Licencia de paquete de asignación automática a nuevos usuarios

Última actualización el 17 de marzo de 2022 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

• ¿Cómo puede asignar automáticamente una licencia de paquete administrado a nuevos usuarios?

Objetivos:

Después de leer esta publicación de blog, el lector podrá:

• Use Flow para agregar automáticamente una licencia de paquete a nuevos usuarios
• Use el elemento obtener registros para evitar el código duro de Id.
• Utilice el elemento de decisión para validar los datos
• Comprender cómo usar Flow para crear registros

Pamela Kline trabaja como Administradora de sistemas en Universal Containers (UC). Están utilizando Conga Composer para optimizar y escalar su proceso de generación de documentos. Ha recibido un requisito de la gerencia para asignar automáticamente la licencia de Conga Composer a los nuevos usuarios. Lo que les ayuda a minimizar las actividades manuales posteriores a la creación de usuarios.

Enfoque de Campeón de Automatización (I-do):

Hace unos meses , había escrito un artículo Agregar automáticamente un usuario a un grupo de Chatter para discutir una forma a través de la cual puede agregar automáticamente nuevos usuarios a un grupo de Chatter . Para lograrlo , utilizamos Salesforce Flow .

Recibí muy buenos comentarios de todos ustedes y algunos de ellos solicitaron que explicaran cómo pueden automatizar el proceso de asignación de licencias de paquetes. En esta publicación de blog, explicaré cómo configurar un Flujo de Salesforce para automatizar el proceso de asignación de licencias de paquetes.

Para resolver este requisito, utilizaremos el Flujo desencadenado por registro después de guardar . Consulte este artículo para comprender por qué estamos utilizando el flujo desencadenado por registro posterior al guardado para este escenario.

Hagamos una pausa aquí, familiarícese con los objetos UserPackageLicense y los objetos PackageLicense en Salesforce.

Nombre del objeto	Detalles
Licencia de paquete de usuario	Representa una licencia de un paquete administrado instalado, asignado a un usuario específico.
PaqueteLicencia	Representa una licencia de un paquete administrado instalado.

Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama de un flujo de proceso de alto nivel. Dedique unos minutos a repasar el siguiente diagrama de flujo y compréndalo.

Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Hay 6 pasos para resolver el requisito empresarial de Pamela mediante el flujo activado por registro . Debemos:

1. Definir propiedades de flujo para el flujo desencadenado por registro
2. Fórmula para determinar si el usuario es creado o actualizado
3. Agregue un elemento de decisión para verificar el resultado de la fórmula anterior
4. Agregue un elemento de obtención de registros para encontrar el ID de licencia del paquete Conga Composer
5. Agregue un elemento de decisión para verificar si se encontró o no la licencia de Conga Composer
6. Agregue un elemento de creación de registros para asignar la licencia del paquete al nuevo usuario

Paso 1: Definir propiedades de flujo

1. Haga clic en Configuración .
2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
4. Seleccione el flujo activado por registro y haga clic en Crear y configure el flujo de la siguiente manera:
   1. Objeto : Usuario
   2. Activar el flujo cuando : se crea o actualiza un registro
   3. Establecer criterios de entrada
      1. Requisitos de condición: Ninguno
   4. Optimice el flujo para la acción y los registros relacionados
5. Haga clic en Listo .

Paso 2: fórmula para determinar si el usuario está creado o actualizado

1. En Caja de herramientas , seleccione Administrador y, a continuación, haga clic en Nuevo recurso para determinar si el registro es nuevo o antiguo.
2. Ingrese la siguiente información :
   1. Tipo de recurso : Fórmula
   2. Nombre de API : forB_IsNew
   3. Tipo de datos : booleano
   4. Fórmula : EsNuevo()
3. Haga clic en Listo .

Paso 3: uso del elemento de decisión para verificar si el usuario está activo y recién creado

Ahora usaremos el elemento Decisión para comprobar si el usuario acaba de configurarse y está activo.

Paso 4: Adición de un elemento Obtener registro para encontrar el ID de licencia del paquete Conga Composer

El siguiente paso es utilizar el elemento Obtener registros para obtener el Id. del paquete instalado de Conga Composer.

