Desde el temor a las imprecisiones en los informes hasta la lucha constante contra los silos de datos y la sombra amenazante de los fallos de cumplimiento, los retos de supervisar sus datos son abundantes. Y ni siquiera empecemos con los quebraderos de cabeza financieros causados por las malas prácticas de gestión de datos.
Llevar un sistema de gestión de datos es una tarea difícil
Mantener un diccionario de datos no es sólo marcar una casilla para el gobierno de datos, se trata de desbloquear flujos de trabajo más fluidos y colaborativos, acelerar los tiempos de entrega, agilizar los procesos de ventas y minimizar (si no eliminar) el tiempo de inactividad del sistema.
Un diccionario de datos de Salesforce unificará la clasificación de datos en todas las integraciones, mantendrá la calidad de los datos y ayudará a los usuarios a cumplir las normativas y a elaborar informes. Este concepto podría ser la estrella guía que ha estado buscando.
¿Qué es un diccionario de datos?
Un diccionario de datos de Salesforce es una recopilación de los nombres, atributos y descripciones de los objetos de datos o lógica empresarial de un modelo de datos para garantizar que todos los usuarios empresariales o partes interesadas sean coherentes en la forma de referirse a estos elementos. Por ejemplo, su tipo/categoría -especialmente si contienen PII (información de identificación personal)
Un diccionario de datos es un repositorio centralizado de metadatos (si no está seguro de lo que son los metadatos, lea aquí). Es donde se documentan todos los cambios de CRM para que su equipo pueda realizar rápidamente análisis de impacto y hacer cambios futuros sin temor a roturas.
El diccionario de datos es un repositorio centralizado de metadatos
Para cualquier persona que dependa de Salesforce, asegurarse de que su org está meticulosamente documentado es primordial – tener una ventana en tiempo real a través de varios equipos no es sólo un nice-to-have, es una necesidad.
5 ventajas de un diccionario de datos de Salesforce
1. Metadatos claros en todos los equipos Metadatos claros en todos los equipos
Si pudiera hacer un seguimiento de las incontables horas dedicadas a enviar mensajes a equipos dispares preguntando sobre definiciones de metadatos y las nuevas herramientas de terceros que desean integrar con Salesforce.
A través de los innumerables mensajes, correos electrónicos y tickets de asistencia, probablemente haya pensado «tiene que haber una forma mejor». Esto no sólo es un proceso ineficiente, sino que también resulta en una falta de claridad para los campos de Salesforce y la asignación de integración existente.
Por suerte, existe una forma mejor. Y comienza con la implementación de un diccionario de datos automatizado. He aquí algunas formas en las que puede mejorar la comunicación de su equipo entre departamentos:
- Claridad de las definiciones: Proporciona definiciones claras y concisas de los metadatos, reduciendo la necesidad de aclaraciones de ida y vuelta y garantizando que los equipos están en la misma página en lo que respecta a las estructuras y significados de los datos.
- Diccionario de datos integrado
- Comunicación integrada: Facilita una comunicación más fluida sobre la integración de herramientas de terceros con Salesforce al proporcionar un punto de referencia para las estructuras y relaciones de datos, lo que reduce los malentendidos y las interpretaciones erróneas.
- Incrementa la comunicación entre los equipos de trabajo y los usuarios de Salesforce
- Aumenta la eficacia: Lo que antes era un proceso manual en una hoja de cálculo ahora se documenta automáticamente con cada cambio que se produce en su organización. Esto asegura que su equipo confía en la documentación dentro de su diccionario de datos. Además, detecta automáticamente qué campos están empujando datos entre plataformas, lo que le permite saber dónde se está compartiendo la información más sensible de sus clientes.
