Ha llegado el momento. Una de las invitaciones de calendario más interruptivas que puedes recibir acaba de aparecer en tu bandeja de entrada. El equipo de marketing está cambiando de plataforma de automatización de marketing a HubSpot. Y esto necesita sincronizarse bidireccionalmente con Salesforce.
En este post, te daré un curso rápido sobre la integración HubSpot-Salesforce y lo que necesitarás saber como administrador de Salesforce encargado de instalarla.
¿Qué es HubSpot?
HubSpot comenzó como una solución de automatización de marketing orientada a las pequeñas empresas y ha florecido hasta convertirse en un CRM empresarial, con marketing, ventas, CMS y servicio;
Mientras que muchos equipos están manteniendo Salesforce como su CRM, algunos están eligiendo HubSpot para la automatización de marketing
Descripción general de la integración HubSpot-Salesforce
La integración HubSpot-Salesforce es propiedad de HubSpot. El proceso para instalar el conector comienza y termina en HubSpot, con pasos completados en Salesforce durante todo el proceso.
La instalación de la integración crea lo siguiente en Salesforce:
- 1 paquete gestionado de Salesforce
- 1 paquete gestionado de Salesforce
- 1 paquete gestionado de Salesforce
- 1 conjunto de permisos de Salesforce
- 4 páginas de Visualforce
- 4 páginas de Visualforce
Una vez instalada, la integración se configura y gestiona en HubSpot. Las asignaciones de campos, la configuración de sincronización y los errores de sincronización se encuentran en la configuración de integración en HubSpot.
Arquitectura de datos de HubSpot frente a Salesforce
La principal diferencia entre cómo HubSpot y Salesforce estructuran los datos es que Salesforce utiliza dos objetos para representar los datos de «personas», Leads y Contacts, mientras que HubSpot sólo utiliza un objeto.
En HubSpot, todos los nuevos leads se crean utilizando el objeto Contacto. Para realizar un seguimiento de la progresión de Lead a Oportunidad y a Cliente, en HubSpot se utiliza una propiedad denominada Etapa del ciclo de vida, que permite obtener tasas de conversión de etapa a etapa e informes de embudo;
Esto puede crear confusión cuando estés empezando con la integración, pero recuerda que los Leads y Contactos en Salesforce se sincronizan con el Objeto de Contacto en HubSpot.
Las diferencias restantes en el modelo de datos son esencialmente sólo terminología. En HubSpot, un Acuerdo es el equivalente a una Oportunidad de Salesforce. Una Empresa en HubSpot es el equivalente a una Cuenta en Salesforce HubSpot, además una Actividad es el equivalente a una Tarea en Salesforce.
En HubSpot, una Operación es el equivalente a una Oportunidad en Salesforce;
¿Qué ocurre en HubSpot cuando un Lead se convierte en Salesforce?
El Contacto resultante se sincronizará con el Contacto de HubSpot con el que el Lead se estaba sincronizando anteriormente. ;
¿Puede HubSpot crear múltiples Contactos para Leads o Contactos de Salesforce con la misma dirección de correo electrónico?
No. HubSpot sólo permite un registro por dirección de correo electrónico. Si tienes varios Leads o Contactos con la misma dirección de correo electrónico en Salesforce, el registro actualizado más recientemente se sincronizará con HubSpot.
¿Cómo podemos ver si un Contacto de HubSpot es un Lead o un Contacto en Salesforce?
Asegúrate de que las propiedades Salesforce Contact ID y Salesforce Lead ID se añaden a la asignación de campos con Salesforce en los ajustes de integración. Puede identificar fácilmente clientes potenciales y contactos basándose en el formato de ID (00Q = Cliente potencial; 003 = Contacto).
¿Tenemos que sincronizar clientes potenciales, contactos, cuentas, acuerdos y actividades con HubSpot?
No. La integración de HubSpot sólo requiere que los Contactos estén sincronizados entre HubSpot y Salesforce. El resto de objetos son opcionales.
