Introducción a Salesforce Flow – Parte 39 (Notificación de fuera de la oficina para publicación de Chatter)

Gran idea o pregunta duradera:

¿Cómo configurar un mensaje de fuera de la oficina para una publicación de charla? Fuera de la oficina mensajes son respuestas automáticas de correo electrónico que salen a colegas, clientes y clientes cuando esté fuera del trabajo. Puede realizar esta configuración en su cuenta de correo electrónico , pero no existen tales configuraciones disponibles en Salesforce. Hay algunas aplicaciones disponibles en AppExchange para este propósito. En este artículo, crearemos una automatización que permita a los usuarios configurar un mensaje de fuera de la oficina para publicaciones de charla.

Objetivos:

Después de leer esta publicación de blog, podrá comprender:

• ¿Cuándo debe usar el flujo activado por registro antes de guardar o después de guardar?
• Utilice un elemento de decisión para buscar: la variable de colección de registros contiene un registro o no
• Utilice el flujo activado por registros después de guardar para crear registros (seguro a granel)

Corey Eridon trabaja como administrador del sistema en Universal Containers (UC). Ha recibido un nuevo requisito para implementar la notificación Fuera de la oficina para la publicación de Chatter. Significa que si un usuario está fuera de la oficina y cada vez que alguien lo menciona en una publicación de Chatter ( TextPost o LinkPost ) , publica automáticamente un comentario fuera de la oficina. Similar a la siguiente captura de pantalla:

Enfoque de campeón de automatización (I-do):

Hay varias formas de resolver los requisitos comerciales anteriores. Puede utilizar el disparador de Apex , Salesforce Flow, Process Builder y más. Para resolver este requisito, utilizaremos el flujo activado por registro después de guardar . Consulte este artículo para comprender por qué estamos usando el flujo activado por registro posterior al guardado para este escenario. Antes de continuar, debe comprender el FeedComment objeto . Representa una entrada en la fuente, como cambios en una fuente de registro, incluidas publicaciones de texto, publicaciones de enlaces y publicaciones de contenido.

Nombre del campo	Detalles
CommentBody	El texto del comentario. grupo.
Tipo de comentario	El tipo de comentario: ContentComment: un archivo subido a un comentario TextComment: una entrada de texto directa en un comentario
FeedItemId	El ID del elemento del feed que contiene el comentario.
CreatedById	El ID del usuario que agregó este elemento al feed.

Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama de un flujo de proceso a un alto nivel. Dedique unos minutos a revisar el siguiente diagrama de flujo y comprenderlo. Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (lo hacemos):

Hay 2 pasos para resolver los requisitos comerciales de Corey utilizando el flujo activado por registro después de guardar . Debemos:

1. Cree algunos campos personalizados en el objeto de usuario
2. Flujo de Salesforce
   1. Definir propiedades de flujo para flujo activado por registro
   2. Agregue un elemento de obtención de registros para encontrar todos los mensajes de fuera de la oficina
   3. Agregue un elemento de decisión para verificar si existe un mensaje de fuera de la oficina
   4. Elemento de bucle para extraer registros de la variable de colección de registros (paso 2.2)
   5. Agregue un elemento de decisión para verificar si la variable de ciclo contiene los nombres mencionados en la publicación de charla
   6. Agregue un elemento de asignación para construir (variable de registro) el comentario de fuera de la oficina
   7. Agregar un elemento de asignación para agregar todos los comentarios a una variable de colección de registros
   8. Agregue un elemento de creación de registros para agregar comentarios a la publicación (seguro a granel)

Paso 1: Crear pocos campos personalizados en el objeto Usuario

En primer lugar, crearemos los siguientes campos en el objeto de usuario para almacenar los detalles fuera de la oficina.

Nombre del campo	Tipo de datos
Fecha de inicio fuera de la oficina	Fecha
Fuera de la oficina Fecha de finalización	Fecha
Mensaje fuera de la oficina	TextArea

1. Haga clic enConfiguración .
2. En el Administrador de objetos, escribaUsuario .
3. SeleccioneCampos y relaciones , luego haga clic en Nuevo.
4. Seleccione Fecha como tipo de datos, luego haga clic en Siguiente.
5. Ingrese laetiqueta de campo y haga clic en la tecla de tabulación, el nombre de API se completará.
6. Como práctica recomendada, introduzca siempre una descripción .
7. Configure laSeguridad a nivel de campo para los perfiles , asegúrese de configurar este campo como lectura-escritura.
8. Agregue este campo a Diseño de página .
9. Haga clic enGuardar.

