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Seamos realistas: el trabajo mundano y repetitivo puede ser un lastre. De hecho, el 77 % de los trabajadores de escritorio dicen que la automatización de las tareas rutinarias mejoraría su productividad. Sin embargo, el 52% de las empresas todavía tienen demasiados procesos y tareas manuales. La automatización empresarial puede ser la clave para cerrar esta brecha.
La automatización empresarial conduce a clientes leales , empleados más felices, mejor eficiencia y ahorro de costos. ¿Y qué mejor manera de trazar un camino hacia la automatización empresarial que aprender de aquellos que ya lo han hecho? ¿No está seguro de por dónde empezar con la automatización? Esto ayudará .
En un informe para Salesforce , IDC entrevistó a más de 1600 líderes empresariales y de TI, en varias industrias en Asia, Europa, América del Norte y América del Sur, sobre cómo han tenido éxito con la automatización en sus empresas. A partir de esta investigación de IDC, aquí hay cinco consejos que puede usar para ayudar a incorporar la automatización en su propia práctica.
Acelere la automatización como los profesionales
Escuche a más de 1600 líderes empresariales y de TI de todo el mundo sobre las tendencias de automatización y lo que pueden hacer por su empresa.
Sugerencia 1: Genera impulso en un área y luego expande a toda la empresa
Los mejores procesos candidatos tienen pasos repetitivos, un alto volumen de tareas y datos de múltiples sistemas. Elegir un proceso maduro que haya sido probado y ajustado con el tiempo es su mejor apuesta. Si un proceso cambia con frecuencia o implica un análisis cualitativo, probablemente no sea un buen candidato para la automatización. Estos son los pasos para ayudarlo a comenzar.
1. Investiga
Para empezar, deberá determinar:
Qué proceso quieres transformar
Cuánto se tarda
Personas y departamentos involucrados
Sistemas y datos que posibilitan el proceso
2. Cuantificar los costos
Sume los costos del proceso que desea automatizar en todos los departamentos involucrados o afectados. Algunas cosas para pensar en este paso:
¿Cuánto más le cuestan las ineficiencias en tiempo extra del personal?
¿Está pagando por envíos acelerados?
¿Está contabilizando las horas extra de los contratistas?
¿Existen costes negativos en la experiencia del cliente?
3. Definir el estado deseado
Para definir su estado deseado, deberá ingresar a los detalles de su proceso automatizado. Aquí hay algunas preguntas para hacer:
¿Cómo será su nuevo proceso?
¿Quién debería estar involucrado?
¿Cuánto tiempo debe tomar el proceso automatizado?
Recuerde incorporar los comentarios de los clientes en este paso.
4. Elige las herramientas adecuadas
Al elegir herramientas de automatización empresarial, es importante seleccionar proveedores con una reputación estelar en procesos comerciales y automatización de flujos de trabajo, que también pueden actuar como sus asesores comerciales de confianza. Algunas preguntas para empezar a rodar:
¿Qué dicen los clientes (o clientes descontentos) sobre las herramientas?
¿Tiene las características que su equipo necesita para tener éxito?
¿Ofrece incorporación y atención al cliente durante toda la vida útil del servicio?
SUGERENCIA PROFESIONAL: asegúrese de que la herramienta integre sus datos existentes y automatice los procesos con clics en lugar de una codificación extensa.
5. Probar, implementar, evaluar
Ahora que ha seleccionado una herramienta y automatizado su proceso, está listo para comenzar. Por supuesto, deberá probar su nuevo proceso antes de implementarlo. Así es como descubrirá si necesita refinarlo o modificarlo.
Finalmente, haga un balance de las mejoras en las medidas clave. Considere estas preguntas:
¿Cuánto tardan los usuarios en completar los flujos de trabajo automatizados?
¿La experiencia del usuario o del cliente está a la altura de sus expectativas?
¿Sigue siendo el costo un problema?
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Consejo 2: Cree un centro de automatización de excelencia
Un centro de excelencia de automatización (COE) puede marcar la diferencia en su viaje hacia la transformación digital . El objetivo del COE es supervisar el desarrollo y el lanzamiento de sus esfuerzos de automatización . Invite a personas clave de TI y del negocio para ayudar a tomar las mejores decisiones para el futuro.
Así es como puede configurar su COE de automatización para el éxito:
Elige el equipo adecuado. Seleccione a las partes interesadas que adopten el cambio y estén listas para defender las mejoras del proceso. Asegúrese de incluir un director de proyecto y al menos un patrocinador ejecutivo.
Desarrollar un marco de automatización. Para optimizar su inversión en automatización, el COE debe establecer un marco para personas, procesos, sistemas e infraestructura.
