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Deshacerse de la revisión de desempeño Bullsh * t: esta lista de verificación de 4 pasos nos ahorra más de 40 horas cada trimestre

Las revisiones de desempeño tradicionales no nos funcionaron. Así que nos deshicimos de ellos. En cambio, esto es lo que hacemos que nos ahorra más de 40 horas cada trimestre.

En el pasado, todas mis evaluaciones de desempeño eran exactamente iguales.

¡Lo estás haciendo genial! Necesitas hablar más. ¡A todo el mundo le gustas!

Muy bien, gracias. ¿Puedo volver a trabajar ahora?

Cuando asumí el liderazgo del equipo, el proceso de alguna manera empeoró. Pasé semanas escribiendo reseñas de mis colegas, reuniendo pruebas del éxito o fracaso de los miembros del equipo y sentado en reuniones de una hora para contar todas estas tonterías.

Desde ambos lados de la mesa, encontré que las evaluaciones de desempeño eran una completa pérdida de tiempo.

Groove lo hace de manera diferente. Ya no pause mi flujo de trabajo para compilar datos o escribir revisiones extensas. El juicio final proviene de métricas rastreadas automáticamente. No de nosotros mismos, nuestros colegas o nuestros gerentes.

Este es el proceso que hemos desarrollado y por qué funciona.

Nuestra plantilla de «revisión de desempeño»

Utilizo las palabras «revisión de desempeño» de manera muy vaga, ya que nos deshicimos de las revisiones tradicionales por completo. Pero como todos estamos familiarizados con la frase, la usaré para recordar cómo puede reemplazar su idea actual de «revisiones de desempeño» con un proceso menos formal al establecer expectativas basadas en datos y asignar responsabilidades.

Las revisiones de desempeño de los empleados generalmente cubren estas dos cosas:

  1. Su capacidad para alcanzar los objetivos personales, de equipo y de la empresa.
  2. Tu efecto en la cultura de la empresa

Nuestra plantilla de «revisión de desempeño» cubre la primera. Esto último es algo que abordamos sobre el terreno, tan pronto como los problemas salgan a la luz.

Tocaremos brevemente cómo tratamos los problemas culturales al final del artículo. Pero en su mayor parte, esta publicación cubrirá cómo eliminamos el voluminoso proceso de revisión del rendimiento y cómo somos mejores para él.

Esta plantilla de revisión de rendimiento no se parecerá a ninguna otra plantilla que encuentre en Internet. Porque no es una hoja de trabajo para una reunión única. Más bien, se trata de una lista de comprobación para ayudarle a establecer expectativas en curso tangibles para toda la empresa.

1. Establezca metas numéricas para definir el éxito

Decidimos los objetivos al comienzo de cada período de revisión. En determinadas circunstancias, establecemos metas antes de contratar a un nuevo miembro del equipo . (Por ejemplo, si aumenta el tiempo promedio de respuesta, contrataremos a un nuevo agente de soporte específicamente para mejorar esa métrica).

Cada gol está vinculado a un número y pertenece a un equipo o individuo.

Por ejemplo, aquí hay un vistazo al objetivo del equipo de marketing para los visitantes semanales del blog. En este momento, tenemos alrededor de 16.000 visitantes semanales y el objetivo es llegar a 20.000. Simple como eso.

gráfico simple que muestra el objetivo objetivo y el número actual
El objetivo numérico de nuestro equipo de marketing

Especialmente como una pequeña empresa, esto alienta a cada empleado a tomar posesión de su trabajo y a correlacionar su objetivo con el éxito de toda la empresa.

No es necesario configurar una revisión de desempeño formal. Todos los empleados tienen acceso a estos datos y son responsables de obtenerlos.

2. Realice un seguimiento de las métricas automáticamente mientras trabaja

Miro hacia atrás con dolor a los muchos días que pasé reuniendo evidencia para demostrar que estaba haciendo mi trabajo para una revisión de desempeño mientras descuidaba hacer mi trabajo .

Revisé las viejas tarjetas de Trello y las campañas de correo electrónico para presentar los aspectos más destacados de mi desempeño. La primera vez que mi gerente los vio fue en esta reunión de revisión. Diablos, la primera vez que vi mis métricas de rendimiento fue en esta reunión trimestral.

