10 preguntas que debe hacer al elegir una aplicación de gestión de proyectos de Salesforce

En la última década, las empresas líderes han invertido exponencialmente en la mejora de sus procesos y sistemas de CRM. Los clientes de todo el mundo ahora tienen equipos dedicados que trabajan en la habilitación y automatización de procesos de CRM como ventas, marketing, cotizaciones, generación de contratos, servicio al cliente y más. Se prevé que los ingresos del mercado de CRM alcancen los 40,260 millones de dólares estadounidenses en 2023, con Salesforce manteniendo el liderazgo durante años consecutivos. Dado que las empresas han adoptado cada vez más Salesforce y otras aplicaciones basadas en la nube, existe una necesidad creciente de una aplicación de gestión de proyectos Salesforce bien diseñada que se desarrolle específicamente para Salesforce .

Esto ha llevado a un conjunto exhaustivo de herramientas de gestión de proyectos que se integran con Salesforce, así como a algunas buenas aplicaciones nativas de Salesforce. Con tantas opciones en el mercado, las empresas generalmente tienen dificultades para identificar la mejor opción para ellas. Para ayudarlo a reducir las opciones, hemos elaborado una comparación de las 5 mejores aplicaciones de administración de proyectos nativas de Salesforce .

Si actualmente está buscando una aplicación de gestión de proyectos de Salesforce adecuada, aquí están las 10 preguntas clave que lo ayudarán a tomar la decisión correcta.

¿Qué tan bien se integra con Salesforce?

No hay escasez de herramientas de gestión de proyectos conocidas disponibles: Microsoft Project, Monday.com, Asana, Smartsheet, Basecamp, Wrike, por nombrar solo algunas. Incluso puede encontrar muchas aplicaciones gratuitas de gestión de proyectos . Estas soluciones independientes ofrecen una gran funcionalidad por sí mismas, sin embargo, habrá algunas limitaciones al usarlas junto con Salesforce.

Primero, deberá crear integraciones personalizadas a través de la API de Salesforce con la ayuda de los administradores o consultores de Salesforce. También deberá ocuparse de la seguridad de los datos, ya que sus datos se enviarán y almacenarán fuera de Salesforce. E incluso después de eso, es posible que solo haya un intercambio de datos limitado entre los dos sistemas y una falta de transferencia de datos en tiempo real debido al uso de llamadas API en lotes. Por último, pero no menos importante, por lo general, estas soluciones externas ofrecen integración de Salesforce solo en sus planes más costosos.

Por lo tanto, en lugar de intentar integrar una aplicación independiente con Salesforce, el mejor escenario es buscar proveedores de software que sean expertos en Salesforce y que se centren en la creación de soluciones para Salesforce.

Existen varios beneficios clave al elegir una aplicación de gestión de proyectos nativa de Salesforce como Inspire Planner :

• En primer lugar, no es necesaria ninguna integración porque dichas aplicaciones se encuentran en Salesforce y funcionan a la perfección con sus objetos estándar y personalizados. Y dado que la aplicación y sus datos se almacenan en Salesforce, se beneficia de la infraestructura, el potencial de escalabilidad y los estándares de seguridad de Salesforce.
• En segundo lugar, tiene toda la flexibilidad para personalizar fácilmente su aplicación de gestión de proyectos Salesforce agregando campos personalizados, objetos, flujos de trabajo y más.
• En tercer lugar, sus proyectos se pueden asociar con cualquier otro objeto de Salesforce, como Cuentas, Oportunidades, Campañas, Casos y más.
• En cuarto lugar, las aplicaciones nativas le brindarán la capacidad de informar de manera precisa y sin problemas sobre todos sus datos en tiempo real mediante la utilización de informes y paneles estándar de Salesforce.
• Por último, pero no menos importante, puede utilizar una potente automatización en su beneficio a través de Process Builder o Flows. Cubriremos este punto con más detalle más adelante en el artículo.

¿Qué tan intuitiva es esta aplicación de gestión de proyectos de Salesforce para los usuarios finales?

