Última actualización el 22 de mayo de 2023 por Rakesh Gupta
Gran idea o pregunta duradera:
¿Cómo eliminar registros de Salesforce utilizando Flow?
Objetivos:
Después de leer este blog, podrá:
Comprender la anotación @InvocableMethod
Más información sobre el método database.emptyRecycleBin
Configurar la acción de Apex para eliminar registros de forma permanente de Flow
Configurar el flujo de pantalla con el elemento Eliminar registro
Y mucho más
¿Qué es la eliminación completa?
La eliminación definitiva es la eliminación permanente de los registros especificados de la Papelera de reciclaje. Cuando los datos se eliminan de forma permanente, es casi imposible recuperarlos. Esto generalmente se logra a través de los métodos Database.EmptyRecycleBin .
Al vaciar los contenedores de reciclaje, tenga en cuenta las siguientes reglas y pautas:
Una vez que los registros se eliminan de la Papelera de reciclaje mediante esta llamada, se pueden consultar mediantequeryAll()durante algún tiempo. Por lo general, este tiempo es de 24 horas, pero puede ser más corto o más largo.
Una vez que los registros se eliminan mediante la llamada Database.EmptyRecycleBin , no se pueden recuperar.
Warren Mason es administrador de sistemas en Gurukul on Cloud (GoC). En GoC están utilizando Salesforce Flow para optimizar los procesos de ventas. Warren tiene un requisito para eliminar clientes potenciales sin correo electrónico. Está construyendo un flujo de pantalla:
Descubra todos los clientes potenciales sin correo electrónico
Si bien esto se puede resolver con varias herramientas de automatización como Apex Trigger y otras, usaremos Salesforce Flow y llamaremos a un método de Apex. Para llamar a un método de Apex, agregue el elemento Acción a su Flujo de Salesforce y seleccione una clase de Apex con una anotación @InvocableMethod.
En este artículo, usaremos la llamada clase de base de datos EmptyRecycleBin . Con Database.EmptyRecycleBin es posible borrar los registros de Salesforce. El método EmptyRecycleBin() elimina los registros de la papelera de reciclaje inmediatamente. A partir del lanzamiento de Summer'23 , no es posible acceder directamente al método EmptyRecycleBin desde Flow, por eso estamos usando la clase Apex Invocable.
Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama del proceso a un alto nivel. Dedique unos minutos a revisar el siguiente diagrama de flujo para comprenderlo.
Comencemos a construir este proceso de automatización.
Práctica guiada (nosotros hacemos):
Hay 2 pasos para resolver el requisito comercial de Warren usando ScreenFlow . Debemos:
Cree una clase de Apex y una clase de prueba para eliminar registros de forma permanente de la Papelera de reciclaje.
Flujo de fuerza de ventas
Definir propiedades de flujo para el flujo de pantalla
Agregue un elemento Obtener registros para encontrar todos los clientes potenciales sin dirección de correo electrónico
Agregue un elemento de decisión para verificar los clientes potenciales encontrados o no (del paso 2)
Agregue el elemento Eliminar registros para eliminar clientes potenciales
Agregar acción: llame a Empty RecycleBin Invocable Apex Class
Paso 1: Cree una clase de Apex y una clase de prueba
Ahora, tenemos que comprender una nueva anotación de Apex, es decir, @InvocableMethod. Esta anotación nos permite usar un método de Apex como algo que se puede llamar desde Flow y Apex. Los métodos invocables se llaman con la API REST y se usan para invocar un solo método de Apex. Los métodos invocables tienen valores de entrada y salida dinámicos y admiten llamadas de descripción.
La anotación InvocableVariable identifica una variable de clase utilizada como parámetro de entrada o salida para la acción invocable de un método InvocableMethod. Si crea su propia clase personalizada para usarla como entrada o salida de un método invocable, puede anotar variables de miembros de clase individuales para que estén disponibles para el método.
La anotación de variable invocable admite los modificadores que se muestran en este ejemplo.
La clase EmptyRecycleBin contiene dos variables, una para eliminar un solo registro y otra para manejar la eliminación de varios registros. Siéntase libre de pasar el valor a una o ambas variables según sea necesario.Cree la siguiente clase en su organización.
clase pública EmptyRecycleBin { @InvocableMethod(label='Papelera de reciclaje vacía' description='Eliminar permanentemente los registros de la Papelera de reciclaje.' iconName='slds:estándar:record_delete' categoría = 'Acciones de Apex personalizadas') ejecución de vacío estático público (Lista <Solicitudes> lista de solicitudes) { List<SObject> recordstoDelete = New List<SObject>(); para (Solicitudes req: lista de solicitudes) { if(req.obj != null){ recordstoDelete.add(req.obj); } if(req.listofSObjects != null){ recordstoDelete.addAll(req.listofSObjects); } } if(registrosparaEliminar.tamaño()>0){ Database.emptyRecycleBin(registrosparaEliminar); } } Solicitudes de clases públicas{ @InvocableVariable (descripción ='Aceptar un registro de tipo SObject.' requerido=falso) objeto público SObject; @InvocableVariable (descripción ='Aceptar múltiples registros de un tipo SObject.' requerido=falso) public List<SObject> listofSObjects; }
}
Copie el código deGitHubo instálelo usandoesta URL.
Paso 2.1: Definir propiedades de flujo
Haga clic en Configuración .
En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
Seleccione el flujo de pantalla opción y haga clic en Crear y configurar el flujo.
Se abrirá el diseñador de flujo para usted.
