Cómo dar soporte a sus usuarios de forma remota: A Guide for Admins and Developers

Sea (extra) accesible para sus usuarios

Cuando estás en la oficina, es fácil transmitir cuándo estás disponible y cuándo no. Si tiene los auriculares puestos o está escribiendo a toda prisa en su portátil, indica que no es el mejor momento para hablar. Pero cuando trabajas a distancia, no siempre es tan sencillo. Así que es importante tener claro qué canales de comunicación prefieres (Slack, Chatter, correo electrónico, etcétera) para cada tipo de preguntas. También puedes considerar la posibilidad de organizar un horario de oficina virtual en el que se reserve una o dos horas al día para que los usuarios te hagan preguntas o compartan ideas.

Otra cosa a la que hay que prestar especial atención ahora es a la forma de apoyar a los usuarios que son nuevos en su organización, o nuevos en Salesforce. Ya que se reúnen con usted en persona, esfuércese por presentarse. Envíe un correo electrónico de «inicio» y ayúdeles en las áreas en las que puedan tener dificultades.

Para obtener más información sobre este tema, le recomiendo que consulte esta publicación del blog, que incluye útiles consejos de comunicación y otras sugerencias para trabajar desde casa.

Limpia tu org

Como las empresas de todo el mundo están lidiando con desafíos sin precedentes en este momento, muchas están viendo que su negocio se ralentiza o las iniciativas se ponen en espera. Si usted es un administrador o desarrollador en una de estas empresas, es posible que tenga más tiempo en sus manos de lo que está acostumbrado.

Una de las formas en las que he utilizado parte de mi tiempo extra es limpiando mi organización de Salesforce. Esto es algo que los administradores y desarrolladores normalmente no tienen la oportunidad de hacer muy a menudo, pero puede hacer su trabajo mucho más fácil a largo plazo. Intente realizar estas tareas:

• Revisar los campos vacíos. Los roles, perfiles, tipos de registro, campos, objetos y aplicaciones no utilizados o no asignados pueden complicar en exceso la más sencilla de las solicitudes de configuración de Salesforce.
• Revise los campos vacíos
• Los roles, perfiles, tipos de registro, objetos y aplicaciones no utilizados o no asignados pueden hacer que las solicitudes de configuración más simples de Salesforce sean demasiado complicadas
• Revise las automatizaciones. Tal vez haya comenzado su viaje por Salesforce con flujos de trabajo y ahora esté creando flujos. Eche un vistazo a su trabajo en los primeros días, y vea si ahora puede racionalizar sus automatizaciones. Tener demasiados procesos, reglas de flujo de trabajo y flujos, en un objeto puede realmente ralentizar el rendimiento.
• Se puede hacer una revisión de su trabajo en los primeros días y ver si se puede racionalizar su trabajo
• Eliminar los informes que ya no se utilizan. Desde la vista «Todos los informes», añada la columna titulada «Fecha de última ejecución del informe» Busque los más antiguos y limpie los informes que ya no sean necesarios.
• Se puede hacer una limpieza de los informes que ya no se utilizan
• Limpie las vistas de lista. Necesitará la ayuda de la empresa, pero mire sus objetos más utilizados en Salesforce y revise las vistas de lista que ha configurado. Limpiar las vistas de lista que no se utilizan, facilita a sus usuarios la navegación hacia lo que realmente necesitan rápidamente.
• Se puede hacer una limpieza de las vistas de lista que no se utilizan

Identificar y eliminar estos datos puede hacer que su organización funcione de forma más fluida y facilitar a sus usuarios la realización de su trabajo. Piensa en ello como una limpieza de primavera para tu org.

Sin embargo, antes de hacer cualquier cosa, asegúrese de hacer una copia de seguridad de todo. No querrás borrar datos que puedan ser necesarios en el futuro por razones de negocio o de cumplimiento.

Si se da cuenta de que está almacenando muchos datos en Salesforce que no son necesarios para las operaciones diarias, también podría considerar archivar esos datos. De esta manera, en lugar de eliminarlos permanentemente, simplemente los reubica y libera espacio en su org.

Aumenta tus habilidades

Digamos que haces un gran trabajo manteniendo las líneas de comunicación abiertas con tus usuarios. Y acaba de hacer una limpieza profunda de su org de Salesforce. Pero todavía tiene una hora extra en el día de trabajo, dado que su viaje diario ha pasado de una hora en coche a un paseo de cinco segundos.

Para mí, este tiempo ha sido una gran oportunidad de desarrollo profesional. Trailhead, la plataforma de experiencia de aprendizaje en línea de Salesforce, es un recurso increíble para que los administradores y usuarios crezcan dentro del ecosistema. ¿Por qué no obtener una nueva certificación o repasar una nueva habilidad? Si no está seguro de por dónde empezar, le sugiero que se una al grupo de la comunidad Días de certificación que cuenta con excelentes recursos y consejos de certificación.

También hay un útil módulo de Trailhead titulado «Prevención y respuesta a las amenazas a la ciberseguridad» que contiene información sobre cómo elaborar un plan de recuperación de desastres junto con otras pistas relacionadas con la situación actual.

Mantenga la comunidad de Trailblazer próspera

Una de las cosas que más me gusta de ser administrador de Salesforce es formar parte de la increíble comunidad Trailblazer. Es uno de los grupos más divertidos, útiles y solidarios que hay, y ahora mismo necesitamos apoyarnos más que nunca. Estas son algunas de mis formas favoritas de estar en contacto con la comunidad:

Refina su estrategia de protección de datos

Para muchos equipos de administradores y desarrolladores, la situación actual está poniendo en evidencia sus planes de continuidad de negocio y la seguridad de sus datos. Según un estudio, el 86% de los ejecutivos de las empresas coinciden en que es más probable que se produzcan violaciones de datos cuando los empleados trabajan fuera de la oficina.

Disponer de un plan para minimizar el impacto de la pérdida de datos es esencial. Le animo a que se tome un momento y revise cómo encaja una estrategia integral de protección de datos en su estrategia más amplia de continuidad del negocio. Si ya tiene una estrategia, ¿se puede optimizar?

Al igual que ocurre con todas las plataformas SaaS modernas, los clientes de Salesforce son responsables de evitar la pérdida de datos y metadatos provocada por los usuarios y de contar con un plan de recuperación en caso de que ocurra. Por ello, Salesforce recomienda utilizar una solución de copia de seguridad de socios de AppExchange. Salesforce enfatizó aún más esta recomendación cuando recientemente anunció que va a retirar su servicio de recuperación de datos el 31 de julio de 2020.

Siga siendo productivo mientras mantiene la continuidad del negocio

Trabajar desde casa exclusivamente conlleva sus propios retos, pero los administradores y desarrolladores pueden seguir siendo los héroes de sus organizaciones. Ya sea que se trate de avanzar en las habilidades, llegar a los proyectos que siempre quisiste hacer, o hacer proactivamente mejoras que beneficien a tus usuarios, hay mucho que puedes hacer para aprovechar una nueva situación.

Por último, pero lo más importante, no olvides cuidarte y hacer algo que te guste al menos un par de veces a la semana. Mantenerte sano tanto física como mentalmente te motivará para seguir siendo aún más productivo y ayudar a tus usuarios.