Paso 2.1: Flujo de Salesforce – Definir propiedades de flujo

Como tenemos el requisito de crear un registro en ( FeedComment ) cuando se crea una publicación de charla y tiene un usuario etiquetado que se encuentra actualmente fuera de la oficina. Es por eso que tenemos que usar el flujo After-save en FeedItem.

1. Haga clic en Configuración .
2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
4. Seleccione el flujo activado por registro   y haga clic en Siguiente y configure el flujo de la siguiente manera:
   1. ¿Cómo quieres empezar a construir ? Freeform
   2. Activar el flujo cuando : se crea un registro
   3. Ejecutar flujo : después de que se guarde el registro
   4. Objeto : elemento de feed
5. SeleccioneSe cumplen todas las condiciones (O) .
6. Establecer condiciones
   1. Fila 1
      1. Campo: FeedItem | Tipo
      2. Operador: Igual a
      3. Valor: TextPost
   2. Haga clic en Agregar condición
   3. Fila 2
      1. Campo: FeedItem | Tipo
      2. Operador: Igual a
      3. Valor: LinkPost
7. Haz clic enListo .

Paso 2.2: Flujo de Salesforce: agregar un elemento Obtener registro para encontrar los mensajes de fuera de la oficina

El elemento Obtener registros se utilizará para encontrar los mensajes de fuera de la oficina de los registros de usuario.

1. En Caja de herramientas , seleccione Elemento .
2. Arrastre y suelte el elemento Obtener registros en el diseñador de flujo.
3. Ingrese un nombre en el campo Etiqueta; el nombre de la API se completará automáticamente.
4. Seleccione elusuario   objeto de la lista desplegable.
5. SeleccioneSe cumplen todas las condiciones (Y) .
6. Establecer condiciones de filtro
   1. Fila 1:
      1. Campo: Usuario | Out_of_office_Start_Date__c
      2. Operador: menor o igual
      3. Valor: {! $ Flow.CurrentDate}
   2. Haga clic en Agregar condición
   3. Fila 1:
      1. Campo: Usuario | Out_of_office_End_Date__c
      2. Operador: mayor o igual que
      3. Valor: {! $ Flow.CurrentDate}
7. Cuántos registros almacenar:
   1. seleccionartodo el registro
8. Cómo almacenar datos de registro:
   1. Elija la opción para almacenar automáticamente todos los campos .
9. Haz clic enListo .

Paso 2.3: Flujo de Salesforce – Uso del elemento de decisión – ¿Se encuentran mensajes de fuera de la oficina?

Ahora agregue el elemento Decisión para decidir si encontramos o no los mensajes de fuera de la oficina. Si el recurso (variable de recopilación de registros) es nulo, significa que no se encontraron mensajes de fuera de la oficina. Puede recibir ayuda de la siguiente captura de pantalla:

1. En Caja de herramientas , seleccione Elemento .
2. Arrastre y suelte el elemento Decisión en el diseñador de flujo.
3. Ingrese un nombre en el campo Etiqueta; el nombre de la API se completará automáticamente.
4. En Detalles del resultado ,   ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
5. Requisitos de las condiciones para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
   1. Fila 1:
      1. Recurso: {! Out_of_Office_Messages}
      2. Operador: es nulo
      3. Valor: {! $ GlobalConstant.False}
6. Haz clic enListo .

Paso 2.4: Flujo de Salesforce: bucle para recuperar registros de la variable de colección

1. Arrastre y suelte el elemento Loop en el diseñador de flujo.
2. Ingrese un nombre en el campo Etiqueta ( Extraer registro ); el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Para la variable de colección, seleccione {! Out_of_Office_Messages} .
4. Para especificar la dirección para iterar sobre la recopilación   selecciona la opcion   Primer artículo al último artículo .
5. Haz clic en Listo .