Paso 2.2: Adición de elementos Obtener registros para encontrar clientes potenciales sin correo electrónico
El siguiente paso es usar el objeto Prospecto para encontrar los prospectos sin dirección de correo electrónico.
En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Obtener registros .
Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
Seleccione elobjeto Prospecto de la lista desplegable.
SeleccioneSe cumplen todas las condiciones (Y).
Establecer condiciones de filtro
Fila 1:
Campo : Correo electrónico
Operador : Igual
Valor : {!$ConstanteGlobal.EmptyString}
Cuántos registros almacenar:
Seleccionartodos los registros
Cómo almacenar datos de registro:
Elija la opción para Almacenar automáticamente todos los campos .
Paso 2.3: uso del elemento de decisión para verificar la variable de recopilación de registros (del paso 2)
Ahora usaremos el elemento Decisiónpara comprobar la Variable de recopilación de registros del paso 2para saber si devuelve el cliente potencial o no.
En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
Fila 1:
Recurso: {!Get_Leads}
Operador: es nulo
Valor: {!$ConstanteGlobal.Falso}
Haga clic enListo .
Paso 2.4: Agregar acción: eliminar registros para eliminar clientes potenciales
El siguiente paso es eliminar los clientes potenciales que encontramos en el Paso 2.2. Para ello utilizaremos el elemento Eliminar Registros .
En Flow Designer, debajo del nodo Sí , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Eliminar registros .
Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
Para Cómo encontrar registros para eliminar, seleccione Usar los ID almacenados en una variable de registro o una variable de colección de registros .
Selecciona el {!Get_Leads} de la lista desplegable.
Haga clic en Listo.
Paso 2.5: Adición de una acción para llamar a una clase de Apex invocable
En Flow Designer, haga clic en el icono+ y seleccione el elemento Acción .
Seleccione la clase de Apex invocableEmptyRecycleBin .
Ingrese un nombre en el campo Etiqueta : el nombre de la API se completará automáticamente.
Establecer valores de entrada:
Objeto para “listofSObjects” (Entrada) : Lead
Objeto para "obj" (Entrada) : Plomo
Almacenar valores de entrada
listofSObjects : {!Get_Leads}
Haga clic enListo .
Al final, Warren's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:
Una vez que todo se vea bien, guarde el flujo.
Prueba de concepto
Creé 201 clientes potenciales sin una dirección de correo electrónico para probar el flujo anterior.
Ahora ejecute el flujo de pantalla y espere a que se complete el flujo.
Vuelva a la Papelera de reciclaje para asegurarse de que los clientes potenciales se hayan eliminado definitivamente.
Evaluación formativa:
¡Quiero saber de ti!
¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.
Esta es una traducción que desde EGA Futura ofrecemos como cortesía a toda la Ohana y comunidad de programadores , consultores , administradores y arquitectos de Salesforce para toda Iberoamérica .
El enlace a la publicación original, lo encontrarás al final de este artículo.
…
Actualizaciones de integración de plataforma para desarrolladores | Aprende Moar Verano '23 | Blog de desarrolladores de Salesforce
¡Únase a nosotros para Release Readiness Live esta semana! Los expertos en productos y los defensores de los desarrolladores analizarán y demostrarán las nuevas funciones en el lanzamiento de Summer '23 y, al final de nuestra transmisión, responderemos sus preguntas. Sintonice a las 9 am PT el 19 de mayo para la sesión de desarrolladores. ¿No puedes unirte a nosotros en vivo? La grabación se publicará unas horas después de que finalice la transmisión.
Introducción
El verano finalmente está aquí, y para nosotros los desarrolladores, ¡eso significa un nuevo y emocionante lanzamiento! Exploremos las próximas características que trae la versión Summer '23 para los desarrolladores centrados en la integración de plataformas.
Consultas SOQL anidadas en API
A partir de la API de la plataforma de Salesforce v58.0, SOQL ahora admite consultas de relación que atraviesan hasta cinco niveles de registros primarios y secundarios . Anteriormente, solo se admitía un nivel. Esta característica está disponible para objetos estándar y personalizados, y está limitada a consultas realizadas a través de llamadas de consulta REST y SOAP.
Probémoslo probando una relación padre-hijo de cuatro niveles usando la API REST con la siguiente consulta:
La llamada API ahora devuelve los registros anidados solicitados en la siguiente jerarquía: Cuenta (Nivel 1) → Contacto (Nivel 2) → Caso (Nivel 3) → Comentarios del caso (Nivel 4).
Credenciales con nombre en Connect API
Otra característica útil introducida en esta versión es la capacidad de administrar credenciales con nombre tanto desde la API REST de Connect como desde la API de Connect . Ya no necesita interrumpir su configuración para crear credenciales a través de la interfaz de usuario; ahora, se puede hacer programáticamente,
Por ejemplo, puede recuperar la lista de todas las credenciales con nombre existentes realizando la siguiente llamada a la API:
GET /services/data/v58/named-credentials/named-credential-setup
Alternativamente, puede usar Apex con lo siguiente:
También puede crear credenciales con nombre mediante programación con la API y Apex. Este es un ejemplo de cómo hacerlo con Apex:
Podrá contar la cantidad de registros que coinciden con ciertos criterios, calcular el ingreso promedio en todas las cuentas o ver la cantidad total de todas las oportunidades.