Independientemente de la aplicación de gestión de proyectos de Salesforce que utilice, solo será eficaz siempre que su equipo la adopte por completo. Por lo tanto, es muy importante que la solución elegida sea intuitiva para sus usuarios a fin de lograr una adopción exitosa del software por parte de su equipo.

La herramienta debe capacitar a sus usuarios con las funciones necesarias como diagramas de Gantt , dependencias de tareas, plantillas de proyectos, carteras y más. Al mismo tiempo, debe tener una interfaz fácil de usar y ofrecer una integración y capacitación de usuarios adecuadas.

En Inspire Planner , invertimos mucho tiempo y esfuerzo en la simplicidad, la facilidad de uso, el manejo de errores y la validación de nuestra solución de gestión de proyectos nativa de Salesforce. Todo esto da como resultado una gran experiencia de usuario.

¿Se integra con las tareas nativas de Salesforce?

Otra característica importante a considerar es si su aplicación de gestión de proyectos de Salesforce se integra con las tareas nativas de Salesforce.

Salesforce ya tiene una funcionalidad de Tareas incorporada que las organizaciones utilizan ampliamente para administrar las tareas pendientes, crear recordatorios, hacer un seguimiento de los prospectos de ventas, etc. Por lo tanto, en lugar de hacer que sus usuarios trabajen desde un lugar en sus tareas personales y lanzar otra aplicación separada cuando trabajan en sus tareas de proyecto, es mejor buscar una aplicación de gestión de proyectos de Salesforce que utilice tareas nativas de Salesforce.

Por ejemplo, cuando asigna tareas de proyecto a usuarios de Salesforce o contactos externos en Inspire Planner , la aplicación crea automáticamente las tareas de Salesforce correspondientes para ellos también, que se sincronizan perfectamente con sus proyectos.

Como resultado, los usuarios que no están interesados en el proyecto general y el diagrama de Gantt pueden trabajar solo desde su pestaña Tareas de Salesforce. Proporciona la flexibilidad para que sus usuarios creen sus propias vistas de lista de las tareas y elijan el diseño más conveniente (vista de tabla, Kanban, vista dividida).

¿Su aplicación de gestión de proyectos de Salesforce admite todas las dependencias de tareas estándar?

Los proyectos generalmente tienen múltiples recursos que trabajan en colaboración. Por lo tanto, es importante que su aplicación de administración de proyectos de Salesforce brinde la capacidad de asociar o relacionar tareas a través de dependencias de tareas. Las dependencias de tareas, o predecesoras, indican cuándo debe comenzar o terminar una tarea en relación con otras tareas.

Tenga en cuenta que la mayoría de las aplicaciones de gestión de proyectos de Salesforce solo ofrecen el tipo de dependencia muy básico de Finish to Start. A diferencia de otras aplicaciones, Inspire Planner le ofrece una verdadera experiencia de gestión de proyectos al admitir cuatro tipos comunes de predecesores:

• Finalizar para comenzar (FS): la tarea B no puede comenzar antes de que finalice la tarea A. Ese es el tipo más popular.

• Comenzar a comenzar (SS): la tarea B no puede comenzar hasta que comience la tarea A. El tipo SS de predecesores no requiere que ambas tareas comiencen al mismo tiempo.

• Finalizar para finalizar (FF): la tarea B no se puede completar hasta que se complete la tarea A. El tipo de predecesores FF no requiere que ambas tareas se completen al mismo tiempo.

• Comenzar a terminar (SF): la tarea A no puede finalizar hasta que comience la tarea B. Ese es el tipo menos común.

Además, puede configurar fácilmente múltiples dependencias de tareas en Inspire Planner simplemente usando la funcionalidad de arrastrar y soltar directamente en el diagrama de Gantt .

La ventaja de utilizar las dependencias de tareas es que su proyecto ahora funciona como una unidad cohesiva. Como resultado, al cambiar las fechas de una tarea, se volverán a calcular automáticamente las fechas de inicio y finalización de todas las tareas de su proyecto en función de estas relaciones predecesoras que haya definido.

¿Cómo maneja la gestión de recursos?

