Lista de comprobación de implementación de Salesforce: De la puesta en marcha a la adopción

Las implementaciones de Salesforce, también conocidas como «versiones», son uno de los mayores retos para los administradores, consultores y aquellos que trabajan en otras muchas funciones. A medida que las organizaciones de Salesforce se vuelven más complejas, los cambios suelen tener muchas partes «móviles» que pueden tener un gran impacto en la organización de Salesforce.

Una vez que esté satisfecho con la solución que ha creado (en un entorno aislado) y superado las pruebas (incluyendo UAT), estos cambios deberán implementarse en producción.

Existe un alto riesgo de que algo vaya mal en el proceso de despliegue. Entonces, ¿qué debes hacer para asegurarte de que todo va bien? En esta guía, compartiré mi proceso probado paso a paso. Pero primero, establezcamos los tipos de despliegues de Salesforce, especialmente los que pueden hacerle tropezar

Tipos de implementaciones de Salesforce

Obviamente, no todas las implementaciones son iguales. Dependiendo del tamaño de la organización y del alcance/complejidad de los cambios, su implementación variará en términos de riesgo.

Hay dos productos que tienen consideraciones especiales de despliegue:

1. Implantaciones de CPQ: Las diferencias en el mantenimiento de Salesforce CPQ (es decir, las implantaciones) suponen una curva de aprendizaje pronunciada. El número de relaciones de datos entre objetos CPQ dificulta la implementación de cambios entre entornos. En pocas palabras, trabajará con datos de objetos CPQ en múltiples orgs, cada registro con su propio ID de CRM único por org (a diferencia de los metadatos, que estará familiarizado con el despliegue).
2. Salesforce CPQ
3. Salesforce Industries: Al realizar cambios de configuración en las soluciones de Vlocity/Salesforce Industries en su org, es importante asegurarse de que los cambios se implementan correctamente, especialmente porque la configuración de Salesforce Industries se comporta de forma diferente a otras soluciones de Salesforce.
4. Salesforce Industries

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Paso 1: inicio del proyecto

Una reunión de lanzamiento es una presentación a cualquier persona que pueda influir en el proyecto. Las personas deben sentirse parte integrante desde el principio. Una de las razones más comunes para el fracaso del proyecto es cuando las personas no se sienten incluidas en el proyecto.

Consejo: Comprométase con las personas desde el nivel c hasta el usuario final. Nunca devalúe los niveles inferiores de la jerarquía organizativa porque, a menudo, es aquí donde encontrará a sus mayores defensores e información sobre cómo se utiliza Salesforce «sobre el terreno».

Organizo la agenda de la sesión inicial de esta forma:

• Equipos: Explique exactamente quién es quién. Los equipos estarán formados por consultores de Salesforce, desarrolladores, gestores de proyectos del lado del cliente y representantes empresariales.
• Equipos: Explique exactamente quién es quién
• Enfoque de implantación y descripción general del proyecto: explique el proyecto, sus objetivos y en qué consisten las distintas fases
• Cronograma del proyecto: Mostrar un cronograma del proyecto con los diferentes hitos y plazos a cumplir.
• Cumplir los objetivos
• Logros: esta diapositiva debe acompañar a todas las presentaciones y servir para identificar seis grandes retos del cliente que querrá ver en la siguiente reunión; de esta forma, ponemos retos tangibles que miden el éxito del proyecto (por ejemplo, completar todas las sesiones de descubrimiento antes de X, o tener la primera versión el día Y).
• Preocupaciones y planes de acción: identificar los posibles riesgos del proyecto (por ejemplo, la falta de usuarios clave en una sesión de descubrimiento compleja) y su plan de acción para minimizarlos.
• Nombre del proyecto: Realizamos un breve y divertido juego para definir el nombre del proyecto, que permita a todas las partes familiarizarse con él. Este nombre siempre debe estar relacionado con el cliente con el que estamos trabajando;
• Temas candentes y preguntas y respuestas: Resumimos los temas más importantes y dejamos espacio para cualquier otro asunto del proyecto que pueda surgir.

Consejo: Una imagen vale más que mil palabras. Haz una presentación ligera y divertida, de un máximo de 45 minutos a una hora. ¡Todo el mundo está harto del PowerPoint tradicional!

Paso 2: Sesión de descubrimiento

Descubrimiento es cuando nuestro equipo se sienta con cada función empresarial para escuchar todas sus necesidades. Asegúrese de que todas las funciones que trabajan con Salesforce están bien identificadas (por ejemplo, ventas, atención al cliente, el equipo financiero). Preste especial atención a las sesiones individuales, que mantendrán a los miembros del equipo motivados y abiertos.