Se admiten las siguientes funciones agregadas:
avg : devuelve el valor promedio de un campo numérico
count : devuelve el número de resultados que coinciden con los criterios de consulta
countDistinct : devuelve el número de valores de campo distintos y no nulos que coinciden con los criterios de consulta
grouping : especifica si se utiliza un campo al componer el grupo; usar con el argumento de consulta groupBy y el tipo ROLLUP o CUBE
max – Devuelve el valor máximo de un campo
min – Devuelve el valor mínimo de un campo
sum : devuelve la suma total de un campo numérico
Echemos un vistazo a una consulta de ejemplo. La siguiente consulta calcula el ingreso anual promedio de todas las cuentas, agrupadas por industria. Tenga en cuenta que estamos usando el campo aggregate en uiapi en lugar de query , lo que nos permite aprovechar las funciones agregadas.
A continuación, una consulta de GraphQL utilizando la función de agregado promedio y la función de agrupación.
También puede realizar consultas tradicionales dentro de la misma solicitud:
El nuevo adaptador de Salesforce Connect para GraphQL actúa como un cliente para integrar datos de fuentes externas que exponen sus capacidades a través de GraphQL. Lo hace de una manera de copia cero al hacer llamadas en vivo a los puntos finales de la API cuando una acción del usuario o del sistema requiere registros específicos. Solo los datos necesarios para esa acción en particular se consultan a través de GraphQL y Salesforce Connect no almacena ni almacena en caché los registros devueltos por el servidor. Además, este adaptador incluye extensiones especiales para AWS AppSync y brinda acceso sin inconvenientes a Amazon RDS.
Para aprovechar este nuevo adaptador, simplemente cree una nueva fuente de datos externa y seleccione el tipo GraphQL .
Apex publica devoluciones de llamada en eventos de la plataforma
Con el lanzamiento de Summer '23, ahora puede realizar un seguimiento de la publicación de eventos de la plataforma utilizando Apex Publish Callbacks . Con esta nueva versión, puede obtener el resultado final de una llamada EventBus.publish a través de una devolución de llamada de publicación de Apex que implemente. Esto le da la opción de realizar un seguimiento de los errores o los éxitos para recibir el resultado final de la publicación. En función de ese resultado, puede decidir qué acción tomar, como intentar volver a publicar eventos fallidos, por ejemplo.
Para realizar un seguimiento de un evento fallido publicado, escriba una clase de Apex e implemente la interfaz EventBus.EventPublishFailureCallback . Si la operación asincrónica falla, se invocará el método onFailure . El parámetro result contiene los valores del campo EventUuid para cada evento fallido, pero no incluye los datos del evento en sí.
Para realizar un seguimiento de las publicaciones de eventos exitosas, escriba una clase de Apex e implemente la interfaz EventBus.EventPublishSuccessCallback . Debido a que la mayoría de las llamadas de publicación suelen tener éxito, el procesamiento de publicaciones de eventos exitosas probablemente no sea una preocupación. Observe siempre los límites de rendimiento y del gobernador de Apex cuando procese este tipo de resultado.
Como práctica recomendada, siempre cree eventos usando sObjectType.newSObject , ya que esto incluye un EventUuid que puede usar para rastrear el evento. Al crear eventos con este enfoque, recomendamos no publicar el mismo evento más de una vez para evitar duplicaciones EventUuid .
Métricas mejoradas para eventos de plataforma
Con esta actualización, ahora puede obtener métricas de uso de eventos mejoradas para eventos de plataforma consultando el objeto PlatformEventUsageMetric . Esto le permite agregar datos de uso por nombre de evento y determinar qué evento consume más de sus asignaciones. Además, puede agrupar el uso por cliente para descubrir cuántos clientes se suscribieron a un evento en particular y cómo se distribuye el uso de entrega de eventos entre los clientes. Además, utilice agregaciones granulares de tiempo de períodos diarios, por hora y de 15 minutos para segmentar los datos de uso para obtener información más detallada.
Cuando consulta PlatformEventUsageMetric , puede usar estos nuevos campos: EventName , Client , EventType y UsageType .
La siguiente consulta de ejemplo devuelve el uso de eventos por hora para eventos entregados entre el 1 y el 2 de abril en horario UTC. También agrega los resultados en intervalos de una hora según lo especificado por el campo TimeSegment . Dado que los campos EventName y Client se especifican en la consulta, los resultados se agruparán por evento y cliente.
= 2023-04-01T00:00:00.000Z AND EndDate
Un resultado de muestra de la consulta anterior sería similar al siguiente, incluirá datos de uso para todos los eventos, Order_Event__e y AccountChangeEvent .
Para obtener más información sobre esta función, consulte la documentación .
Acción HTTP en flujo: GET es GA, POST es Beta
HTTP Callout ahora está generalmente disponible para solicitudes GET , lo que le permite traer datos externos a Flow Builder sin ningún código. Usted crea una acción de Llamada HTTP desde dentro de Flow, que puede llamar a cualquier API de servicio basado en la web. Después de agregar los detalles de la API, Flow Builder genera una acción de llamada reutilizable que puede usar para diferentes flujos y en todo Salesforce.
Para ponerlo en uso, desde el elemento Acciones, seleccione Crear llamada HTTP .
Junto con GA, hemos incluido algunos cambios desde la última versión que agilizan el proceso de configuración.
Ahora puede editar una acción de llamada HTTP de forma declarativa. Las API cambian regularmente, por ejemplo, cuando se agrega un nuevo campo obligatorio a un sistema externo. Anteriormente, para editar la acción de llamada HTTP reutilizable, modificó la especificación de API generada automáticamente, lo que requería conocimientos de JSON. Ahora, puede editar la acción con clics en el menú de configuración de Servicios externos.
