mantenga abiertas las líneas de comunicación y comuníquese proactivamente con los clientes para aumentar la retención de clientes.

13. Recordatorio de renovación

Si ofrece un servicio de suscripción, envíe una nota rápida para que los clientes sepan que su renovación se acerca:

Hola [nombre],

Quería informarle rápidamente que su suscripción con [nuestra empresa] se renovará el [fecha].

No se requiere ninguna acción de su parte. Si tiene alguna pregunta, simplemente responda a este correo electrónico.

Atentamente,

[nombre del agente]

14. Próximo tiempo de inactividad técnica

Definitivamente desea adelantarse a cualquier tiempo de inactividad o mantenimiento planificado. A los clientes no les gusta que los pillen desprevenidos. Prueba esta plantilla:

Hola [nombre],

Queremos informarle que el [fecha + hora], habrá un tiempo de inactividad programado de aproximadamente [X] hora(s). Usaremos este tiempo para [describir brevemente el trabajo].

Durante este tiempo, [explique lo que podrán/no podrán hacer].

Puede ver las actualizaciones de estado en tiempo real de nuestros ingenieros aquí [enlace a la página de estado].

¡Gracias!

[nombre del agente]

15. Seguimiento de la solicitud de características/productos

Tome nota de quién solicitó una determinada característica o producto dentro de su bandeja de entrada. Luego, cuando haya lanzado ese artículo, haga un seguimiento con cada cliente para informarles.

Hola [nombre],

Simplemente volviendo a tu solicitud anterior sobre [X]. Nuestro equipo ha trabajado arduamente para preparar esta nueva función/producto para nuestros clientes y ¡ya está disponible!

Déjame saber si has tenido la oportunidad de comprobarlo. ¡Gracias por tus comentarios!

Mejor,

[nombre del agente]

Sugerencia : use software como Groove para etiquetar y categorizar los comentarios para que pueda encontrar fácilmente y hacer un seguimiento de los clientes en el futuro.

Plantillas de correo electrónico posteriores a la compra

La creación de un flujo de correo electrónico posterior a la compra crea una experiencia holística para el cliente que se alimenta a sí misma. Manténgase en contacto con los clientes y se convertirán en clientes habituales. Aún mejor, podrían recomendar su negocio a más personas.

16. Solicitud de revisión

Pide una revisión y hazlo lo más fácil posible. Proporcione un enlace directamente al sitio de revisión que más desea que usen, como este:

Hola [nombre],

Si está satisfecho con su experiencia con nosotros, ¿tendría tiempo para dejar una reseña en [enlace al sitio de reseñas]?

Nuestra pequeña empresa depende de reseñas como la suya para ayudar a llegar a nuevos clientes, por lo que apreciamos cualquier comentario que pueda compartir con otros.

Gracias,

[nombre del agente]

17. Correo electrónico de agradecimiento

Un breve correo electrónico de agradecimiento ayuda mucho en el servicio al cliente. Echa un vistazo a esta plantilla para ayudarte a hacer la tuya propia:

Hola [nombre],

¡Gracias por convertirse en cliente de [su empresa]! Estamos muy emocionados de tenerte aquí.

Consulte nuestro [enlace de Preguntas frecuentes/Base de conocimientos] para obtener preguntas y respuestas comunes. O simplemente responda a este correo electrónico para obtener ayuda inmediata de nosotros.

¡Gracias por apoyar nuestro negocio!

[nombre del agente]

18. Solicitud de referencia

Nunca lo sabes hasta que preguntas. No hay nada de malo en pedir a los clientes actuales que recomienden su producto a sus pares. Simplemente use una plantilla cordial, como la que se muestra a continuación, para asegurarse de que no suene demasiado agresivo.

Hola [nombre],

Estamos muy contentos de tenerte como cliente. Espero que sigas disfrutando de [nuestro producto o servicio].

Si tiene un minuto, ¡estaríamos agradecidos por su ayuda para difundir nuestro negocio! Simplemente use su [enlace de referencia] para obtener un [descuento/beneficio].

¡Gracias!

[nombre del agente]

19. Encuesta NPS

Envíe una encuesta NPS a sus clientes al menos cada trimestre. Esto mide la satisfacción del cliente y predice el crecimiento. Debido a que es un punto de referencia basado en datos, querrá ceñirse a las mismas preguntas cada vez para una comparación justa.

Estas son las preguntas habituales de la encuesta NPS:

• ¿Qué tan probable es que nos recomiendes en una escala de 0 a 10?
• Opcional: ¿Por qué elegiste esta calificación?

