Agregar automáticamente un nuevo usuario al grupo público o cola

Última actualización el 25 de junio de 2022 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

¿Cómo se agregan automáticamente nuevos usuarios a un grupo público o cola?

Objetivos:

Esta publicación de blog nos ayudará a comprender lo siguiente

• Crear automatización asociada con la creación de un nuevo usuario
• Agregar automáticamente un usuario a un grupo público específico o cola con flujo
• ¿Qué es el error MIXED DML y cómo evitarlo?

Warren Mason trabaja como administrador de sistemas en Universal Containers (UC). Su organización desea desarrollar una automatización para agregar automáticamente nuevos usuarios al grupo público de usuarios de contenedores universales.

Enfoque de Campeón de Automatización (I-do):

En el artículo Agregar automáticamente un usuario a un grupo de Chatter , discutimos una forma de agregar automáticamente nuevos usuarios al grupo de Chatter mediante clics, no código. También discutimos una forma de evitar errores MIXED DML .

Ahora demos un paso más y analicemos una forma de agregar automáticamente nuevos usuarios a una cola o grupo público . Hay pocas soluciones posibles para el escenario empresarial anterior . Usaremos flujo activado por registro   para resolver el requisito comercial anterior.

Antes de continuar, debe comprender el grupo   y objetos GroupMember .

1. Grupo : – Este objeto representa la cola y el grupo público . Pueden contener usuarios individuales, otros grupos y los usuarios en un rol particular. Al utilizar el campo Tipo , puede distinguir entre Cola y Grupo público . Para Grupo Público ( Tipo de Uso = Regular) y para Cola ( Tipo de Uso = Cola).
2. GroupMember : – Representa un usuario o grupo que es miembro de un grupo público.

Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama de un flujo de proceso de alto nivel. Dedique unos minutos a repasar el siguiente diagrama de flujo y comprenderlo.

Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Hay dos pasos para resolver el requisito empresarial de Warren mediante el flujo activado por registro . Debemos:

1. Crear un grupo público
2. Pasos de flujo de Salesforce:
   1. Definir propiedades de flujo para el flujo desencadenado por registro
   2. Fórmula para determinar si el registro se crea o actualiza
   3. Agregue un elemento de decisión para verificar si el usuario está activo o no
   4. Agregue un elemento de obtención de registro para encontrar la identificación del grupo público
   5. Agregue un elemento de decisión para verificar el grupo público encontrado o no (del paso 4)
   6. Agregue un elemento de creación de registros para agregar un usuario al grupo público

Paso 1: crea un grupo público

1. Haga clic en Configuración .
2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Grupo público .
3. Haga clic en el botón Grupo público .
4. Da clic en el botón Nuevo .
5. Etiquete el grupo y luego presione la tecla tabulador, el nombre del grupo se completará automáticamente.
6. Haga clic en Guardar.

Paso 2.1: Definir propiedades de flujo

1. Haga clic en Configuración .
2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
4. Seleccione el flujo activado por registro y haga clic en Crear y configure el flujo de la siguiente manera :
   1. Objeto : Usuario
   2. Activar el flujo cuando : se crea o actualiza un registro
   3. Establecer criterios de entrada
      1. Requisitos de condición: Ninguno
   4. Optimice el flujo para la acción y los registros relacionados
5. Haga clic en Listo .

Paso 2.2: fórmula para determinar si el usuario está creado o actualizado

1. En Caja de herramientas , seleccione Administrador y, a continuación, haga clic en Nuevo recurso para determinar si el registro es nuevo o antiguo.
2. Ingrese la siguiente información :
   1. Tipo de recurso : Fórmula
   2. Nombre de API : forB_IsNew
   3. Tipo de datos : booleano
   4. Fórmula : EsNuevo()
3. Haga clic en Listo .

Paso 2.3: uso del elemento de decisión para verificar si el usuario está activo o no

Ahora usaremos el elemento Decisión para verificar si la cuenta de usuario está activa o no.

Paso 2.4: Adición de un elemento Obtener registro para encontrar el ID de grupo público para usuarios de contenedores universales

El siguiente paso es encontrar el grupo público para usuarios de contenedores universales.

1. En Flow Designer, debajo del nodo Sí , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Obtener registros .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Seleccione el objeto Grupo de registros de la lista desplegable.
4. Seleccione Se cumplen todas las condiciones (Y) .
5. Establecer condiciones de filtro
   1. Fila 1:
      1. Campo : Nombre
      2. Operador : Igual
      3. Valor : usuarios de contenedores universales
6. Cuántos registros almacenar:
   1. seleccione Solo el primer registro
7. Cómo almacenar datos de registro:
   1. Elija la opción para Almacenar automáticamente todos los campos .
8. Haga clic en Listo .

Paso 2.5: uso del elemento de decisión para verificar el grupo público de la variable de registro (del paso 4)

Ahora usaremos el elemento Decisión para verificar la variable de registro del paso 4 para encontrar si devuelve el grupo público o no.

1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
4. Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
   1. Fila 1:
      1. Recurso: {!Find_Public_Group}
      2. Operador: es nulo
      3. Valor: {!$ConstanteGlobal.Falso}
   2. Haga clic en Listo .

Paso 2.6: Agregue el elemento Crear registros para agregar un nuevo usuario al grupo público

El paso final es agregar nuevos usuarios al grupo público, tan pronto como se active la nueva cuenta de usuario. Usaremos el elemento Create Records .

1. En Flow Designer, debajo del nodo Grupo encontrado , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Crear registros .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Ingrese la siguiente información :
   1. Cuántos registros crear : uno
   2. Cómo establecer los campos de registro : use recursos separados y valores literales
   3. Objeto : Miembro del grupo
   4. Establecer valores de campo para el miembro del grupo
   5. Fila 1:
      1. Fila 1:
         1. Campo : ID de grupo
         2. Valor : {!Find_Public_Group.Id}
      2. Agregue campo
      3. Fila 2
         1. Campo : UserOrGroupId
         2. Valor : {!$Record.Id}
4. Haga clic en Listo .

Al final, Warren's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:  

Una vez que todo se vea bien, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en Guardar .
2. Ingrese la etiqueta de flujo , el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Haga clic en Mostrar avanzado .
4. Versión de API para ejecutar el flujo : 50
5. Etiqueta de entrevista : agregar automáticamente un nuevo usuario al grupo público {!$Flow.CurrentDateTime}
6. Haga clic en Guardar .

¡Casi ahí! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar .

Prueba de concepto

A partir de ahora, cuando se crea una cuenta de usuario, el flujo activado por registro activará automáticamente y agregará al usuario a un grupo público ( Usuarios de contenedor universal ). Vamos a probarlo.

1. Ahora cree un nuevo usuario a través de la interfaz de usuario
2. Una vez que se crea el usuario, se agrega automáticamente al grupo público Universal Container Users en unos segundos, como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

…

Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/06/25/automatically-add-new-user-to-public-group-or-queue-2/