Defina una hoja de ruta de automatización. La automatización empresarial no es un evento singular. Cree una hoja de ruta de automatización, un plan de alto nivel que describa los pasos necesarios para implementar pruebas automatizadas, y obtenga la aprobación de las partes interesadas clave.
Ejecutar flujos de trabajo de automatización . Esta es la parte táctica del trabajo del COE. Identifique los puntos débiles, priorícelos y supervise la automatización de procesos.
Mide el éxito. Establezca indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el impacto en la experiencia de los empleados y los clientes, la eficiencia operativa y la rentabilidad.
Consejo 3: automatice los flujos de trabajo de TI para ayudar a los departamentos de TI sobrecargados
Aunque los recursos de TI de calidad son difíciles de encontrar, la acumulación de proyectos sigue aumentando. Recientemente descubrimos que a los departamentos de TI se les pide que entreguen un 41 % más en 2023 que en 2022.
La automatización de procesos de TI repetitivos alivia al personal de TI sobrecargado de trabajo y lo libera para expandir sus esfuerzos en toda la empresa.
Aquí hay algunos procesos con los que la automatización empresarial puede ayudar, para diferentes equipos:
Operaciones de TI : monitoreo de sistemas, seguridad de red, implementación de infraestructura
Servicios de TI : soporte al usuario final, aprovisionamiento de software, soporte de software
Gestión de activos : aprovisionamiento de activos, desmantelamiento, auditoría, informes
Gestión de datos : copia de seguridad y redundancia de datos, limpieza de datos
¿Quién debe participar de TI? Esto es lo que dijeron los responsables de la toma de decisiones sobre automatización:
72% dijo que los desarrolladores de TI
65% dijo operaciones de TI
49% dijo administradores de aplicaciones
42% dijo integradores de sistemas
La TI juega un papel fundamental para asegurarse de que se implementen la estrategia y la visión del negocio. Trabajando en estrecha colaboración con TI, pasamos de 6 a 12 meses de nuestro tiempo de comercialización con nuestros sistemas a solo días con una nueva experiencia de automatización.
Director de la división de gestión patrimonial, servicios financieros
Consejo 4: utilice un enfoque ágil para la automatización empresarial
El enfoque tradicional de “cascada”, en el que el análisis, la especificación, el diseño y las pruebas se realizan de forma secuencial, no funciona bien para la automatización empresarial. Con el enfoque en cascada, es posible que se encuentre cerca de la implementación cuando surja un problema grave, como un diseño que no se puede escalar.
La metodología ágil enfatiza el trabajo en equipo multifuncional y las pruebas continuas. Y aunque la mayoría de los desarrolladores de software la usan, la metodología ágil no es solo para desarrolladores. Su ciclo continuo de planificación, ejecución, evaluación y mejora se puede aplicar a la automatización de procesos comerciales. Una de sus mayores ventajas es que reúne equipos multifuncionales que planifican, prueban, implementan y rediseñan procesos automatizados en ciclos de liberación rápida.
Código bajo, mucho tiempo de comercialización
Elija una plataforma de código bajo que funcione para usted. Nuestra guía lo desglosa todo y describe claramente lo que necesita para comenzar a innovar hoy.
Sugerencia 5: use código bajo para acelerar el tiempo de comercialización
¿A quién no le gusta una integración empresarial y de TI más estrecha? Sin embargo, solo el 56 % de las organizaciones utilizan soluciones de código bajo , un enfoque de desarrollo que requiere poca o ninguna codificación para crear aplicaciones y procesos, para potenciar la automatización.
El desarrollo de software tradicional es largo y costoso. Con una plataforma de desarrollo de aplicaciones de bajo código ( LCAP ), los usuarios empresariales y de TI pueden desarrollar aplicaciones y flujos de trabajo automatizados a través de una interfaz gráfica de usuario ( GUI ) amigable. Esto puede marcar la diferencia cuando el personal de TI está sujeto a presiones o restricciones.
Hay una razón más para optar por el código bajo. Los esfuerzos de automatización empresarial abarcan negocios y TI. Usando código bajo, los usuarios comerciales pueden trabajar en estrecha colaboración con TI para desarrollar modelos de datos y lógica de procesos con solo hacer clic.
Primeros pasos con la automatización empresarial
La automatización empresarial no tiene por qué ser complicada. Con los consejos que ha aprendido, puede comenzar a implementar flujos de trabajo de automatización hoy mismo . Al desarrollar un área, crear un COE, automatizar para sus equipos de TI y usar un enfoque ágil y código bajo, tiene un comienzo saludable para un proceso de automatización empresarial exitoso. Ahora ve a automatizar.
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