Una aplicación de gestión de proyectos de Salesforce ideal debería proporcionar la capacidad de gestionar la asignación de recursos que trabajan en los proyectos. Le permite ver fácilmente si los recursos están asignados en exceso o por defecto y lo ayuda a encontrar los recursos disponibles para proyectos y tareas nuevos y futuros.

También es importante que pueda administrar las vacaciones de sus recursos y bloquear el tiempo para proyectos futuros desde la misma interfaz.

La herramienta también debería permitirle administrar sus recursos con varios atributos para encontrar los recursos exactos que necesita para proyectos o tareas específicos. Por ejemplo, Inspire Planner ofrece cuatro tipos de atributos de forma predeterminada: certificación, habilidad, región y experiencia. Sin embargo, sus administradores de Salesforce tienen la capacidad de personalizar estos tipos de atributos y agregar otros nuevos. En general, puede crear tantos atributos como necesite y clasificarlos según sus tipos.

¿Cómo realiza un seguimiento del tiempo en su aplicación de gestión de proyectos Salesforce?

Sus recursos deben poder registrar y ver el tiempo que dedicaron a las tareas asignadas del proyecto, mientras que los gerentes deben ver el esfuerzo planificado (tiempo estimado o presupuestado) versus el esfuerzo real invertido en las tareas asignadas. Esto ayuda a sus gerentes de proyecto a medir mejor el esfuerzo planificado para proyectos futuros.

Inspire Planner ofrece varias formas sencillas de realizar un seguimiento del tiempo. Primero, puede aprovechar la función Cronómetro directamente en la vista Tareas de Salesforce.

Alternativamente, puede utilizar el componente Lightning Time Tracking en el diseño de Tareas de Salesforce para registrar el tiempo de una tarea específica.

Sin embargo, muchas personas prefieren registrar el tiempo al final del día o al final de la semana. Para tales casos, Inspire Planner también tiene una página Time Tracker, que proporciona una interfaz de entrada de tipo masivo. A la izquierda, puede ver una lista de todos los proyectos en los que tiene tareas asignadas y todas las tareas para las que ya ha registrado tiempo para esa semana en el lado derecho.

También hemos ampliado nuestro componente de seguimiento de tiempo para que pueda registrar el tiempo no solo en las tareas del proyecto, sino también en cualquier objeto de Salesforce, como cuentas, casos y más. Todos los registros de seguimiento del tiempo se pueden resumir en sus informes de Salesforce.

¿Cómo puede su equipo colaborar internamente y compartir proyectos con contactos externos?

La colaboración en equipo es una de las partes más cruciales de la gestión de proyectos, especialmente con la creciente popularidad del trabajo remoto. Los usuarios de Salesforce tienen la suerte de tener Salesforce Chatter , una poderosa herramienta de colaboración en tiempo real que viene con CRM. Por lo tanto, cuando busque una aplicación de gestión de proyectos que esté completamente integrada con Salesforce, asegúrese de que utiliza plenamente las capacidades de Chatter. Esto permitiría a sus usuarios tener discusiones a través de mensajes y comentarios, compartir documentos y archivos y crear encuestas, mientras reciben notificaciones cuando se actualizan sus proyectos.

Es muy común que también necesite asignar tareas y compartir sus proyectos con personas externas como sus clientes, socios, subcontratistas, etc. Para tales casos, en Inspire Planner puede compartir fácilmente proyectos completos o solo tareas asignadas con sus colaboradores externos. Estas personas pueden ver su proyecto en tiempo real a través de nuestro portal de proyectos externo seguro. Además, también pueden actualizar el estado de sus tareas, especificar el esfuerzo real y dejar un comentario a su jefe de proyecto, que se actualizará automáticamente en su proyecto en Salesforce.

En Inspire Planner , puede compartir sus proyectos con tantos colaboradores externos como desee, ya que no necesitan licencias de Salesforce o Inspire Planner y, como resultado, no hay ningún costo adicional para usted.

Otras formas de compartir proyectos externamente incluyen exportar sus proyectos en un archivo de Excel con un formato agradable o imprimirlos en PDF. Si bien los diagramas de Gantt suelen ser difíciles de imprimir, con Inspire Planner puede acercar o alejar sus diagramas y resumir sus tareas (especialmente cuando ya están completadas), lo que facilita la impresión del formato.

