Última actualización el 16 de abril de 2022 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

  • ¿Cómo se comparten eventos automáticamente con un invitado cuando las actividades compartidas están habilitadas?

Esta es una continuación de mi último artículo Compartir eventos automáticamente desde un calendario compartido . En mi artículo anterior, había discutido un caso de uso, cada vez que se crea un evento sin completar los campos Nombre y Relacionado con , el flujo actualizará automáticamente dichos eventos y lo asociará con una cuenta en particular para superar ¿Por qué no puedo ver o editar un evento desde un calendario compartido?   tema.

Este artículo va un paso más allá y explica cómo alguien utiliza el Flujo para agregar un invitado a un evento cuando las actividades compartidas están habilitadas.

Objetivos:

Después de leer este blog, podrá:

  • Comprender qué son las actividades compartidas
  • Habilite las actividades compartidas en su organización
  • Agregar contacto o cliente potencial como invitado al evento
  • Trabajar con el objeto Eventrelation en flujo
  • Evite la codificación dura de la identificación
  • y mucho más

Donna Serdula trabaja como administradora de sistemas en Gurukul on Cloud (GoC) . Han habilitado actividades compartidas para administrar mejor sus actividades diarias y compartir su calendario con sus compañeros. Ha recibido un requisito de contacto automático con los invitados ( Brenda David, bdavid@gurukuloncloud.com) en cada evento.

Antes de seguir adelante con la solución, analicemos qué son las actividades compartidas.

Con las actividades compartidas, los usuarios pueden relacionar hasta 50 contactos (pero solo 1 cliente potencial) con un evento o una tarea.

¿Cómo se habilitan las actividades compartidas?

  1. Haga clic en Configuración | Construir | Personalizar | Actividades | Ajustes de actividad .
  2. Seleccione la casilla de verificación Permitir a los usuarios relacionar varios contactos con tareas y eventos
  3. Una vez que haya terminado, haga clic en Guardar .

Enfoque de Campeón de Automatización (I-do):

Para resolver este requisito, utilizaremos el Flujo desencadenado por registro después de guardar . Consulte este artículo para comprender por qué estamos utilizando el flujo desencadenado por registro posterior al guardado para este escenario.

Hagamos una pausa aquí y familiaricémonos con el objeto EventRelation en Salesforce. Representa a una persona (un usuario, cliente potencial o contacto) o un recurso (como una sala de conferencias) invitado a un evento.

Campo Detalles
ID de evento Contiene el ID del evento. Este valor no se puede cambiar una vez que se ha especificado.
esinvitado Indica si la relación es un invitado.

  • IsInvitee es visible mientras se habilitan las actividades compartidas, después de que se habilitan y mientras se deshabilitan.
  • El valor predeterminado de IsInvitee es verdadero mientras se habilitan las actividades compartidas, después de que se haya habilitado y mientras se deshabilita si IsInvitee , IsParent e IsWhat no están configurados. Esta configuración garantiza la compatibilidad cuando las actividades compartidas no están habilitadas y EventRelation representa solo a los invitados al evento.
  • IsInvitee tiene el valor predeterminado falso cuando las actividades compartidas están habilitadas si IsParent está configurado como verdadero .
ID de relación Contiene el ID de la persona (Usuario, Contacto o Cliente potencial) o el recurso invitado a un evento. Cuando las actividades compartidas están habilitadas, RelationId también puede contener el ID de una cuenta, oportunidad u otro objeto relacionado con un evento.
espadre IsParent solo es visible cuando las actividades compartidas están habilitadas. Cuando es falso, indica que la relación es un invitado (un contacto, cliente potencial o usuario). Cuando es verdadero, indica que la relación es Quién o Qué, según lo determinado por el campo IsWhat.

Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama de un flujo de proceso de alto nivel. Dedique unos minutos a repasar el siguiente diagrama de flujo y compréndalo.

Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Hay 2 pasos para resolver el requisito empresarial de Donna utilizando el flujo activado por registro después de guardar . Debemos:

  1. Crear un contacto
  2. Pasos de flujo de Salesforce:
    1. Definir propiedades de flujo para el flujo desencadenado por registro
    2. Crear una fórmula para determinar si el evento se crea o actualiza
    3. Agregue un elemento de decisión para verificar si incluso se crea o actualiza
    4. Agregue un elemento de obtención de registros para encontrar el contacto de Brenda David
    5. Agregue un elemento de decisión para verificar si se encontró el contacto o no
    6. Agregue un elemento de creación de registros para agregar a Brenda como invitada a un evento

Paso 1: Creación de un contacto

  1. Crea un contacto con los siguientes datos

Paso 2.1: Definir propiedades de flujo

  1. Haga clic en Configuración .
  2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
  3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
  4. Seleccione el flujo activado por registro opción, haga clic en Crear y configure el flujo de la siguiente manera:
    1. Objeto : Evento
    2. Activar el flujo cuando : se crea o actualiza un registro
    3. Establecer criterios de entrada
      1. Requisitos de condición: Ninguno
    4. Optimice el flujo para la acción y los registros relacionados
  5. Haga clic en Listo .