¿Creará HubSpot Leads y Contactos en Salesforce?
HubSpot creará Leads o Contactos en Salesforce. Usted especificará cuál prefiere que HubSpot cree en Salesforce al configurar los ajustes de integración. La integración nativa puede crear uno u otro – no ambos simultáneamente.
Tipos de datos de HubSpot frente a Salesforce
Aunque Salesforce es tu CRM principal, necesitarás conectar Salesforce con el CRM de HubSpot para que marketing pueda utilizarlo de forma efectiva. En Salesforce, los datos se almacenan en campos. En HubSpot, los datos se almacenan en propiedades. Aunque HubSpot y Salesforce son altamente compatibles para la integración, algunos tipos de campo de Salesforce no son compatibles con los tipos de propiedades de HubSpot.
Esto es importante por dos razones:
- La sincronización de tipos de datos incompatibles a menudo dará lugar a errores
- Cuando la sincronización permite sincronizar un tipo de datos no coincidentes, puede hacer rápidamente un gran lío.
Desgraciadamente, siempre que se crean errores en la integración, es un reto y/o lleva mucho tiempo solucionarlos. La comprensión de los campos que son compatibles y cómo integrarlos es fundamental en la gestión de la integración.
Los tipos de propiedades de HubSpot incluyen texto, selección desplegable, selección múltiple, casilla de verificación, fecha, número, calculado, etc.
Salesforce tiene una mayor variedad de opciones para tipos de datos que HubSpot. Los tipos de campo en Salesforce incluyen campos de lista de selección, texto, fecha-hora, fórmula, casilla de verificación y más. Aunque la mayoría de estos tipos de campo se sincronizan con HubSpot, no todos se sincronizan tan fácilmente como cabría esperar.
Por lo tanto, es importante entender lo que puede causar contratiempos en la integración cuando se trata de sincronizar las propiedades de HubSpot con los campos de Salesforce;
¿Se sincronizará el tipo de propiedad de selección desplegable de HubSpot con el tipo de campo de lista de selección de Salesforce?
Sí. Pero, HubSpot no tiene la función de valor de lista de selección inactiva que tiene Salesforce. Cuando se integra con HubSpot, los valores de la lista de selección que ya no son necesarios deben eliminarse y sustituirse en lugar de establecerse como inactivos. De lo contrario, los valores de lista de selección inactivos se sincronizarán con HubSpot y causarán un error de sincronización, ya que Salesforce ya no los reconoce como valores de lista de selección activos.
¿Cómo sabré si hay un problema con la asignación de campos?
Los problemas de mapeo de campos se muestran y explican en la configuración de mapeo de campos para cada objeto mapeado entre HubSpot y Salesforce.
HubSpot en Salesforce: Uso de la página Visualforce
Una de las mayores preocupaciones en torno a la integración Hubspot-Salesforce es cómo actuará el equipo de ventas sobre los datos que el marketing está recopilando en HubSpot. Por suerte, esta integración está diseñada con un fuerte enfoque en la alineación de ventas y marketing.
;
Cuando se instala la integración en Salesforce, se crea una página Visualforce para los objetos Lead, Contact, Account y Opportunity. Estos se pueden utilizar en los diseños de página de Salesforce para permitir un acceso rápido y sencillo a HubSpot.
¿Qué puedo hacer en Salesforce utilizando la página Visualforce de HubSpot?
HubSpot actualiza con frecuencia las funciones disponibles utilizando la página Visualforce. Manténgase atento a las características de HubSpot Embed para conocer las últimas capacidades.
;
En el momento de escribir esta guía, puedes:
- Ver la línea de tiempo del registro del objeto y cualquier objeto asociado en Salesforce.
- Ver la línea de tiempo del registro del objeto y cualquier objeto asociado en Salesforce
- Inscribir el objeto en un flujo de trabajo y ver cualquier inscripción de flujo de trabajo anterior.