- Impulsa la incorporación: Centraliza el conocimiento de los sistemas, lo que permite a sus equipos formar a los nuevos empleados de forma más rápida y eficaz. Mediante la asignación de metadatos de Salesforce, se ha demostrado que disponer de un diccionario de datos ayuda a los equipos a incorporarse 10 veces más rápido
- Velocidad de entrega más rápida: Con menos tiempo dedicado a la comunicación y a la ingeniería inversa de las plataformas a las que se mueven sus datos de Salesforce, usted y sus equipos disponen de más tiempo para centrarse en las tareas que tienen entre manos y ofrecer resultados.
- Precisión de entrega más rápida
2. Comprender la accesibilidad de los campos a los datos confidenciales
Navegar por los campos de Salesforce y descifrar quién tiene acceso a datos sensibles y críticos lleva mucho tiempo. Sin embargo, es una parte fundamental de su trabajo porque no se trata sólo de desenmarañar una red de accesos.
Emprender la accesibilidad a los campos de Salesforce y descifrar quién tiene acceso a los datos confidenciales y críticos lleva mucho tiempo
La adopción de un diccionario de datos puede desmitificar la accesibilidad a los campos y reforzar la comprensión y el gobierno de los datos confidenciales por parte de tu equipo. He aquí cómo:
Control de acceso
- Resumen de permisos: Enumera los permisos de acceso para cada campo de Salesforce, lo que le permite revisar quién tiene acceso a los datos (sensibles o no).
- Permisos de acceso
- Aclaración de roles: Ayuda a identificar para cada campo qué roles y perfiles pueden ver, modificar o eliminar datos.
- Los roles y perfiles pueden ver, modificar o eliminar datos
Gestión de la conformidad
- Cumplimiento normativo: Ayuda a garantizar que la organización cumple las leyes de protección de datos documentando la accesibilidad y el uso de los campos de datos sensibles.
- Cumplimiento normativo
- Rastro de auditoría: Actúa como punto de referencia para garantizar el cumplimiento de las políticas de datos internas y externas.
- Pista de auditoría
Seguridad de datos y sistemas
- Configuración de seguridad: Muestra la configuración de seguridad de cada campo, lo que ayuda a identificar cualquier vulnerabilidad que pudiera ser susceptible de vulnerar los datos.
- Configuración de seguridad:
- Mitigación de riesgos: Identifica los campos con datos confidenciales y aplica las medidas de seguridad adecuadas para evitar accesos no autorizados.
- Mitigación de riesgos
- Supervisión proactiva: Visualice las tendencias de los datos y los datos que se mueven entre los sistemas integrados. Junto con la supervisión de eventos de Salesforce Shield, puede prevenir, mitigar y supervisar las amenazas a los datos confidenciales.
- Supervisión proactiva
3. Reducir la deuda técnica
Ejemplo: recibes una solicitud para crear un nuevo campo en Salesforce y cuando vas a hacerlo, te das cuenta de que ya existe – y todo el mundo lo ha estado utilizando de forma diferente durante quién sabe cuánto tiempo.
Cuando la deuda técnica se acumula, actúa como una cadena, ralentizando los procesos. Esto significa que hacer adaptaciones a los nuevos requisitos es engorroso, y puede dar lugar a más errores y vulnerabilidades del sistema.
Por eso es tan importante tomar medidas para gestionar la deuda técnica. Con un diccionario de datos, deberías tener:
- Documentación mejorada: Una documentación completa y bien mantenida dentro del diccionario de datos sirve como guía a través del complejo panorama de las estructuras y relaciones de datos. Esto reduce la dependencia del conocimiento tribal y garantiza que todos los miembros del equipo puedan navegar por el sistema de forma eficiente.
- Optimización de la documentación
- Integraciones optimizadas: Al detallar los mapeos de integración existentes y las herramientas de terceros, un diccionario de datos facilita integraciones más informadas y coherentes. Esto evita la creación de integraciones redundantes o conflictivas, lo que reduce la presión sobre los recursos del sistema y mitiga la deuda técnica innecesaria.