También se simplificó la configuración de la estructura de datos de la respuesta de la API. Proporciona una respuesta de API de muestra y Flow infiere los tipos de datos y analiza el JSON para que los datos se puedan utilizar en los flujos. Anteriormente, si necesitaba cambiar los tipos de datos inferidos, editaba el propio JSON. Ahora, selecciona los tipos de datos del campo con clics. Ahora también se admiten los tipos de datos de fecha, fecha/hora y booleano.
Como bonificación adicional, obtiene mensajes de error más intuitivos al crear su acción de llamada HTTP para ayudar a resolver el error y evitar problemas en el tiempo de ejecución.
Y si no puede OBTENER suficiente con HTTP Callout, ahora puede usar el método POST (Beta) para enviar datos de Salesforce a un servidor externo en Flow Builder. Por ejemplo, una nueva cuenta en Salesforce activa un flujo que crea una factura en un sistema externo. Seleccione POST (Beta) , ingrese un cuerpo de solicitud JSON de muestra que la API espera al configurar la llamada HTTP, y Flow infiere la estructura de datos externos.
Aprende MOAR
Guau, ¡son bastantes nuevas características de integración de plataforma para probar! Confío en que facilitarán la vida de muchos desarrolladores. ¡Pero hay más por descubrir! Lo invito a explorar nuestras otras publicaciones de blog para conocer las últimas actualizaciones de LWC, Mobile, MuleSoft y Tableau.
Nuestros gerentes de producto y defensores de desarrolladores están de vuelta para compartir las últimas características y funcionalidades que llegarán en Summer '23. Para ayudarlo a desarrollarse más rápido, hay una gran cantidad de contenido nuevo del equipo de relaciones con desarrolladores que cubre sus nuevas funciones favoritas. ¡Asegúrese de consultar Release Readiness Live el viernes 19 de mayo a las 9:00 a. m. PST, y lea lo último en el blog de desarrolladores de Salesforce para conocer más innovaciones relacionadas con desarrolladores en el lanzamiento de Summer '23!
¡Explore los trailmixes de Trailhead con aspectos destacados de lanzamiento clave para desarrolladores o administradores, o ambos!Siga y complete un trailmix de Learn MOAR Summer '23 para administradores o desarrolladores para obtener una insignia exclusiva de la comunidad.
Otras lecturas
Sobre el Autor
Julián Duque es un defensor principal de desarrolladores en Salesforce, donde se enfoca en Node.js, JavaScript y desarrollo backend. Le apasiona la educación y el intercambio de conocimientos y ha estado involucrado en la organización de comunidades tecnológicas y de desarrolladores desde 2001.
Los eventos recientes en la industria bancaria , como la caída de Silicon Valley Bank (SVB) , han causado conmoción e incertidumbre entre los clientes. Recuperar esa confianza requerirá un enfoque proactivo para administrar los riesgos en la banca y mejorar la forma en que los bancos se comunican con sus clientes.
Al igual que SVB, los bancos con riesgos de concentración (enfocando su negocio en un determinado tipo de empresa) tienen más probabilidades de encontrar problemas de liquidez cuando ocurren eventos como estos.
Esta situación fue más una crisis de confianza que una falta de fuerza o estabilidad en la industria de servicios financieros. Pero muchos clientes bancarios no lo sabían; estaban más centrados en su cobertura de seguro de depósitos a través de la FDIC o en sacar su dinero del mercado para sortear la volatilidad.
A través de una tecnología bancaria mejorada, puede comunicarse de manera efectiva con las partes interesadas internas y externas para navegar por estas situaciones, usar datos para adelantarse al impacto del cliente y unir a sus equipos para generar confianza en el cliente.
¿Está actualizado su plan de crisis?
Descubra cómo puede usar la tecnología para mitigar los riesgos en la banca, responder de manera proactiva durante las crisis y hacer crecer las relaciones con los clientes.
1. Sea transparente con sus partes interesadas
La transparencia es fundamental durante una crisis, ya que lo ayuda a administrar el riesgo en la banca. Mientras las cosas funcionan normalmente, tómese el tiempo para conocer a sus partes interesadas internas y externas. Personalizar sus interacciones con las partes interesadas ayuda a construir una relación más sólida con sus clientes, crear una confianza más profunda y, en última instancia, retener su base de clientes si algo sale mal.
Tómese el tiempo para conocerlos regularmente para que pueda saber cómo comunicarse mejor con ellos. ¿Necesita responder a una crisis en tiempo real? Este conocimiento inicial lo ayudará a segmentar rápidamente su base de clientes, identificar a cualquier persona en riesgo (como las empresas basadas en VC, en el caso de SVB) y asegurarles que tiene la situación bajo control.
“Ser transparente también lo ayuda a ofrecer orientación a los clientes que necesitan ser educados sobre la volatilidad del mercado de inmediato, mientras mantiene a raya otras preocupaciones de los clientes”, dijo Amir Madjlessi, director senior y asesor de la industria bancaria en Salesforce.
Obtenga artículos seleccionados solo para usted, en su bandeja de entrada
2. Obtener una visión más clara de los análisis ayuda a gestionar el riesgo en la banca
Como se mencionó anteriormente, centrarse en las relaciones con los clientes puede mejorar las tasas de retención y reducir la rotación. Pero eso es solo una parte de la gestión del riesgo en la banca. Puede usar sus datos para segmentar su base de clientes y seguir sus recorridos de clientes. Esto puede ayudarlo a detectar posibles problemas antes de que se conviertan en una crisis.
