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El informe Forrester Wave™: Financial Services CRM, Q3 2023 Report identificó, analizó y puntuó los CRM de servicios financieros más significativos – y tenemos lo que necesita para apostar por su próxima solución.
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La creación de funciones desempeña un papel fundamental en su trabajo
Por Yogi Kapur y Scott Nyberg En nuestra serie de preguntas y respuestas «Engineering Energizers», examinamos las trayectorias profesionales que han formado a los líderes de ingeniería de Salesforce. Conozca a Yogi Kapur, Director senior del Equipo global de respuesta ante incidentes de seguridad informática (CSIRT) de Salesforce. Con sede en Hyderabad, India, Yogi dirige su equipo de analistas de ciberseguridad en la respuesta a innumerables alertas y la contención de […]
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Última actualización el 7 de septiembre de 2023 por Rakesh Gupta Como nuevo Salesforce Certified AI Associate, comparto mis experiencias de estudio contigo y quiero que seas el próximo en superarlo Así que, ¡prepárese y sumérjase! 👉 Ya que estás aquí, es posible que desees
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Las alertas de correo electrónico se envían por correo electrónico
Última actualización el 15 de noviembre de 2023 por Rakesh Gupta Big Idea or Enduring Question: ¿Cómo evitar la descarga de datos críticos a través de informes? Objetivos: Después de leer este blog, serás capaz de: Entender la Clasificación de Datos Configurar la Clasificación de Datos para Campos Entender la Seguridad de Transacciones Crear una Seguridad de Transacciones
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`The Power of When” apunta a enseñarte cuando es el mejor momento para ti de hacer algo, ya sea que estés tomando el café de la mañana, dándote una ducha o comiendo tu almuerzo. No hagas el error: Michael Breus no es ni físico ni mago; es un psicólogo con especialidad en desórdenes del sueño. […]
Dreamforce fue épico. Compartimos consejos y noticias de la industria con Salesblazers, hicimos amigos y repartimos montones de regalos (nuestros peluches son insuperables). Sin embargo, entre todas las sesiones de puesta al día y aprendizaje de este año, se destacó un tema: la importancia crítica de la inteligencia artificial (IA) en las ventas.
Los equipos de ventas están viendo el surgimiento de nuevas herramientas de inteligencia artificial para ayudar a la prospección, el entrenamiento y la previsión, todo al servicio de la eficiencia de las ventas. También hay un mayor interés en la información sobre los clientes en tiempo real como ventaja competitiva, alojada en un CRM único y seguro.
¿Cómo están aprovechando todo esto los mejores equipos de ventas, manteniendo al mismo tiempo relaciones sólidas con los clientes? Descubra sus consejos y trucos de ventas a continuación.
¿Te perdiste la conferencia magistral de Dreamforce Sales Cloud? Transmítalo en Salesforce+
Escuche lo que dicen los líderes de ventas innovadores sobre la innovación impulsada por la IA, la toma de decisiones basada en datos y las últimas innovaciones de Sales Cloud.
1. Priorice los datos seguros antes de adoptar la IA generativa
El campo en constante evolución de la IA promete mejorar la eficiencia de los vendedores, pero conlleva algunos desafíos de seguridad. Una investigación reciente de Salesforce encontró que el 73% de los empleados cree que la IA generativa introduce nuevos riesgos de seguridad. Hay buenos motivos para preocuparse: las herramientas públicas de IA generativa carecen de cifrado de datos, de enmascaramiento de datos y, en realidad, de cualquier tipo de protección de seguridad. Esto hace que sus datos sean vulnerables al robo y al mal uso.
En el último año, todos nos hemos vuelto un poco más inteligentes en lo que respecta a la seguridad. Ahora sabemos que debemos evitar conectar los datos de los clientes a herramientas públicas de IA generativa y que todavía necesitamos un ser humano en el medio para revisar manualmente cualquier copia de IA generativa para garantizar la precisión. Y si desea aprovechar la IA generativa, debe hacerlo en un entorno que pueda controlar, con todas las protecciones de seguridad que necesita para evitar que sus datos caigan en las manos equivocadas.