- Ver las propiedades y el historial de propiedades del registro de objetos
- Reservar reuniones directamente en HubSpot a través de Salesforce (BETA)
- Inscribir contactos en una secuencia a través de Salesforce (BETA).
¿Cómo añado la página Visualforce de HubSpot a los diseños de página de Salesforce?
La página Visualforce se añade en Salesforce en Configuración;
1. Abra el objeto al que desea añadir la página Visualforce.
2. Vaya a Diseños de página.
3. Abra un Diseño de Página y navegue hasta Páginas Visualforce en el editor de páginas en la parte superior de la pantalla.
4. Añade una nueva Sección y nómbrala «HubSpot Intelligence» Configura esta sección como un diseño de 1 columna.;
5. Busca la página Visualforce de HubSpot Intelligence y arrástrala a la nueva Sección. Haga clic en la llave inglesa en la esquina de la página Visualforce y ajuste la altura a 350 y habilite las barras de desplazamiento.
6.Guarde la página. Guarde la página y repita este proceso para cada Diseño de página deseado en los objetos Cliente potencial, Contacto, Cuenta y Oportunidad.
Preparación para la integración HubSpot-Salesforce
Higiene y limpieza de datos
Antes de integrarse con HubSpot, dedique algún tiempo a evaluar la limpieza actual de los datos, las fuentes de datos y la salud general de sus datos. Si no inviertes el tiempo en la limpieza de datos ahora, pronto tendrás datos sucios en dos sistemas en lugar de uno.
Si no inviertes el tiempo en la limpieza de datos ahora, pronto tendrás datos sucios en dos sistemas en lugar de uno;
Si usted ha acumulado años de deuda técnica, y no está seguro acerca de los orígenes de la mayoría de sus datos, o siente que tiene grandes cantidades de datos duplicados o registros inexactos o incompletos, es en su mejor interés para limpiar eso antes de instalar la integración.
Para evaluar la calidad de sus datos, cree y ejecute informes de duplicados en Salesforce y complete una evaluación de la salud. Si determina que tiene muchos problemas con los datos, considere detener el proceso de instalación de la integración hasta que tenga la oportunidad de limpiar sus datos.
Gestión de cambios
Una vez que tenga sus datos en orden, deberá asegurarse de comunicar a otros propietarios de sistemas de su organización y a los usuarios finales de Salesforce que está integrando una nueva plataforma con Salesforce. De este modo, los demás propietarios de sistemas sabrán a dónde van y de dónde vienen los datos, lo que ayudará a seguir fomentando la alineación y la colaboración a nivel interno.
Además, comunique los próximos cambios a los usuarios finales afectados. Para comunicarlo mejor, comparta una actualización centrada en el valor con sus equipos de ventas, marketing e inteligencia empresarial.
Esta actualización debe incluir ejemplos de cómo HubSpot va a mejorar su día a día y la experiencia general del cliente. Destaca dos o tres formas en las que HubSpot supondrá una mejora para la organización y proporciona un plazo estimado para la formación y la implementación. Dar pistas a tu equipo desde el principio minimizará cualquier desafío que pueda surgir durante la implementación;
Configuración de la integración y asignación de campos
HubSpot y Salesforce están conectados por un usuario de Salesforce, llamado usuario de integración. El usuario de integración crea un puente entre HubSpot y Salesforce para que HubSpot pueda acceder a los datos. Con este usuario evitamos tener que utilizar API personalizadas para comunicarnos entre sistemas. Cubriremos más sobre el usuario de integración más adelante.
Por ahora, hablemos de la frecuencia con la que se sincroniza la integración HubSpot-Salesforce. La sincronización se produce cada 15 minutos. Eso significa que los datos sincronizables que se actualicen en HubSpot y Salesforce se sincronizarán a los 15 minutos de ser actualizados;
Los datos «sincronizables» se basan en la configuración de sincronización (de la que hablaremos a continuación), la configuración de integración en Salesforce, las listas de inclusión de HubSpot y los tipos de campo de Salesforce (más información sobre todo ello más adelante).