Datos y tecnología en la bancapuede ayudarlo a administrar el riesgo y las relaciones. A través de un sistema de datos de clientes unificado, puede obtener una visión más completa de los clientes y su viaje, lo que le permite mantener un libro de negocios saludable.
Las herramientas de datos y análisis pueden ayudarlo a determinar rápidamente el desgaste de los clientes y los flujos de depósitos por diferentes segmentos y si hay una "corrida en el banco".
“El análisis puede ayudarlo a obtener información de un vistazo para ver los impactos en los planes y carteras financieras de los clientes, cómo se están desempeñando y los aumentos o disminuciones en los volúmenes que podrían generar problemas de retención”, dijo Madjlessi.
También puede profundizar en dónde existen los riesgos crediticios, de tasa de interés o de concentración, y crear planes de mitigación para abordar estas situaciones potenciales. El uso de una plataforma de datos unificada para monitorear estas métricas clave puede ayudarlo a administrar el riesgo en la banca.
3. Mejorar la tecnología en la banca puede ayudarlo a comunicarse más rápido y más fácilmente
La agilidad operativa puede ayudar a los bancos a actuar con rapidez y tomar decisiones más inteligentes si surge la volatilidad del mercado. En lugar de depender de una combinación de plataformas, unir las conversaciones, el intercambio de conocimientos y la toma de decisiones en un solo lugar puede ayudar a eliminar la confusión durante una crisis y conducir a una mayor productividad en tiempos saludables.
Cuando crea una cultura de datos y tiene todos los datos necesarios en un solo lugar, puede reunir fácilmente alertas, equipos y conversaciones. También puede alinearse con los problemas, tomar decisiones rápidamente y buscar y compartir conocimientos.
Una ubicación central para procesos y comunicación también puede ayudar con flujos de trabajo automatizados y una resolución de casos más rápida. En una crisis, la tecnología adecuada en la bancapermite acurrucarse y pulular como un equipo para discutir lo que está sucediendo. También puede discutir los impactos del cliente, acordar un mensaje de comunicación consistente y escalar la situación si es necesario.
Cómo los bancos pueden mejorar el servicio al cliente y aumentar la confianza
Puede mejorar la gestión del riesgo en la banca respondiendo rápidamente a las inquietudes, pero también asegurándose de mantener a los clientes contentos y seguros durante los altibajos financieros.
“Los bancos pueden recordar constantemente a los clientes el valor que brindan”, dijo Madjlessi, “no solo en tiempos de crisis, sino durante todo el ciclo de vida del cliente”.
Una mejor tecnología en la banca puede ayudarlo a:
Ser un lugar acogedor para que los clientes vengan a aprender. Comprenda lo que está sucediendo en el mercado para calmar las emociones y evitar que los clientes tomen decisiones precipitadas con respecto a sus cuentas y carteras.
Responder proactivamente a las necesidades de los clientes. Proporcione transparencia y compromisos personalizados para generar confianza en su base de clientes actual. Cree relaciones de apoyo para que los clientes no tengan una experiencia enlatada.
Utilicela tecnología en la bancapara ayudar a automatizar procesos y escalar. Obtener una vista unificada de los datos de sus clientes puede ayudar a crear paneles procesables, monitorear segmentos de clientes y ayudar con la gestión de riesgos en la banca.
Mejora tus procesos de onboarding. La velocidad es importante, especialmente cuando intenta ganarse la confianza del cliente. Un proceso de incorporación fluido puede marcar la diferencia para los clientes que buscan una experiencia bancaria más confiable.
Cumple con las expectativas digitales de tus clientes
Los clientes quieren una experiencia eficiente y fácil de su banco. Nuestra investigación muestra cómo puede utilizar la automatización para brindar rápidamente a sus clientes lo que necesitan.
Administrar sus proyectos dentro de Salesforce garantiza que todos sus datos clave estén disponibles en un solo lugar, con todos los que necesitan la capacidad de acceder a ellos ya en la plataforma y familiarizados con la interfaz de usuario. Además, no es necesario que cree ni mantenga la integración con herramientas de gestión de proyectos externas de terceros. Sin embargo, si está buscando mejorar aún más su juego de gestión de proyectos en Salesforce, la mejor manera de hacerlo sería a través de la automatización. Este artículo lo guiará a través de las mejores formas de automatizar la gestión de proyectos en Salesforce.
La automatización ayuda a su organización a crear valor a través de una reducción del tiempo dedicado a realizar tareas, una reducción del riesgo relacionado con el error humano y la creación de una experiencia optimizada para sus usuarios y clientes.
Las posibilidades son infinitas cuando se utilizan herramientas de automatización de Salesforce listas para usar, como Salesforce Flow, y las aplicaciones de gestión de proyectos de Salesforce adecuadas, como Inspire Planner.
Ejemplos de cómo puede automatizar la gestión de proyectos en Salesforce
Tabla de contenido
Una vez que haya decidido automatizar la gestión de proyectos en Salesforce, la pregunta es ¿Qué automatizamos ?
A continuación se enumeran varios escenarios de automatización de la gestión de proyectos que han demostrado ahorrar tiempo y recursos a las empresas. Estos pueden darle ideas sobre lo que desea automatizar en su organización de Salesforce.