Y aquí hay un correo electrónico de ejemplo de una encuesta de NPS:

Plantillas de correo electrónico de comercio electrónico

Como beneficio adicional para las empresas de comercio electrónico, hemos incluido algunas plantillas que se ocupan específicamente de las tiendas en línea. Estos se centran en la gestión de envíos y las consultas de existencias que a menudo están fuera del alcance del servicio de atención al cliente. Y, sin embargo, estas consultas requieren una respuesta inteligente y reflexiva para mantener contentos a los clientes.

20. Notificación de existencias agotadas

Las confusiones suceden. La clave para resolver el problema es actuar rápidamente. Cree una plantilla para pedidos agotados para enviar inmediatamente tan pronto como sepa que hay una discrepancia.

Hola [nombre],

Desafortunadamente, acabo de recibir noticias de nuestro proveedor de que el artículo que ordenó ya no está disponible:

[Detalles de producto]

Deberíamos tener más inventario el [fecha]. Avíseme si desea que retenga su pedido y lo vuelva a procesar en ese momento. Si no, puedo emitir un reembolso ahora.

Para compensarlo, me complace ofrecerle un crédito de [X] en su cuenta. No se requiere ninguna acción de su parte, ya está cargado en su cuenta.

Si tiene alguna pregunta, simplemente responda a este correo electrónico.

Atentamente,

[nombre del agente]

21. Colaboración de contenido

Las oportunidades de colaboración abundan en el comercio electrónico. Vigile de cerca su base de clientes, especialmente en sus primeras etapas. Un influencer de Instagram o un blogger al que le guste tu producto podría ser la clave para un crecimiento exponencial.

Tenga una plantilla a mano para que pueda comunicarse de inmediato para consultar sobre la colaboración de contenido con un influencer.

Hola [nombre],

Soy [tu nombre], [cargo] en [nombre de la empresa]. Soy un gran admirador de su trabajo en [plataforma o breve descripción]. ¿Estarías abierto a una colaboración?

Estoy pensando que podríamos hacer [breve explicación de la propuesta]. [Explique los beneficios para ellos]

Avísame si estás interesado y podemos discutir más. ¡Espero escuchar pronto de ti!

Gracias,

[Su nombre]

22. El producto ha sido enviado

Las notificaciones de envío de productos ofrecen pura alegría a los clientes. Cree una plantilla de correo electrónico que lo ayude a comunicarse rápidamente con las emocionantes noticias:

Hola [nombre],

¡Su pedido está en camino!

Llegará en [XX] días hábiles. Haga un seguimiento de su pedido aquí [enlace al seguimiento del paquete].

Tenga en cuenta, [incluya cualquier instrucción especial o rarezas de envío (es decir, si los paquetes pueden llegar por separado o necesitan refrigeración)].

¡Háganos saber cuando reciba su pedido compartiéndolo en las redes sociales [enlace a sus identificadores]!

¡Gracias de nuevo por su compra!

[nombre del agente]

23. Envío retrasado

Los retrasos en los envíos son un fastidio, pero son una parte inevitable del negocio de comercio electrónico. Esté preparado con una plantilla de correo electrónico de alta calidad para mantener informados a los clientes:

Hola [nombre],

Lamentamos que su pedido se retrase. Nuestro pequeño equipo se ocupa de un gran volumen de pedidos en este momento y trabaja arduamente para procesar y enviar su pedido lo antes posible.

Se le proporcionará un número de seguimiento por correo electrónico una vez que lo tengamos.

Nosotros apreciamos su paciencia. Por favor, háganos saber si usted tiene alguna pregunta.

[nombre del agente]

24. Estado del reembolso

Una línea abierta de comunicación con respecto al estado del reembolso puede marcar la diferencia entre que un cliente regrese un día y nunca regrese. Utilice esta plantilla de correo electrónico para brindarles todos los detalles que necesitan para sentirse seguros acerca de su solicitud de reembolso:

Hola [nombre],

Su reembolso se emitirá a su cuenta en [X] días/horas. Debería ver [la cantidad] acreditada a [su fuente de pago original] dentro de [período de tiempo].

Lamento que [nuestro producto o servicio] no cumpliera con sus expectativas. Si podemos ayudar de alguna manera en el futuro, no dude en comunicarse.

Atentamente,

[nombre del agente]

25. Estado de intercambio

Querrá saltar rápidamente a cualquier solicitud de intercambio. Asegúrese de que sus clientes sepan que la calidad es su máxima prioridad y que no se conformará con un producto menos que perfecto.

Pruebe esta plantilla para responder de inmediato a cualquier solicitud de intercambio:

…

Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://www.groovehq.com/blog/customer-service-email-templates-2