Lo más importante que hay que entender sobre la integración son las reglas de sincronización para cada campo incluido en la integración. Así que, vamos a sumergirnos en eso ahora.
Cuando instales la integración HubSpot-Salesforce, se establecerá la asignación predeterminada para cada campo. Esto se denomina regla de sincronización. Existen varios tipos de reglas de sincronización:
- Preferir Salesforce a menos que esté en blanco: Esta configuración de sincronización sólo actualizará el campo en Salesforce desde HubSpot si no hay ningún valor para el campo en Salesforce. Pero, una vez que el campo ha sido configurado la primera vez, HubSpot ya no puede editarlo. Es muy importante que te fijes en los campos que están prefiriendo Salesforce. Si está utilizando un campo de estado de plomo o las propiedades de la etapa del ciclo de vida y esta configuración está habilitada, HubSpot no podrá actualizar el valor de esta propiedad.
- Usar siempre Salesforce: esta configuración de sincronización significa que, independientemente de si la propiedad está en blanco o no, no desea que HubSpot actualice este campo. Esto significa que sólo Salesforce puede poner nuevos datos en este campo y HubSpot no puede cambiarlo.
- Sólo Salesforce puede poner nuevos datos en este campo y HubSpot no puede cambiarlo
- Sincronización bidireccional: Esta es la mejor configuración de sincronización para la mayoría de los campos porque HubSpot y Salesforce pueden actualizarlo. Siempre tendrá el valor más reciente.
- Sincronización bidireccional
- No sincronizar: Utilízalo si no quieres que los datos de este campo se compartan entre HubSpot y Salesforce. Si se trata de un campo predeterminado en el que no puedes eliminar la asignación, puedes hacer clic en editar asignación y seleccionar no sincronizar. Entonces, este campo no se sincronizará. No podrá eliminar la asignación, ya que es una asignación estándar, pero puede elegir no sincronizarla.
Después de haber instalado la integración, querrás pasar por cada campo que se sincroniza entre HubSpot y Salesforce y confirmar la dirección de sincronización y la configuración de sincronización.
Instalación de la integración HubSpot-Salesforce
Creación de un usuario de integración
Antes de instalar la integración HubSpot-Salesforce, necesitas crear el usuario de integración. El usuario de integración es el perfil de usuario que HubSpot utiliza para iniciar sesión en Salesforce – este perfil de usuario será el usuario que tiene acceso que HubSpot necesita en Salesforce. Cualquier cosa que desee que HubSpot pueda hacer, ver o cambiar en Salesforce, este perfil de usuario tendrá acceso para hacerlo;
Una buena práctica para crear el perfil de Salesforce para el usuario de integración es crear un clon del perfil del administrador del sistema y parsearlo hasta el usuario de HubSpot. Algunas personas optan por utilizar un administrador del sistema existente como el usuario de integración, pero es una mejor práctica utilizar un usuario de integración dedicado.
Todos los cambios realizados por HubSpot se mostrarán como ediciones realizadas por el usuario de integración. Si este es un usuario existente de Salesforce, será imposible distinguir lo que ese usuario cambió y lo que HubSpot cambió en Salesforce. Mientras que un usuario de integración dedicado que esté mapeado como el usuario de integración de HubSpot mostrará las ediciones realizadas por HubSpot como el usuario de integración dedicado, lo que significa que podrás identificar fácilmente los cambios realizados por HubSpot en Salesforce.
Además, desde una perspectiva de calidad y retención de datos, es bueno tener un usuario dedicado, para no cambiarlo si el administrador del sistema abandona la organización.
Para crear el usuario de integración, cree un nuevo usuario en Salesforce. Utilice un clon del perfil Administrador del sistema con los permisos específicos necesarios para HubSpot. Una vez que haya creado el usuario de integración, estará listo para utilizar las credenciales para instalar la integración HubSpot-Salesforce y conectar Salesforce a HubSpot.