Lanzar proyectos automáticamente con un flujo de Salesforce
Es un escenario común que las empresas necesitan lanzar proyectos a partir de plantillas específicas cuando las Oportunidades pasan a la etapa Cerrado/Ganado. Hacer esto manualmente para cada oportunidad requiere una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo. Además, también deja espacio para el error humano o para que alguien simplemente olvide o retrase un paso.
Con Inspire Planner, una aplicación de gestión de proyectos nativa de Salesforce, puede crear un flujo de Salesforce desencadenado por registro para crear automáticamente un proyecto a partir de una plantilla específica en función de diferentes criterios (por ejemplo, la etapa de oportunidad se actualiza a Cerrado/Ganado).
Este nuevo proyecto heredará de la plantilla todas sus fases y tareas, predecesores, archivos adjuntos, roles de recursos y más.
Entonces, para comenzar, su gerente de proyecto simplemente necesita actualizar la fecha de inicio de su primera tarea y asignar el equipo del proyecto (¡ambos también se pueden automatizar!).
Se puede configurar una automatización similar de Salesforce Flow para lanzar proyectos desde otras etapas de Oportunidades o para otros objetos en Salesforce, como Casos, Cuentas, Pedidos y más.
Automatice la gestión de proyectos en Salesforce con plantillas de proyectos
Si su organización entrega proyectos que siguen procesos estandarizados, puede Automatice la gestión de proyectos en Salesforce configurando plantillas de proyectos y usándolas cada vez que desee configurar un nuevo proyecto en lugar de crearlos desde cero.
Configurar plantillas de proyecto puede ser un proceso simple con la herramienta adecuada. Por ejemplo, en Inspire Planner simplemente debe marcar la casilla de verificación 'Es plantilla' al crear un nuevo proyecto para hacer una Plantilla de proyecto. Y puede crear un número ilimitado de plantillas para diferentes procesos dentro de su organización.
Las plantillas de proyecto permitirán que su software de administración de proyectos de Salesforce haga parte del trabajo más insignificante por usted, permitiéndole a usted y a su equipo concentrar sus esfuerzos en brindar un servicio de alta calidad a sus clientes.
Con Inspire Planner, sus proyectos heredarán la mayor parte de la información requerida de la plantilla, incluidas las tareas, los archivos adjuntos, la duración de las tareas, las fechas de inicio y finalización, los predecesores, los recursos asignados, la prioridad, el esfuerzo planificado, el costo presupuestado, las categorías, las notas y el diseño del proyecto. y Configuración, y más.
Automatice la gestión de proyectos en Salesforce con la asignación de tareas basada en roles
Asignar automáticamente las tareas de su proyecto a los recursos correctos es una manera fácil de automatizar la gestión de proyectos en Salesforce.
Dependiendo de la cantidad de tareas en sus proyectos, esto podría sumar una cantidad significativa del tiempo de sus gerentes de proyecto si se hace manualmente, y eso suponiendo que lo hagan bien cada vez. Si hay una herramienta a su disposición que alivia esta carga de sus gerentes de proyecto y les permite concentrarse en un trabajo más importante, ¿por qué no ponerla en práctica?
Afortunadamente, esto también es algo que Inspire Planner ofrece listo para usar. Puede predefinir qué roles serán responsables de cada tarea mientras crea sus plantillas o planes de proyecto.
Luego, simplemente necesita asignar un recurso a un rol específico, y la automatización integrada de Inspire Planner asignará inmediatamente todas las tareas de su proyecto a los miembros correctos del equipo del proyecto.
Costura de plantilla
Lanzar proyectos automáticamente desde Oportunidades basadas en plantillas es una excelente manera de automatizar la gestión de proyectos en Salesforce. Pero, ¿qué sucede cuando vendió varios productos dentro de su Oportunidad y cada producto requiere un conjunto diferente de tareas?
¿Puede automatizar dicho proceso en Salesforce dentro de un plan de proyecto en lugar de crear proyectos separados?
La buena noticia es que la respuesta es sí. Inspire Planner ofrece la funcionalidad de unión de plantillas de proyectos que le permite crear un solo proyecto a partir de una oportunidad al "unir" (combinar) diferentes plantillas relacionadas con los productos de oportunidad.
Además, puede definir una plantilla de encabezado (un conjunto de tareas que deben realizarse sin importar qué productos se seleccionaron, por ejemplo, la fase de inicio del proyecto) y definir un orden de ejecución de sus plantillas simplemente arrastrándolas a las posiciones deseadas.
Y con la configuración adicional de Salesforce, puede configurar la unión de plantillas de proyectos en Inspire Planner para trabajar con otros objetos en Salesforce en lugar de productos.
Automatice la programación de su proyecto con dependencias de tareas
Puede automatizar la Gestión de proyectos en Salesforce configurando Dependencias de tareas en el diagrama de Gantt de su proyecto. De esta manera, su proyecto y todas las tareas operarían como una unidad cohesiva en lugar de que cada tarea esté separada. Por lo tanto, actualizar cualquier tarea recalculará automáticamente todo el cronograma del proyecto, ¡sin importar cuán complejo sea su proyecto!
Inspire Planner es compatible con cuatro tipos principales de predecesores (finalización a inicio, finalización a finalización, inicio a inicio y inicio a finalización), así como múltiples dependencias de tareas. Si no está familiarizado con estos términos, un predecesor es una actividad que debe comenzar o finalizar antes de que pueda continuar una tarea sucesora, y un sucesor es una actividad que sigue a otra actividad en función de su dependencia entre sí y no necesariamente en orden cronológico. .