Cómo Salesforce le ayuda a mantener la seguridad:
La confianza siempre ha sido nuestro valor número uno, razón por la cual lanzamos Einstein Trust Layer a principios de este año. Se trata de una arquitectura de IA segura, integrada de forma nativa en la plataforma Salesforce. Diseñado para estándares de seguridad empresarial, permite a los equipos beneficiarse de la IA generativa sin comprometer los datos de sus clientes. Por ejemplo, si bien los mensajes impulsan cada salida de IA generativa, nuestra arquitectura Zero Retention garantiza que no se almacenen datos de clientes fuera de Salesforce. El enmascaramiento de datos (ocultar cualquier información confidencial de una empresa o un individuo) proporciona una capa adicional de protección.
2. No esperes para unirte a la IA generativa
La IA generativa puede parecer una adición espectacular a su pila tecnológica, pero no es simplemente algo "bueno tenerlo". Lo necesita para seguir siendo competitivo. Según nuestro reciente informe Tendencias en IA generativa para ventas , el 55% de los profesionales de ventas informan que actualmente o planean usar IA generativa, y el 58% dice que les ayuda o les ayudará a aumentar la productividad.
Es fácil ver por qué la adopción está aumentando. Los representantes pueden utilizar indicaciones basadas en texto para identificar clientes potenciales, investigar empresas, redactar correos electrónicos e incluso analizar correos electrónicos anteriores para descubrir necesidades de clientes potenciales que no han abordado. Los CRM más avanzados impulsados por IA pueden personalizar las comunicaciones e incluso imitar la voz y el tono de los representantes. Esto permite a los vendedores deshacerse de las tareas manuales que consumen mucho tiempo y centrarse en lo que realmente importa: construir relaciones significativas con los clientes .
Cómo ayuda Sales Cloud a que la IA sea accesible para todos:
En Dreamforce, presentamos algunas ingeniosas innovaciones de IA generativa para Sales Cloud ofrecidas a través de Einstein 1 Sales, nuestro conjunto de herramientas de IA:
Resumen de llamadas: resuma automáticamente las llamadas para resaltar los temas clave cubiertos durante las reuniones y los próximos pasos.
Correos electrónicos de ventas: genere automáticamente correos electrónicos personalizados e hiperrelevantes para cada conversación de ventas utilizando los datos del cliente que ya están alojados en Sales Cloud.
Einstein Copilot para ventas: descargue el trabajo pesado durante todo el ciclo de ventas a un asistente digital, incluida la investigación de cuentas, la preparación de reuniones (establecimiento de agenda y notas a tener en cuenta) y actualizaciones de registros de transacciones.
3. Apóyese en el análisis en tiempo real y la IA predictiva para ganar cuando llegue el cambio
Como selamentó recientemente uno de nuestros Salesblazers, muchas empresas todavía están atrapadas en hojas de cálculo obsoletas que requieren actualizaciones y análisis manuales lentos y que consumen mucho tiempo. Ése es el engorroso modus operandi operativo del pasado y dificulta actuar según la información más reciente sobre acuerdos. Peor aún: predecir lo que sucederá a continuación es una tarea hercúlea e imprecisa.
Al aprovechar el poder de la automatización, los equipos de ventas pueden apoyarse en su CRM para actualizar los registros de transacciones en tiempo real (léase: no más hojas de cálculo). Cuando se combina con IA predictiva, los representantes y gerentes pueden recibir alertas sobre posibles problemas de acuerdos y pronósticos antes de que las cosas se descarrilen.
Y eso es realmente sólo el comienzo. Imagínese esto: mientras los representantes se mantienen al tanto de las últimas novedades sobre los acuerdos, los gerentes aprovechan los datos en tiempo real para realizar un seguimiento del desempeño del equipo sobre la marcha, identificando oportunidades de capacitación en el momento (como clientes potenciales estancados) que pueden abordar rápidamente para mantener a los representantes encaminados. . Al mando, los líderes utilizan los datos más recientes para obtener una visión holística del desempeño de su organización de ventas en relación con los objetivos.