Paso 2.5: Flujo de Salesforce: uso del elemento de decisión: compruebe si la variable de bucle contiene los nombres mencionados en la publicación de Chatter

Ahora agregue el elemento Decisión para decidir sila variable de bucle contiene los nombres mencionados en la publicación de charla. Puede recibir ayuda de la siguiente captura de pantalla:

1. En Caja de herramientas , seleccione Elemento .
2. Arrastre y suelte el elemento Decisión en el diseñador de flujo.
3. Ingrese un nombre en el campo Etiqueta; el nombre de la API se completará automáticamente.
4. En Detalles del resultado ,   ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
5. Requisitos de las condiciones para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
   1. Fila 1:
      1. Recurso: {! $ Record.Body}
      2. Operador: contiene
      3. Valor: {! Extract_Record.Name}
6. Haz clic enListo .

Paso 2.6: Flujo de Salesforce: agregar valores a una variable de registro

1. Cree una variable de registro varRFeedComment de tipo Feed Comment para crear un comentario fuera de la publicación.
2. Arrastre y suelte el elemento Asignación en el diseñador de flujo.
3. Ingrese un nombre en el campoEtiqueta ( comentario de Construir OOO ) ; el nombre de la API se completará automáticamente.
4. Establecer valores variables
   1. Fila 1:
      1. Campo: {! VarRFeedComment.CommentBody}
      2. Operador: Igual a
      3. Valor: {! Extract_Record.Out_of_office_Message__c}
   2. Haga clic en Agregar asignación
   3. Fila 2:
      1. Campo: {! VarRFeedComment.CommentType}
      2. Operador: Igual a
      3. Valor: TextComment
   4. Haga clic en Agregar asignación
   5. Fila 3:
      1. Campo: {! VarRFeedComment.FeedItemId}
      2. Operador: Igual a
      3. Valor: {! $ Record.Id}
   6. Haga clic en Agregar asignación
   7. Fila 4:
      1. Campo: {! VarRFeedComment.CreatedById}
      2. Operador: Igual a
      3. Valor: {! Extract_Record.Id}
5. Haz clic en Listo .

Paso 2.7: Flujo de Salesforce: agregar valores a una variable de colección de registros

1. Cree una variable de colección de registros varRFeedComments de tipo Feed Comment para almacenar la variable de registro (creada en el paso 2.6) para el proceso masivo.
2. Arrastre y suelte el elemento Asignación en el diseñador de flujo.
3. Ingrese un nombre en el campoEtiqueta ( Agregar registros a una colección ) ; el nombre de la API se completará automáticamente.
4. Establecer valores variables
   1. Fila 1:
      1. Campo: {! VarRFeedComments}
      2. Operador: Agregar
      3. Valor: {! VarRFeedComment}
5. Haz clic en Listo .

Paso 2.8: Flujo de Salesforce: crear registros para asociar archivos y registros de clientes potenciales

1. Arrastre y suelte el elemento Crear registros en el diseñador de flujo.
2. Ingrese un nombre en el campo Etiqueta ( Crear registros a partir de la colección ); el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Para Cuántos registros crear, seleccione Múltiples.
4. Colección de registros de mapas : {! VarRFeedComments}
5. Haz clic en Listo .

Al final, Corey’s Flow se verá como la siguiente captura de pantalla: Una vez que todo se vea bien, realice los pasos a continuación:

1. Haga clic enGuardar .
2. Ingrese la etiqueta de flujo, el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Haga clic enMostrar avanzado .
4. Versión de API para ejecutar el flujo : 51
5. Etiqueta de la entrevista : Automatización fuera de la oficina {! $ Flow.CurrentDateTime}
6. Haga clic enGuardar .

¡Casi llegamos! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar.

Prueba de concepto

A partir de ahora, si un usuario publica un mensaje en Chatter y etiquetó a los usuarios que han configurado mensajes de fuera de la oficina, Salesforce Flow le agregará automáticamente un comentario de fuera de la oficina.

1. Para probar esta funcionalidad, cree mensajes de Fuera de la oficina para pocos usuarios .
2. Cree un TextPost o LinkPost y mencione los pocos usuarios para los que ha creado mensajes Fuera de la oficina.

… Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2020/12/05/out-of-office-notification-for-chatter-post-4/