Además de eso, con Inspire Planner también puede agregar tiempo de adelanto o retraso a sus dependencias (por ejemplo, la tarea debe comenzar 3 días después de que finalice otra, o un día antes, etc.), e incluso funciones más avanzadas como la gestión de restricciones ( por ejemplo, una tarea debe terminar en una fecha determinada).
Una vez configuradas, los usuarios finales también pueden ver estas tareas predecesoras y sucesoras en un componente simplificado en la página de tareas. De modo que incluso si los miembros de su equipo no tienen acceso al proyecto o no están familiarizados con los diagramas de Gantt, aún pueden comprender fácilmente qué depende de ellos en este proyecto.
Automatización de Notificaciones
Otro elemento importante de la automatización de la gestión de proyectos en Salesforce son las notificaciones.
Si desea entregar sus proyectos a tiempo, deberá mantener a su equipo de proyecto actualizado sobre los próximos plazos e hitos. Para empezar, puede configurar alertas y notificaciones automáticas para las tareas del proyecto a través de Salesforce. Esto enviará a los recursos de su proyecto recordatorios por correo electrónico sobre sus tareas y también mostrará un recordatorio de notificación en Salesforce.
Por ejemplo, puede configurar notificaciones de tareas unos días antes de la fecha de vencimiento de la tarea, cuando se actualizaron las fechas de inicio/finalización de la tarea, una notificación de alerta cuando la tarea está vencida y más. Dado que Inspire Planner se integra completamente con las tareas estándar de Salesforce, algunas de estas notificaciones estarán disponibles para usted desde el primer momento.
Finalmente, puede configurar alertas en Inspire Planner para acciones como Tareas listas para comenzar. Cuando se han completado todos los predecesores, Inspire Planner marca automáticamente sus tareas como "Listo para comenzar". A continuación, puede enviar alertas a las personas asignadas a esta tarea o utilizar una vista de lista que muestre solo dichas tareas. De esta manera, su equipo de proyecto sabrá fácilmente en qué debe concentrarse a continuación.
Automatización de KPIs y Reportes
La siguiente idea para automatizar la gestión de proyectos en Salesforce es automatizar los KPI y programar la entrega de sus informes de proyectos.
Puede decidir administrar los KPI manualmente en función del estado actual de sus proyectos o automatizarlos si tiene criterios estandarizados para los KPI internamente. En cualquier caso, puedes configurar alertas para tus jefes de proyecto cuando alguno de los KPIs del proyecto pase de Verde a Ámbar o Rojo.
Al utilizar las aplicaciones de gestión de proyectos nativas de Salesforce, su equipo puede beneficiarse de los potentes informes y paneles de Salesforce. Por ejemplo, Inspire Planner ofrece una carpeta completa lista para usar con informes de proyectos, la capacidad de generar su informe de estado del proyecto con unos pocos clics y también dos paneles dinámicos para su cartera y administradores de recursos.
Salesforce luego le permite programar y suscribirse a los informes de su proyecto. De esta manera, su equipo puede recibir notificaciones sobre las métricas más importantes del proyecto sin ejecutar manualmente ni enviar informes por correo electrónico.
Una de las mejores prácticas para generar informes sobre sus proyectos es crear líneas base del proyecto en Inspire Planner. La línea de base se puede utilizar para generar informes sobre el cronograma del proyecto planificado y el rendimiento real de su proyecto. La línea de base también se puede usar para rastrear y enviar notificaciones cuando hay retrasos en el proyecto y cuando las tareas vencen. Estas notificaciones pueden llamar la atención sobre áreas del Proyecto que necesitan más atención, lo que resultará en una reducción de los retrasos.
Automatice la gestión de proyectos en Salesforce con procesos de aprobación
Los procesos de aprobación pueden ayudarlo a automatizar la gestión de proyectos en Salesforce cuando necesite obtener una aprobación para algo en su organización.
Los ejemplos típicos de procesos de aprobación en la gestión de proyectos incluyen empleados que solicitan PTO de sus gerentes, gerentes de proyecto que obtienen aprobación para cambios dentro del alcance del proyecto, aprobación de facturas y más.
Con los procesos de aprobación de Salesforce, puede definir fácilmente sus pasos de aprobación, bloquear registros, permitir la recuperación de solicitudes de aprobación, definir un aprobador, crear plantillas de notificación y más.
Para iniciar procesos de aprobación en sus proyectos en Salesforce, puede usar botones personalizados (p. ej., "Enviar para aprobación") en los que los usuarios deben hacer clic o iniciar procesos de aprobación automáticamente con un Flujo de Salesforce.
Automatizar carteras de proyectos
Las carteras de proyectos le permiten agrupar y ver un conjunto de proyectos en un único diagrama de Gantt combinado. Con Inspire Planner, puede crear un número ilimitado de Portafolios para diversas necesidades, por ejemplo, un portafolio de sus proyectos, un portafolio de proyectos para un cliente específico, etc.
Los portafolios pueden mostrar el cronograma general del proyecto, el estado general del proyecto, el porcentaje completado, los hitos del proyecto y más. Además, un proyecto puede pertenecer a varias carteras.
Con Inspire Planner, puede agregar proyectos a Portafolios o eliminarlos manualmente o con automatización a través de Salesforce Flows. Por ejemplo, cuando se completa un proyecto, puede eliminarlo automáticamente de una cartera.