Los datos en tiempo real y la IA predictiva son las claves de todo esto, lo que permite a los equipos de ventas detectar señales de alerta tempranas y cambiar rápidamente las estrategias para garantizar que alcancen sus objetivos de ventas .
Cómo la IA predictiva y en tiempo real de Sales Cloud le ayuda a mantenerse por delante de sus competidores:
Al utilizarEinstein Activity Capture , Sales Cloud captura y unifica automáticamente datos de cada interacción con el cliente, como correos electrónicos, chats en línea y llamadas telefónicas, para que los representantes puedan ver su propio "estado de ventas" en cualquier momento. Aún mejor, los equipos pueden extraer datos de herramientas de terceros y armonizarlos con los registros de CRM existentes para obtener una vista de 360 grados de cada cliente y cliente potencial. Aplique la funcionalidad predictiva de IA y obtendrá recomendaciones muy relevantes para los próximos mejores pasos que harán avanzar cada acuerdo.
Para gerentes y líderes de ventas, las actualizaciones de datos en tiempo real y la IA predictiva se unen enEl panel Deal Insights de Sales Cloud para detectar posibles problemas de pronóstico con anticipación para que los equipos puedan ajustar la estrategia y mantener el rumbo. La actividad de los representantes también se captura a través de Activity 360 : los gerentes pueden ver métricas clave del equipo, como clientes potenciales en proceso y tasa de ganancias, en un solo lugar para descubrir oportunidades de capacitación mientras todavía hay tiempo para impactar los acuerdos.
4. Invierta en una única plataforma en lugar de múltiples herramientas desconectadas
Nuestro reciente informe sobre el estado de las ventas reveló una cruda realidad: el 66% de los representantes de ventas se sienten abrumados por la multitud de herramientas disponibles. El atractivo de la tecnología de próxima generación, incluidos los complementos de IA generativa y las herramientas de función única, amenaza con agravar ese problema.
¿El grito de guerra del escenario de Dreamforce? Simplifique su pila tecnológica . Reemplace las soluciones puntuales con una plataforma que pueda ampliar con nuevas características, capacidades o funciones a medida que surjan las necesidades. Priorice las funciones principales, como la gestión de contactos, la gestión de canales y la previsión, pero también busque una plataforma que le permita integrar perfectamente capacidades de IA y análisis en tiempo real para eliminar la fatiga de alternar entre sistemas.
Cómo le ayuda Sales Cloud a impulsar las ventas de un extremo a otro:
Más allá de satisfacer las necesidades básicas del día a día de los vendedores a través de herramientas como Activity Capture, puede aprovechar la plataforma Sales Cloud para simplificar su pila tecnológica en ventas y operaciones, al tiempo que incorpora el poder de la IA. Por ejemplo, los equipos que supervisan la planificación de ventas y los programas de habilitación de ventas pueden utilizar el poder de los datos de actividad de clientes y vendedores en tiempo real para realizar esa planificación y seguimiento de resultados directamente dentro de Sales Cloud CRM. Muchos clientes de Sales Cloud incluso extienden las funciones de automatización e inteligencia de su CRM a los canales de socios a través de nuestra solución Partner Relationship Management .
5. La tecnología es importante, pero no pierdas el foco en las relaciones
Este último es un poco pivote.
Si hay algo que ha llamado la atención de los líderes de ventas en los últimos tiempos es esto: las relaciones te hacen o te deshacen. Es importante que estemos al tanto de las últimas tecnologías, como la IA, pero lo que es igualmente importante son las conexiones que establecemos con nuestros equipos y nuestros clientes. Eso siempre comienza con la superación personal. Cuanto mejor seas para involucrarte, comunicarte y animar a los demás, mejores serán tus relaciones.