Además de eso, también tiene una funcionalidad incorporada para enviar correos electrónicos directamente desde la aplicación.

¿Puede automatizar procesos en su aplicación de gestión de proyectos Salesforce?

Hay tres escenarios de automatización típicos que harán que su trabajo sea mucho más eficiente, así que asegúrese de que su aplicación de gestión de proyectos Salesforce los admita.

Primero, la herramienta debe brindarle la capacidad de crear fácilmente plantillas de proyectos, lo que le ahorrará a su equipo mucho tiempo creando nuevos proyectos manualmente. Para proyectos más complejos, también es útil comprobar si puede combinar varias plantillas en un proyecto principal (función de costura de plantillas).

En segundo lugar, su aplicación de gestión de proyectos de Salesforce debería poder lanzar automáticamente nuevos proyectos desde una plantilla (por ejemplo, lanzar una plantilla de incorporación de clientes específica cuando una oportunidad pasa a la etapa Cerrada / ganada). Por lo general, puede utilizar Process Builder o Flows para crear dichas automatizaciones en función de diferentes criterios y aplicarlas a diferentes objetos en Salesforce.

En tercer lugar, también debe tener la capacidad de predefinir un rol que trabajará en cada tarea del proyecto (por ejemplo, gerente de proyecto, analista de negocios, desarrollador de software, etc.) y luego asignar tareas automáticamente a los recursos de su proyecto en función de sus roles.

¿Qué tan buena es la capacidad de generar informes y cuadros de mando sobre sus proyectos?

Una herramienta de gestión de proyectos madura estaría incompleta sin proporcionar capacidades avanzadas de presentación de informes. La administración debe tener la oportunidad de examinar fácilmente métricas como la utilización de recursos, el resumen de la cartera, el resumen de los hitos, el deslizamiento del proyecto, las comparaciones del estado de las tareas, etc.

Afortunadamente, Salesforce ya ofrece informes y paneles avanzados, por lo que su aplicación de gestión de proyectos de Salesforce los utiliza mejor. De esta manera, su usuario podrá crear y editar fácilmente informes potentes basados en todos los datos disponibles.

Una buena herramienta de gestión de proyectos también debería proporcionar una vista panorámica del estado de varios proyectos al mismo tiempo. Con Inspire Planner , las carteras le permiten ver un conjunto de proyectos en un solo diagrama de Gantt combinado, al mismo tiempo que muestra un resumen de información general del proyecto que incluye su estado, duración, fechas de inicio y finalización,% completado, hitos del proyecto y principales KPI.

¿Qué tipo de soporte, documentación y capacitación se brinda?

Es inevitable que, en algún momento, necesite obtener ayuda con su aplicación de gestión de proyectos Salesforce. Puede ser solo una pregunta simple sobre una función en particular o su caso de uso específico, o puede que necesite enviar un ticket sobre algún error.

Compruebe qué opciones se ofrecen cuando necesita asistencia (¿sistema de gestión de tickets? ¿Correo electrónico? ¿Teléfono? ¿Chat en vivo? ¿Base de conocimientos?) Y cuál es el tiempo de respuesta esperado. Siempre es una buena idea leer los comentarios de los clientes y prestar atención a lo que los clientes dicen sobre el soporte del proveedor.

Desafortunadamente, algunos proveedores no se enfocan mucho en mejorar su base de conocimientos y mantenerla actualizada, lo que probablemente será un problema para usted como usuario final a largo plazo. Entonces, antes de comprometerse con una aplicación en particular, asegúrese de verificar qué documentación está disponible en suBase de conocimientos , si contiene guías paso a paso con capturas de pantalla, si hay videos de ayuda en YouTube, etc.

Esperamos que la lista de preguntas anterior le ayude en el camino de identificar la mejor aplicación de gestión de proyectos de Salesforce para su organización. Y si cree que Inspire Planner puede ser una buena opción, pruébelo gratis durante 30 días .

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Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://inspireplanner.com/blog/choosing-salesforce-project-management-app/