Automatizamos todo este proceso en Groove. Simplemente usando un software que lo haga por nosotros.

capturas de pantalla de las métricas que utilizamos para las revisiones de rendimiento

Nos aseguramos de que cada una de nuestras herramientas contenga un panel de informes que se actualice en tiempo real. Para ver el progreso de nuestros objetivos, seleccionamos fechas de un menú desplegable. Tarda 5 segundos.

informes automáticos en el panel de Groove
Panel de informes de Groove

Las computadoras rastrean todas nuestras métricas en segundo plano mientras trabajamos. Con todas las herramientas SaaS disponibles, no hay razón para perder tiempo recopilando todos estos datos usted mismo.

3. Verifique los datos semanalmente para obtener comentarios periódicos

Después de agilizar nuestro proceso de metas, verificarlo se convirtió en una segunda naturaleza. Las métricas viven en las plataformas que usamos a diario y se actualizan en tiempo real.

Algunos miembros del equipo programan un evento de calendario semanal para ver sus propias estadísticas. Otros equipos configuran equipos recurrentes o reuniones 1-1 para rastrearlos juntos. La clave es incorporar estos registros en su flujo de trabajo.

evento de calendario para el check-in semanal

Nuestro Director de Producto es un adicto ágil y tiene nos obligó ayudó a alinear a todos nuestros equipos internos en un marco ágil. Si bien hay muchas metodologías ágiles, aquí en Groove hemos adoptado principalmente Scrum .

Scrum pide a los equipos que se comprometan con un trabajo pendiente específico durante un período determinado, conocido como sprints (nuestros sprints duran dos semanas aquí en Groove). Al final de cada sprint, tenemos una «Ceremonia» (término de Scrum para la reunión) donde revisamos nuestro trabajo completado y verificamos nuestras metas.

Estas no son reuniones de revisión de desempeño extrañamente formales en las que el destino laboral de alguien está en el aire. Más bien, es una forma de proporcionar a los líderes actualizaciones, recibir comentarios y cumplir con nuestros plazos.

Una cadencia quincenal nos permite cambiar de rumbo si es necesario. Damos nuevas estrategias dos semanas para demostrar su valía. Si las métricas van en la dirección incorrecta, nos ajustamos.

4. Evalúe los triunfos o los errores trimestrales para obtener información valiosa de alto nivel.

Usamos resúmenes trimestrales para ver cómo nuestra capacidad para alcanzar las metas tiende a lo largo del tiempo. A diferencia de los semanarios, los trimestrales proporcionan datos suficientes para sacar conclusiones y anticipar tendencias futuras.

métricas de revisión de desempeño trimestral
Seleccionamos tres meses de datos para revisar el último trimestre

Organizamos reuniones individuales, específicas del equipo y de toda la empresa para analizar los resultados juntos. Nuestras metas numéricas determinan el éxito.

Nuestro equipo celebra las victorias y utiliza el impulso para crear nuevas metas para el próximo trimestre.

Las pérdidas evocan cuestionamientos sobre por qué no funcionó:

  • ¿Es este objetivo realista?
  • ¿Tenemos control sobre esta métrica?
  • ¿Qué impidió que nuestro equipo tuviera éxito?

No existe un sistema de evaluación engorroso como ocurre con las revisiones de desempeño tradicionales. Ninguna otra gente involucrada. No se lastiman los sentimientos de los empleados. No hay formularios que llenar para evaluar a los compañeros de trabajo. Los números colocan el juicio, solo interpretamos los resultados.

Ejemplo de «revisión de desempeño»: el objetivo CSAT de nuestro equipo de soporte

Para llevar el punto a casa, repasemos los objetivos de nuestro equipo de atención al cliente y nuestro proceso de «revisión de incumplimiento».

1. Establecimos una meta de CSAT del 85%

El 1 de enero, establecimos la meta de alcanzar el 85% de CSAT antes del 1 de abril.

En el trimestre anterior, rondamos el 80-82%. Entonces esto parece realista.

El jefe de nuestro equipo de soporte establece el objetivo, nuestro fundador lo aprueba y el resto del equipo está de acuerdo. Determinamos si es alcanzable, en línea con nuestros valores fundamentales, y agregará valor a nuestros clientes .

2. Realizamos un seguimiento automático de CSAT usando Groove

Todos estamos familiarizados con el informe CSAT en nuestra bandeja de entrada compartida. Ahora, nos enfocamos en exactamente qué se rastrea, cómo se rastrea y qué afecta a los datos.

Esto es lo que vemos:

Informe CSAT en Groove
Panel de informes de Groove

Nuestro puntaje actual se encuentra en la esquina inferior izquierda. Este es el número que queremos aumentar al 85% en los próximos 3 meses.