Las sesiones de descubrimiento deben dividirse en cuatro bloques principales:

1. Escuchar: Escuchar libremente a los usuarios, imaginar sus rutinas de trabajo y dónde residen sus mayores dificultades. Esta fase es crítica para entender el estado actual del negocio.
2. Dibujar
3. Dibujar: Haz un mapa de los procesos actuales con los usuarios para asegurarte de que estás satisfaciendo sus necesidades. Esto debe hacerse en una pizarra física o virtual para que sea interactivo.
4. Dibujo
5. Definición de datos: Un documento que identifique todos los objetos y los distintos grupos que existirán, es decir, que identifique los perfiles, las validaciones, el texto de ayuda y las etiquetas.
   • Integraciones: Si hay integraciones, es muy importante documentarlo todo desde el principio con un documento que mapee todos los puntos de integración.
   • Documento de integración
7. Recapitulación: Al final de cada sesión, siempre envuelva con el equipo del proyecto para establecer prioridades y confirmar las peticiones de los clientes.

Paso 3: Documentar

Después de todo el descubrimiento, es esencial documentar todo. La documentación lista todas las entradas de las sesiones (descubrimiento, notas de diseño de flujo, definición de datos, integraciones) y produce un documento formal con todas las necesidades y las soluciones correspondientes.

Este proceso debe ser discutido y revisado por los distintos expertos de Salesforce.

Consejo: Valide este documento con el director del proyecto (del lado del cliente) para asegurarse de que es comprensible, ¡no todos hablamos la jerga de Salesforce!

Paso 4: Aprobación

Realice una sesión de aprobación con el equipo de consultoría y el equipo del proyecto. Presente de nuevo las necesidades que ya se han planteado en las sesiones de descubrimiento, ofrezca una explicación clara de lo que se va a desarrollar y cuáles son las metas y objetivos del proyecto.

Paso 5: Construir

¡Esta es la parte divertida! Una vez aprobada la documentación, ¡es hora de empezar a dar forma a Salesforce!

Consejo: Sea creativo, piense con originalidad y recuerde que es muy probable que alguien ya se haya enfrentado al mismo reto, así que hable con la comunidad Trailblazer

Paso 6: Obtener feedback

Trabajamos bajo una metodología ágil, por lo que es crucial tener sesiones regulares de feedback. En estas sesiones prácticas, dejamos que los usuarios jueguen con Salesforce (en un entorno sandbox).

A continuación, organizamos una sesión de feedback. Estos pasos son fundamentales para garantizar una transición fluida y sólida para poner en marcha el proyecto y garantizar que todos los usuarios estén familiarizados y se sientan cómodos con el nuevo sistema.

Paso 7: Antes de la implantación

No se limite a desplegar cuando esté listo. Los despliegues pueden requerir mucho tiempo y hacer que ocurran cosas inesperadas.

Definitivamente no quieres que nadie trabaje en producción mientras se realizan estos cambios. Hay tres razones principales para esto:

1. Quiere asegurarse de que no se realizan cambios en producción mientras despliega los suyos, ya que desplegar un conjunto de cambios sobrescribirá cualquier cambio en producción.
2. Quiere asegurarse de que no se realizan cambios en producción mientras despliega los suyos, ya que desplegar un conjunto de cambios sobrescribirá cualquier cambio en producción
3. Desea disponer de tiempo suficiente para probar sus cambios en producción, de modo que pueda asegurarse de que todo funciona correctamente antes de que sus usuarios se incorporen.
4. Desea asegurarse de que no se realizan cambios en producción mientras despliega los suyos
5. No quiere que los usuarios empiecen a trabajar en él antes de que esté totalmente desplegado o antes de que haya tenido la oportunidad de informarles completamente.

Acuerda una hora

Fije una hora con antelación. Hágaselo saber a todos los que utilicen la org (en particular a cualquier otro administrador).

Fuera de horario suele ser lo mejor para evitar el impacto en los usuarios y darle tiempo para solucionar cualquier problema, lo que significa tardes/fin de semana para la mayoría de las empresas.

Asegúrese de que todos los usuarios son notificados y se les pide no iniciar sesión en la org durante esta ventana. Si está trabajando en una gran org, o su despliegue es particularmente grande, es posible que desee considerar ‘congelar usuarios’ hasta que el despliegue y las pruebas se hayan completado.

Compruebe el Audit Trail en producción para asegurarse de que no se han realizado cambios que serán sobrescritos por su despliegue. Si lo han hecho, es posible que desee retrasar su despliegue para obtener estos cambios copiados a la caja de arena o hablar con las partes interesadas involucradas.

Este es un buen argumento para aclarar con los usuarios que no se deben hacer cambios en producción antes de empezar a desarrollar en el sandbox.

Establecer límites de despliegue

Un Deployment Boundary son todos los metadatos que una org necesita tener para que exista una característica/configuración en particular. Los límites tienen en cuenta todas las dependencias involucradas en una característica particular y pueden agilizar el proceso de despliegue.

Prepare su conjunto de cambios/liberación

Dependiendo del tamaño del despliegue y las prácticas dentro del equipo, estarás desplegando usando una tubería DevOps o conjuntos de cambios.

DevOps

DevOps es un conjunto de prácticas que combinan el desarrollo de software y las operaciones de TI con el objetivo de crear un enfoque colaborativo entre equipos históricamente aislados.

DevOps es un enfoque más maduro del despliegue, con énfasis en los modelos de implementación, los mecanismos de despliegue y el control de versiones.