Los Salesblazers hablaron mucho sobre esto durante Dreamforce, pero tres consejos fueron los que más resonaron. Primero, nunca dejes de aprender. Tome clases, obtenga experiencia práctica, haga crecer su red de pares y aprenda de otros en su campo. En segundo lugar, valore la confianza que se ha ganado con sus clientes y continúe fortaleciendo esas relaciones haciendo un seguimiento y ofreciéndoles recursos útiles que sabe que necesitan. En tercer lugar, muestra siempre lo mejor de ti. Tómese el tiempo para comprender qué es lo que realmente motiva a sus clientes y brinde las soluciones que necesitan antes de que sepan que las necesitan. Haga un esfuerzo adicional y descubrirá que la lealtad llega rápidamente.
Hay días difíciles y días fáciles, pero cada día es una oportunidad para apuntalar las relaciones que son la base de las ventas.
Cómo Salesforce puede ayudarle a fomentar relaciones sólidas:
La comunidad Salesblazer es el lugar al que acuden todos los profesionales de ventas para obtener asesoramiento profesional, orientación táctica de ventas y creación de redes. Únase y conéctese con compañeros Salesblazers que pueden ayudarlo a aprender, conectarse y crecer.
Prepárese para el éxito en las ventas
¿Qué aprendimos en Dreamforce? En resumen, la IA es el nombre del juego. A medida que evoluciona la industria de las ventas, los líderes de ventas pueden mejorar la productividad con IA generativa, tomar decisiones más rápidas basadas en datos con IA predictiva y optimizar la tecnología para que los representantes puedan centrarse más en la construcción de relaciones. Si los tiene en la mira, en 2024 estará por delante del resto.
Transmita lo mejor de Dreamforce 2023
¿Extrañas la magia? No te preocupes. Vea toda la cobertura de IA y vea qué están haciendo los principales líderes de ventas para salir adelante en 2023. ¡Todo está bajo demanda en Salesforce+!
Última actualización el 31 de julio de 2023 por Rakesh Gupta
Durante la última década, el papel de un administrador de Salesforce ha evolucionado drásticamente, manteniendo el ritmo del panorama dinámico de las ventas y la gestión de las relaciones con los clientes. Lo que alguna vez fue principalmente una posición de entrada de datos se ha convertido en un rol multifacético que abarca la planificación estratégica, el análisis y la optimización de procesos. A medida que las empresas reconozcan la importancia de Salesforce para impulsar el crecimiento y mejorar las experiencias de los clientes, los administradores proporcionarán un puente fundamental entre la tecnología y el éxito comercial.
Este artículo explorará cómo los administradores pueden aprovechar la automatización de procesos junto con el ecosistema de Salesforce para fomentar la colaboración en equipo, mejorar la eficiencia organizacional y mejorar la gestión de datos.
Uso de la automatización de correo electrónico de Salesforce para la programación
La automatización del correo electrónico se utiliza para optimizar varios aspectos de la comunicación por correo electrónico con clientes potenciales y clientes dentro de la plataforma de Salesforce para garantizar una programación de citas rápida y eficiente. Permite a las empresas administrar de manera eficiente sus campañas de marketing y ventas por correo electrónico, la participación del cliente y las reservas.
En los últimos años, la automatización revolucionó los procesos de ventas y soporte al agilizar la reserva de citas, reducir la carga de trabajo manual y brindar a los clientes opciones convenientes de autoservicio. Actualmente, los administradores de Salesforce pueden aprovechar herramientas comoSUMO Schedulerjunto con flujos nativos y alertas por correo electrónico para enviar automáticamente invitaciones a citas. Al crear disparadores que monitorean campos de datos específicos asociados con registros de contactos y lanzar flujos personalizados, los administradores pueden asegurarse de que los clientes potenciales siempre puedan programar citas, independientemente de la hora del día o la ubicación.
Actualizaciones automáticas de temas: haga que sus citas se destaquen
Las reuniones de cara al cliente son vitales para los equipos de ventas y soporte, y las citas perdidas o canceladas pueden afectar negativamente los objetivos estratégicos y el resultado final. Los administradores de Salesforce pueden aprovechar las actualizaciones automáticas de temas dentro de la programación de citas para reducir las cancelaciones de manera efectiva y aumentar la participación en las citas. Al implementar esta funcionalidad, los administradores pueden mejorar la comunicación, brindar claridad e infundir confianza en el proceso de citas para los clientes y la organización.