1. En Flow Designer, debajo del nodo Creado , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Obtener registros .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Seleccione el objeto Licencia de paquete de registro de la lista desplegable.
4. Seleccione Se cumplen todas las condiciones (Y) .
5. Establecer condiciones de filtro
   1. Fila 1:
      1. Campo: Prefijo de espacio de nombres
      2. Operador: Igual
      3. Valor: APXTConga4
6. Cuántos registros almacenar:
   1. seleccione Solo el primer registro
7. Cómo almacenar datos de registro:
   1. Elija la opción para Almacenar automáticamente todos los campos .
8. Haga clic en Listo .

Para encontrar el prefijo de espacio de nombres de los paquetes instalados, vaya a Configuración | Aplicaciones | Embalaje | Paquetes instalados , como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

<img data-attachment-id="7094" data-permalink="https://automationchampion.com/2022/03/17/auto-assign-package-license-to-new-users/namespace-prefix/" data-orig-file="https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2015/09/namespace-prefix.png?fit=1126%2C436&ssl=1" data-orig-size="1126,436" data-comments-opened="1" data-image-meta="{"aperture":"0","credit":"","camera":"","caption":"","created_timestamp":"0","copyright":"","focal_length":"0","iso":"0","shutter_speed":"0","title":"","orientation":"0"}" data-image-title="Namespace Prefix" data-image-description="

Namespace Prefix

» data-image-caption=»

Namespace Prefix

» data-medium-file=»https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2015/09/namespace-prefix.png?fit=300%2C116&ssl=1″ data-large-file=»https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2015/09/namespace-prefix.png?fit=640%2C248&ssl=1″ loading=»lazy» class=»aligncenter wp-image-7094 size-full» src=»https://discover.egafutura.com/wp-content/uploads/2022/03/licencia-de-paquete-de-asignacion-automatica-a-nuevos-usuarios-10.png» alt=»Prefijo de espacio de nombres» width=»640″ height=»248″ data-recalc-dims=»1″>

Paso 5: uso del elemento de decisión para verificar si se encontró o no la licencia de Conga Composer (del paso 4)

Ahora usaremos el elemento Decisión para verificar la variable de registro del paso 4 para encontrar si devuelve la identificación de la licencia del paquete o no.

1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
4. Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
   1. Fila 1:
      1. Recurso: {!Conga_Composer_Package_License_Id}
      2. Operador: es nulo
      3. Valor: {!$ConstanteGlobal.Falso}
   2. Haga clic en Listo .

Paso 6: agregue el elemento Crear registros para asignar la licencia del paquete a los nuevos usuarios

El último paso es asignar la licencia del paquete Conga a los nuevos usuarios.

1. En Flow Designer, debajo del nodo Licencia encontrada , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Crear registros .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Ingrese la siguiente información :
   
   1. Cuántos registros crear : uno
   2. Cómo establecer los campos de registro : use recursos separados y valores literales
   3. Objeto : Licencia de paquete de usuario
   4. Establecer valores de campo para la licencia del paquete de usuario
   5. Fila 1:
      1. Campo : Id . de licencia del paquete
      2. Valor : {!Conga_Composer_Package_License_Id.Id}
   6. Haga clic en Agregar campo
   7. Fila 2:
      1. Campo : ID de usuario
      2. Valor : {!$Record.Id}
4. Haga clic en Listo .

Al final, Pamela's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:

Una vez que todo se vea bien, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en Guardar .
2. Ingrese la etiqueta de flujo , el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Haga clic en Mostrar avanzado .
4. Versión de API para ejecutar el flujo : 54
5. Etiqueta de entrevista : Asignar licencia de paquete de Conga {!$Flow.CurrentDateTime}
6. Haga clic en Guardar .

¡Casi llegamos! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar .

Prueba de concepto

A partir de ahora, cuando se crea una cuenta de usuario, Salesforce Flow se activará automáticamente y agregará una licencia de paquete ( Conga Composer ) al usuario recién creado. Vamos a probarlo.

1. Ahora cree un nuevo usuario a través de la interfaz de usuario
   
2. Una vez que se crea el usuario, nuestra automatización asignará automáticamente la licencia del paquete al usuario recién creado . Para validar Puede consultar el objeto Licencia del paquete de usuario o navegar a Configuración | Aplicaciones | Embalaje | Paquetes Instalados | Compositor de congas | Administrar Licencias.

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

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Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/03/17/auto-assign-package-license-to-new-users/