Más información:

Conjuntos de cambios

Prepare y valide su conjunto de cambios con antelación. Esto puede llevar una cantidad significativa de tiempo si tiene que hacer coincidir las cosas entre el sandbox y la producción, y no quiere perder su ventana de despliegue porque no se había preparado.

Más información:

Hay algunas cosas que pueden sorprenderte en la validación, como el cambio de nombre de los campos estándar y cualquier cambio en los nombres de las API, ¡así que ten cuidado con esto!

Haga una exportación completa

Haga una exportación completa de los datos de producción antes del despliegue. Si algo sale mal, querrás asegurarte de que tus datos permanecen intactos, por lo que una copia de seguridad es esencial antes de cualquier gran cambio.

Construya una copia sandbox

Crea otro sandbox que sea una copia de tu org de producción, para que tengas un registro de tu configuración y metadatos existentes. Una vez más, si algo va mal, usted quiere ser capaz de volver al estado actual de juego si es necesario.

Prepare los scripts de prueba

Prepare las pruebas que ejecutará después del despliegue para asegurarse de que todo funciona correctamente.

Por supuesto, como buen administrador/consultor, ya habrá realizado las pruebas en su sandbox. Sin embargo, deberías repetirlo de nuevo en producción para comprobar que todo se ha desplegado correctamente.

Tenga estos scripts de prueba (instrucciones paso a paso sobre qué probar y cómo) preparados de antemano para que usted y sus usuarios puedan ejecutar estas pruebas rápidamente para comprobar que todo funciona como se espera.

Desactivar la capacidad de entrega de correo electrónico

Los cambios masivos pueden desencadenar muchos correos electrónicos y notificaciones del sistema, así que desactiva la entregabilidad de correo electrónico mientras realizas la implementación para asegurarte de que tus usuarios no son bombardeados con una avalancha de correos.

Desactivar reglas

Desactive Reglas de validación, Flujos (o automatizaciones heredadas, es decir, Reglas de flujo de trabajo, Creadores de procesos): cualquier cosa que pueda afectar a los cambios o impedir que se desplieguen correctamente.

Tome nota de lo que ha desactivado para poder reactivarlo una vez que su conjunto de cambios se haya desplegado. Asegúrate de ejecutar pruebas después de reactivarlas (¡y las nuevas!) para asegurarte de que tienes un entorno completamente funcional.

Preparar el soporte

Si estás haciendo grandes cambios, tus usuarios pueden sentirse confusos después. Organice sesiones de formación y prepare documentación para todos los usuarios.

Asegúrese de que los usuarios saben cómo ponerse en contacto con usted o crear un ticket de soporte interno con cualquier pregunta o problema.

Paso 8: Después de la implementación

Datos y cambios no desplegados

¿Tienes que hacer algún cambio manual o actualización de datos? Ahora es el momento.

Dependiendo del resultado deseado, probablemente querrá asegurarse de que las automatizaciones y reglas de validación permanezcan desactivadas para esto.

Reactivar cualquier cosa nueva/pausada

Si pausó Flujos y reglas de validación durante el despliegue, ahora es el momento de reactivarlos.

Cuando se despliegan, las reglas y automatizaciones no se activan automáticamente. Active su nuevo Flujo, reglas de validación – y cualquier cosa que pueda no estar activa en el despliegue.

Prueba

De nuevo, prueba tus cambios. ¿Está todo funcionando? Es capaz de completar los procesos como se esperaba? Funcionan correctamente los flujos y las reglas de validación?

Inicie sesión como diferentes usuarios y compruebe el acceso a sus perfiles y preferencias: ¿está viendo lo que esperaba? Pida a sus superusuarios campeones que le ayuden a hacer pruebas también.

Vuelva a activar la capacidad de entrega de correo electrónico

Ahora que las pruebas han finalizado y está satisfecho de que todo funciona, puede activar la entregabilidad de correo electrónico para que sus usuarios puedan volver a recibir correos electrónicos.

Paso 9: Formación

Si estás contento de que todo funcione correctamente, ¡enhorabuena! Has completado un despliegue exitoso.

El último paso ahora es reactivar a los usuarios, permitiéndoles iniciar sesión de nuevo. Hágales saber que los cambios han tenido lugar y deles acceso a todos los recursos de soporte y formación que necesiten. Compruebe periódicamente que están tan satisfechos con los cambios como usted espera.

Después de las sesiones de formación, siempre es importante dejar material de apoyo para el crecimiento progresivo del equipo en el aprendizaje del uso de Salesforce. Algunos ejemplos son:

• Guía dentro de la aplicación y/o vídeos interactivos que expliquen algún proceso
• Manual de preguntas frecuentes

Consejo: Celébrelo después de cada paso exitoso. Si el cliente está abierto a ello, puede llevar champán o invitar al equipo a cenar. Cree relaciones.

Resumen

Este artículo es su guía de referencia para realizar implementaciones de Salesforce, desglosando el proceso para garantizar una funcionalidad perfecta. Es una lectura obligada para lograr el éxito de Salesforce sin complicaciones