La esquina derecha ofrece una visión interesante. Decidimos hacer de este un subobjetivo del mayor. Si podemos mejorar el porcentaje de personas que dejan una calificación , creemos que las calificaciones también mejorarán.

Nuestro jefe de soporte asigna esta métrica en particular a otro miembro del equipo de soporte. Serán responsables de proponer y ejecutar proyectos para obtener más calificaciones.

El gráfico en la parte superior nos brinda una forma de ver las tendencias a lo largo del tiempo y correlacionar el CSAT con ciertas fechas. Otro miembro del equipo investigará los puntajes más altos y más bajos durante el último trimestre y recomendará tácticas para el futuro.

Mientras trabajan en proyectos individuales, la bandeja de entrada rastrea el progreso de CSAT automáticamente.

3. Nos reunimos semanalmente para recibir actualizaciones de CSAT.

Cada semana, nuestro gerente lleva a cabo reuniones individuales y de equipo para ver el informe CSAT juntos en Groove. Seleccionamos la semana pasada como parámetros de fecha y analizamos las métricas de cada día.

informe CSAT semanal
Vista semanal de las métricas CSAT en Groove

Discutimos cómo cada uno de nuestros proyectos está contribuyendo a la puntuación general, generamos más ideas y cambiamos de rumbo si es necesario.

Hasta ahora estamos recibiendo buenas críticas, pero el volumen no ha aumentado mucho. Aceleraremos nuestro esfuerzo en ese proyecto.

4. Discutimos el éxito o el fracaso de las metas trimestrales con toda la empresa.

Al final del trimestre, celebramos una reunión más amplia con todos en la empresa para discutir nuestro objetivo CSAT.

Si alcanzamos el 85% de CSAT …

Lo consideramos una victoria y vinculamos este éxito a otras ventajas en toda la empresa, como un aumento en la retención o los ingresos .

Luego, estableceremos una meta CSAT más alta para el próximo trimestre. Dependiendo de la facilidad con la que logremos la meta, la próxima meta será más ambiciosa (como 90% CSAT) o se centrará en una mejora constante (permanecer en 85% o pulgada hasta 87%).

Si no alcanzamos el 85% de CSAT …

Compartimos nuestros aprendizajes con todo el equipo. Sacando conclusiones de los últimos tres meses de datos, determinaremos por qué esto no funcionó.

Correlacionaremos métricas relacionadas para ver cómo los problemas del producto, la cobertura de la bandeja de entrada o las estrategias de marketing pueden haber afectado nuestro éxito.

Una vez que averigüemos el por qué a través del análisis de datos , podemos avanzar en la dirección correcta y establecer metas para el futuro.

Retroalimentación cultural: la única vez que está bien usar frases de revisión de desempeño incómodas

Ahora, dije que volveríamos al aspecto «cultural» del proceso de revisión tradicional. La mayoría de las empresas esperan para abordar los problemas de adaptación a la cultura en estas reuniones de revisión del desempeño. Lo que significa que un huevo podrido apesta en la oficina durante semanas o meses hasta que se lleva a cabo esta reunión.

No hay tiempo para eso en el mundo de las startups.

Cuando se trata de comentarios culturales, lo abordamos lo antes posible. Esto implica una retroalimentación más emocional relacionada con el ajuste cultural, el compromiso de los empleados, las relaciones entre los gerentes y los empleados y las preocupaciones de crecimiento y desarrollo a largo plazo.

En otras palabras, las cosas incómodas.

Hay muchas frases para completar en blanco y consejos en Internet sobre cómo enviar comentarios. Todo se siente extraño de usar cuando habla con compañeros de trabajo con los que presumiblemente habla todos los días.

Pero algunas de estas frases lo hacen bien.

Y con la verdad, la mayoría de nosotros necesita un poco de ayuda para asegurarse de que estamos entregando retroalimentación efectiva.

Aquí hay una colección de frases que nos han funcionado:

frases de revisión de desempeño

Configurar su propio proceso de «revisión de desempeño»

Como todo aquí en Groove, pasamos por toneladas de prueba y error antes de acertar en este proceso. Y siempre será un trabajo en progreso.

He visto tantas startups perder un tiempo valioso en planes de revisión de desempeño voluminosos. ¡La parte más triste es que sus intenciones son tan buenas!

Quieres mejorar. Quiere que los empleados tengan éxito. Quieres cuantificar las ganancias.

Su proceso solo necesita una renovación. Tome nuestra plantilla y pruébela dentro de su propia organización:

Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://www.groovehq.com/blog/performance-review

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