- Integraciones optimizadas:
- Identificación proactiva de problemas: Un diccionario de datos permite a los equipos identificar y abordar posibles problemas y vulnerabilidades en una fase temprana del proceso de desarrollo, evitando que los pequeños problemas se conviertan en una bola de nieve que genere una deuda técnica importante. Este enfoque proactivo mantiene la integridad del sistema y evita las repercusiones de los problemas no resueltos.
- Actualizaciones automatizadas: Un diccionario de datos garantiza que cualquier cambio o actualización en las estructuras de datos y las integraciones se refleje inmediatamente, lo que reduce el esfuerzo manual necesario para el mantenimiento y garantiza que los equipos trabajen con la información más actualizada y precisa, evitando la acumulación de deuda debido a datos obsoletos o incorrectos.
4. Evitar rupturas involuntarias
Los cambios mal gestionados en Salesforce tienen grandes consecuencias: una de ellas es alimentar con datos erróneos sus sistemas empresariales integrados, lo que puede provocar rupturas. Por ejemplo, si su equipo de Salesforce crea una regla de validación en el CRM y ese campo se está asignando a HubSpot y Salesloft, es posible que estos sistemas ya no tengan acceso para actualizar la información como se esperaba. Es una receta perfecta para un efecto dominó de impactos descendentes negativos.
La función de análisis de impacto de Sonar simplifica la gestión de cambios en Salesforce, ofreciendo un mapa completo de CRM y un eje centralizado para todo el conocimiento del sistema, todo en una plataforma fácil de usar. Además, con una visión clara de toda su integración tecnológica, los líderes de sistemas de negocio pueden:
Con la función de análisis de impacto de Sonar, se simplifica la gestión de cambios en Salesforce
- Reducir el tiempo de inactividad y el tiempo de resolución cuando se produzcan interrupciones
- Asegurar un funcionamiento fluido de las operaciones
- Asegurar operaciones fluidas para sus equipos GTM
5. Confíe en la integridad de sus informes comerciales
Los informes fiables proporcionan una visión clara y basada en datos del rendimiento de la empresa, ayudando a cualquiera a identificar tendencias, oportunidades y áreas que requieren atención.
Los informes fiables proporcionan una visión clara y basada en datos del rendimiento de la empresa, ayudando a cualquiera a identificar tendencias, oportunidades y áreas que requieren atención
Un diccionario de datos (como las capacidades de Sonar) desempeña un papel fundamental en la mejora de la precisión de los informes mediante:
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- Garantizar la coherencia: Al proporcionar definiciones de datos, descripciones de campos y metadatos estandarizados, garantiza que todos los miembros del equipo tengan una comprensión clara de los elementos de datos utilizados en los informes. Esta claridad reduce el riesgo de interpretaciones erróneas durante el análisis de los datos.
- Tome decisiones empresariales basadas en datos: la documentación dentro del diccionario de datos proporciona contexto sobre cada elemento de datos, lo que permite a los creadores de informes tomar decisiones informadas al seleccionar campos y diseñar informes.
Implemente su diccionario de datos hoy mismo
La implementación de un diccionario de datos de Salesforce permite a su equipo estandarizar los elementos de datos, garantizar la calidad de los datos y simplificar los procesos de cumplimiento y generación de informes. No espere para liberar todo el potencial de su plataforma Salesforce: un diccionario de datos permitirá a su organización tomar decisiones informadas con confianza.
Independientemente de si ya dispone de un diccionario de datos de Salesforce o está pensando en crearlo, Sonar puede ayudarle. Con la confianza de algunos de los equipos de RevOps más dinámicos, Sonar ofrece el conjunto de herramientas esencial para gestionar eficazmente el cambio en Salesforce.
En última instancia, el diccionario de datos de Sonar promueve la precisión de los datos al establecer un lenguaje común y facilitar prácticas de generación de informes bien informadas, lo que conduce a perspectivas empresariales más fiables y precisas.