Se puede activar una actualización automática del tema para incluir detalles esenciales como la fecha, la hora, la ubicación y el propósito de la cita al programarla. Este mensaje de confirmación sirve como recordatorio para el cliente y reduce las posibilidades de cancelaciones involuntarias o de no presentarse.
Las actualizaciones automáticas de temas también se pueden personalizar para atender a clientes individuales. Los administradores pueden incluir detalles personalizados, como el nombre del cliente o referencias de citas específicas, para captar su atención y crear una sensación de personalización. Esto ayuda a fomentar una conexión con el cliente y refuerza su compromiso con la cita.
Finalmente, en caso de cambios o actualizaciones en la cita, los administradores pueden usar actualizaciones automáticas de temas para comunicar la información revisada. Esto asegura que los clientes estén informados sobre cualquier modificación en tiempo real, minimizando la confusión o la necesidad de cancelar debido a detalles desactualizados o inexactos.
Al permitir la flexibilidad en la programación y el mantenimiento de registros precisos dentro de Salesforce con la ayuda de líneas de asunto automatizadas, los administradores pueden optimizar de manera efectiva su proceso de ventas, mejorar la experiencia del usuario y fortalecer las relaciones con los clientes.
Uso de campos de correo electrónico flexibles para una mayor precisión
La flexibilidad es clave para satisfacer las necesidades únicas de los clientes, y los administradores de Salesforce pueden aprovechar el poder de los campos de correo electrónico para notificaciones personalizadas, sin importar cuán complejas sean. Esta personalización permite una experiencia más personalizada que cumple con requisitos específicos, como el cumplimiento normativo o las políticas internas.
En el contexto de Salesforce, los campos de correo electrónico se utilizan para recopilar y almacenar las direcciones de correo electrónico de los clientes. Estos campos aseguran que los datos ingresados sigan el formato adecuado, evitando entradas incorrectas o no válidas. Las direcciones de correo electrónico recopiladas a través de estos campos se pueden usar para enviar recordatorios, actualizaciones, mensajes de seguimiento y otras notificaciones relacionadas con citas. Cada campo de correo electrónico actúa como una medida confiable de capturar y utilizar información de contacto para mejorar el compromiso y mantener canales de comunicación efectivos.
Los campos de correo electrónico de Salesforce pueden mejorar la precisión al garantizar que la información de contacto almacenada en CRM esté actualizada y sea confiable. Al utilizar campos de correo electrónico dedicados dentro de Salesforce, los representantes de ventas pueden capturar y almacenar direcciones de correo electrónico específicas de personas o entidades con precisión. Esto ayuda a eliminar el riesgo de usar direcciones de correo electrónico desactualizadas o incorrectas asociadas con otros campos, como información de contacto personal o comercial, lo que da como resultado comunicaciones por correo electrónico más confiables, tasas de rebote reducidas y precisión de datos mejorada.
Automatice la creación de clientes potenciales en Salesforce en el momento de la reserva
Las herramientas de programación nativas de Salesforce permiten a los equipos de ventas automatizar la creación de clientes potenciales, lo que garantiza una captura precisa de la información y los datos demográficos de los clientes potenciales en el CRM. Al automatizar el proceso de creación de clientes potenciales tan pronto como se programa una cita, los administradores pueden ahorrar tiempo, mantener la integridad de los datos y evitar la redundancia. Los flujos automatizados agilizan el proceso y eliminan los errores de entrada manual. La precisión mejorada y la colaboración entre las partes interesadas mejoran las tasas de conversión de clientes potenciales y proporcionan datos confiables para informes y análisis.
Para automatizar rápidamente la creación de clientes potenciales en Salesforce en el momento de la reserva, puede seguir estos pasos:
Identifique el evento desencadenante : determine el evento o la acción específicos que deben desencadenar la creación de clientes potenciales. En este caso, sería la reserva de una cita.