¿Puedo utilizar un administrador del sistema existente como usuario de integración de HubSpot?
Aunque puedes, no es recomendable. Ten en cuenta que todo lo que se actualice en Salesforce por HubSpot aparecerá como completado por el usuario de integración. Si está utilizando una cuenta de administrador general para el usuario de integración, ese administrador mostrará como completado todo lo que haga en Salesforce, así como todo lo que HubSpot haga en Salesforce. Esto puede crear problemas a la hora de auditar los cambios realizados.
¿Puedo utilizar un usuario de integración para HubSpot que utilice para otras integraciones de Salesforce?
De nuevo, aunque se puede, no es recomendable. Los cambios de todas las integraciones conectadas se mostrarán como completados por el mismo usuario. Esto hará que sea imposible saber qué integración realizó actualizaciones en Salesforce.
Utilización de la sincronización selectiva y la lista de inclusión de HubSpot
Al integrar HubSpot y Salesforce, tendrás que decidir si quieres que todos los datos de HubSpot estén en Salesforce y viceversa. Si quieres limitar el flujo de datos entre HubSpot y Salesforce, tendrás que utilizar Selective Sync o una Lista de inclusión de HubSpot.
Selective Sync se utiliza para limitar el acceso de HubSpot a los datos de Salesforce. La Sincronización Selectiva se implementa limitando los permisos del Perfil y Rol de Salesforce otorgados al usuario de integración de HubSpot.
Lista de inclusión de HubSpot se utiliza para limitar el flujo de datos de HubSpot a Salesforce. Una lista de inclusión es una Lista Activa en HubSpot. Esta lista se añade a la integración HubSpot-Salesforce y controla qué registros pueden sincronizarse desde HubSpot a Salesforce. Esto no controla los datos que se crean en HubSpot desde Salesforce, controla qué registros tendrán actualizaciones sincronizadas entre HubSpot y Salesforce y qué registros creará HubSpot en Salesforce.
¿Cuándo debo utilizar Selective Sync para la integración HubSpot-Salesforce?
Utilice Selective Sync cuando necesite ocultar información de HubSpot. Por ejemplo, los datos protegidos por la HIPAA deben ocultarse con Selective Sync eliminando el acceso a los campos protegidos para el usuario de la integración. A menos que tengas un caso de uso fuerte en el que ciertos datos deban ser ocultados a marketing o HubSpot, no utilices Selective Sync ya que puede crear más problemas de los que resuelve cuando se ejecuta incorrectamente.
¿Cómo debo utilizar una lista de inclusión de HubSpot?
La mayoría de los equipos desean que todos los datos de HubSpot estén en Salesforce cuando estén listos para que el departamento de ventas trabaje. Para ello, cree un flujo de trabajo en HubSpot para indicar cuándo un registro es un cliente potencial cualificado para marketing. A continuación, cree una lista activa que incluya Contactos con Lifecycle Stage = Marketing Qualified Lead o superior y utilícela como Lista de inclusión de HubSpot.
Cómo instalar la integración
Instalar la integración HubSpot-Salesforce es un proceso bastante sencillo. Comienza en el App Marketplace de HubSpot y alterna entre HubSpot y Salesforce hasta que se complete.
Instalación de la integración HubSpot-Salesforce;
Una vez instalada la aplicación, introduce los datos de acceso del usuario de integración y concede a HubSpot el acceso necesario para la integración. Instala el paquete gestionado en Salesforce y concede acceso a todos los usuarios. Esto les permitirá a todos los usuarios ver la página Visualforce de HubSpot una vez añadida a Diseños de página.
Resumen
Mover el equipo de marketing a HubSpot desde Pardot (Account Engagement), Marketing Cloud, Marketo o cualquier otra herramienta de automatización de marketing debería ser una transición emocionante, y esperamos que esta guía le ayude a garantizar que sea fácil. Si bien cada nueva integración a Salesforce presenta riesgos, no se debe temer a la integración de HubSpot.