Paso 2.2: fórmula para determinar si el evento se crea o actualiza

  1. En Caja de herramientas , seleccione Administrador y, a continuación, haga clic en Nuevo recurso para determinar si el registro se crea o actualiza.
  2. Ingrese la siguiente información :
    1. Tipo de recurso : Fórmula
    2. Nombre de API : forB_IsNew
    3. Tipo de datos : booleano
    4. Fórmula : EsNuevo()
  3. Haga clic en Listo .

Paso 2.3: uso del elemento de decisión para comprobar si el evento se ha creado o actualizado

Ahora usaremos el elemento Decisión para verificar si el registro de eventos se crea o actualiza.

  1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
  4. Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
    1. Fila 1:
      1. Recurso : {!$Record.Id}
      2. Operador : en nulo
      3. Valor : {!$ConstanteGlobal.Verdadero}
  5. Cuándo ejecutar el resultado : si se cumplen los requisitos de la condición
  6. Haga clic en Listo .

Paso 2.4: agregar un elemento Obtener registro para encontrar el contacto de Brenda

El siguiente paso es usar el elemento Obtener registros para encontrar el contacto de Brenda.

  1. En Flow Designer, debajo del nodo Creado , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Obtener registros .
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. Seleccione el objeto Contacto de la lista desplegable.
  4. Seleccione Se cumplen todas las condiciones (Y) .
  5. Establecer condiciones de filtro
    1. Fila 1:
      1. Campo : Correo electrónico
      2. Operador : Igual
      3. Valor : bdavid@gurukuloncloud.com
  6. Cuántos registros almacenar:
    1. seleccione Solo el primer registro
  7. Cómo almacenar datos de registro:
    1. Elija la opción para Almacenar automáticamente todos los campos .
  8. Haga clic en Listo .

Paso 2.5: uso del elemento de decisión para verificar si se encontró o no el contacto  

Ahora, usará el elemento Decisión para comprobar si el elemento Obtener registros anterior devuelve un registro de contacto.

  1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
  4. Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
    1. Fila 1:
      1. Recurso: {!Get_Contact}
      2. Operador: es nulo
      3. Valor: {!$ConstanteGlobal.Falso}
  5. Cuándo ejecutar Resultado : Si se cumplen los requisitos de la condición .
  6. Haga clic en Listo .

Paso 2.6: Agregar acción: crear un registro

El siguiente paso es crear un registro para invitar a Brenda al evento, para ello utilizaremos el elemento Create Records .

  1. En Flow Designer, debajo del nodo Sí , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Crear registros .
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. Ingrese la siguiente información :
    1. Ingrese la etiqueta , el nombre de la API se completará automáticamente.
    2. Cuántos registros crear : uno
    3. Cómo establecer los campos de registro : use recursos separados y valores literales
    4. Objeto : Relación de eventos
    5. Establecer valores de campo para la relación de eventos
    6. Fila 1:
      1. Campo : ID de evento
      2. Valor : {!$Record.Id}
    7. Haga clic en Agregar campo
    8. Fila 2:
      1. Campo : ID de relación
      2. Valor : {!Get_Contact.Id}
    9. Haga clic en Agregar campo
    10. Fila 3:
      1. Campo : EsPadre
      2. Valor : {!$ConstanteGlobal.Verdadero}
    11. Haga clic en Agregar campo
    12. Fila 4:
      1. Campo : EsInvitado
      2. Valor : {!$ConstanteGlobal.Verdadero}
  4. Haga clic en Listo .

Al final, Donna's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:

Una vez que todo se vea bien, realice los siguientes pasos:

  1. Haga clic en Guardar .
  2. Introducir etiqueta de flujo   el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. Haga clic en Mostrar avanzado .
  4. Versión de API para ejecutar el flujo : 55
  5. Etiqueta de entrevista : Agregar automáticamente un invitado a un evento {!$Flow.CurrentDateTime}
  6. Haga clic en Guardar .

¡Casi ahí! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar .

Prueba de concepto

  1. Cree un nuevo evento, como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
  2. Consulte la sección Relacionado del evento para encontrar a todos los asistentes.

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

…

Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/04/16/automatically-add-an-invitee-to-an-event-3/

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