Y con nuestra próxima función de carteras dinámicas con edición en línea, la gestión automática de carteras se está volviendo más fácil que nunca. Puede crear diferentes vistas de lista de Salesforce para organizar y filtrar automáticamente sus carteras de proyectos en función de varios criterios.
Calcule los niveles de prioridad de riesgos y problemas
Tener la capacidad de ver los riesgos y problemas relacionados con su proyecto significa que estos riesgos pueden mitigarse de manera oportuna durante todo el proyecto. Si busca identificar y prevenir riesgos de proyectos imprevistos, consulte nuestra guía sobre cómo reducir los riesgos de proyectos en Salesforce.
Si está buscando llevar la gestión de riesgos de su proyecto al siguiente nivel en Salesforce, puede hacerlo automatizando el cálculo de riesgos y automatizando la priorización de estos riesgos.
El registro de riesgos del proyecto es una función que ofrece Inspire Planner que le permite realizar un seguimiento de los riesgos de su proyecto y limitar sus impactos. Realiza un seguimiento tanto de los riesgos como de los problemas (los riesgos son los problemas que podrían ocurrir en el futuro y los problemas son los riesgos que han llegado a buen término y realmente sucedieron).
La Prioridad de sus riesgos se calcula automáticamente multiplicando el Impacto por la Probabilidad. De esta manera, simplemente debe asegurarse de capturar el impacto y la probabilidad de su riesgo e Inspire Planner hará el resto por usted.
Cuándo y por qué debería automatizar la gestión de proyectos en Salesforce
Si bien ahora conoce varias formas de automatizar la gestión de proyectos en Salesforce y cómo Inspire Planner puede ser potencialmente la solución que le permita hacer esto, es posible que todavía se pregunte por qué vale la pena automatizarlo.
¿Qué ganará su empresa con la automatización de la gestión de proyectos en Salesforce y qué impactos negativos mitigará? A continuación hay tres explicaciones de este valor y por qué la automatización no solo es una buena idea sino casi una necesidad.
Ahorre tiempo en tareas repetitivas
La gestión eficaz de proyectos es la diferencia entre un proyecto exitoso y uno fallido y, a menudo, lleva bastante tiempo ejecutarlo con cuidado para obtener resultados óptimos. Dado que hay una serie de tareas que se pueden realizar con su inversión en automatización de Salesforce, tiene mucho sentido liberar a su equipo para que se concentre en los problemas clave en lugar de atascarlos con tareas repetitivas manuales.
La investigación realizada por AutomationAnywhere muestra que en algunas industrias (a saber, el servicio público y la administración general) los profesionales pueden dedicar hasta 3,51 horas diarias a tareas administrativas repetitivas. ¡Estas son tareas que podrían realizarse fácilmente mediante algún tipo de automatización!
Cuando se trata de reducir el tiempo necesario para las tareas repetitivas en la gestión de proyectos, puede devolver el tiempo a su día implementando algunos de nuestros ejemplos de automatización descritos anteriormente, como plantillas de proyectos, asignación de tareas según roles de recursos y más. En última instancia, puede entregar un proyecto exitoso más rápido descargando este tipo de tareas a Salesforce.
Reducir el error humano
Si bien todos tratamos de ser completamente precisos todo el tiempo, solo somos humanos y, como tales, somos propensos a cometer errores. Salesforce, por otro lado, no es humano y no es propenso a la misma capacidad de cometer errores que los humanos. Las tareas más pequeñas pueden llamar menos la atención de un equipo de proyecto ocupado, lo que puede generar problemas mayores en el futuro debido a la naturaleza en cascada de estos errores.
Configurar su organización para automatizar su gestión de proyectos en Salesforce es la mejor manera de reducir (o eliminar efectivamente) su riesgo de error humano mientras gestiona el proyecto (suponiendo que esté configurado correctamente desde el principio, por supuesto).
Administre automáticamente varias plantillas/escenarios
Si su empresa ofrece múltiples servicios o productos diferentes, cada uno con su propio conjunto de tareas o incluso diferentes metodologías de gestión de proyectos (Waterfall vs Agile/Scrum), entonces puede encontrarse con problemas en los que un Project Manager no tiene suficiente experiencia trabajando con un tipo de producto o servicio específico y podría tener problemas para configurar el Proyecto en Salesforce.
Este problema se elimina por completo cuando su gestión de proyectos se automatiza en Salesforce utilizando varias plantillas de proyectos que sus gestores de proyectos pueden aplicar al comienzo de un proyecto. Esto no solo significa que tienen mucho menos trabajo por hacer, sino que también elimina cualquier error potencial o tareas olvidadas y brinda un grado de capacitación para los gerentes de proyecto que son nuevos en un tipo específico de proyecto.
Automatice la gestión de proyectos en Salesforce con Inspire Planner
Como puede ver, hay una cantidad insuperable de valor que se puede obtener al administrar sus proyectos dentro de Salesforce y luego aplicar capas en alguna Automatización de administración de proyectos.
Sus clientes se beneficiarán de sus esfuerzos al contar con un equipo de proyecto efectivo que pueda entregar a tiempo y garantizar que las comunicaciones sean consistentes, que los riesgos se gestionen y mitiguen, y que el equipo centre sus esfuerzos en el trabajo en lugar de las tareas administrativas.
Si está listo para automatizar la gestión de proyectos en Salesforce para su organización y reducir el trabajo manual y repetitivo, consulte Inspire Planner con nuestra prueba gratuita de 30 días hoy o solicite su demostración personal de Inspire Planner.
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