Configure un flujo de Salesforce : utilice el flujo de Salesforce para crear una regla que active el proceso de creación de clientes potenciales. Especifique los criterios para cuándo debe activarse el flujo, como cuando se reserva una nueva cita.
Definir asignación de campos : configure la asignación de campos para asegurarse de que la información relevante de la cita se transfiera correctamente al registro de clientes potenciales. Puede asignar campos como el nombre del participante, la información de contacto, los detalles de la cita y otros puntos de datos relevantes.
Crear el registro de prospecto : configure Salesforce Flow para crear un nuevo registro de prospecto con los datos asignados. Asegúrese de que todos los campos obligatorios estén completos y que el registro de cliente potencial esté asociado con la campaña o la fuente adecuada.
Probar y validar : pruebe el proceso automatizado de creación de clientes potenciales reservando una cita de muestra y verificando que el registro de clientes potenciales se cree con los datos esperados. Valide que el registro de prospectos aparezca en la cola de prospectos designada o en las reglas de asignación.
Supervisar y perfeccionar : Supervise continuamente el proceso de automatización de creación de clientes potenciales para garantizar su eficacia y precisión. Realice los ajustes o mejoras necesarios en función de los comentarios, los cambios en los requisitos comerciales o los problemas de calidad de los datos.
Al automatizar la creación de clientes potenciales en Salesforce en el momento de la reserva, los representantes de ventas y los administradores pueden ahorrar tiempo, garantizar la precisión de los datos y mantener un proceso de gestión de clientes potenciales optimizado. Esta automatización facilita la captura eficiente de clientes potenciales, reduce el esfuerzo manual y mejora la productividad del equipo de ventas.
Conclusión:
Los flujos de programación automatizados, junto con las poderosas capacidades de SUMO Scheduler, simplifican y mejoran los procesos de trabajo, ahorran tiempo, reducen errores y mejoran la satisfacción del cliente. Al adoptar la automatización, los administradores de Salesforce pueden impulsar mejoras significativas en la eficiencia, la productividad y el rendimiento comercial general. La optimización de los procesos de programación y el aprovechamiento de los flujos de automatización en Salesforce con SUMO Scheduler es una combinación ganadora para las empresas que buscan optimizar sus operaciones. ¡Adopte la revolución de la automatización hoy e impulse a su equipo de ventas a nuevos niveles de éxito!
Haga clic aquípara visitar SUMO Scheduler en Salesforce AppExchange y obtener más información sobre el poder de la programación automática de autoservicio .
Evaluación formativa:
¡Quiero saber de ti!
¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.
Esta es una traducción que desde EGA Futura ofrecemos como cortesía a toda la Ohana y comunidad de programadores , consultores , administradores y arquitectos de Salesforce para toda Iberoamérica .
El enlace a la publicación original, lo encontrarás al final de este artículo.
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5 pasos para la IA generativa confiable para desarrolladores de Salesforce | Blog de desarrolladores de Salesforce
La IA generativa se ha convertido en el factor de cambio para las empresas innovadoras y orientadas al cliente. Impulsada por algoritmos avanzados y aprendizaje automático, la IA generativa puede impulsar la innovación, optimizar los procesos y acelerar las empresas en todas partes al proporcionar experiencias y soluciones personalizadas adaptadas a las necesidades únicas de los clientes.
Igualmente importante para las experiencias poderosas dirigidas por el cliente es la protección de los datos críticos para el negocio. Los sistemas de IA procesan y generan contenido basado en grandes conjuntos de datos y, lamentablemente, los modelos de lenguaje extenso (LLM) no están poniendo su negocio en primer lugar. Mientras se prepara para implementar capacidades de IA generativa, es fundamental priorizar la privacidad de los datos. Al implementar medidas sólidas de protección de datos, no solo mantiene el cumplimiento de las regulaciones pertinentes, sino que también mantiene la confianza del cliente, su activo más valioso.
Con los cinco pasos que se describen a continuación, puede innovar rápidamente, aumentar la productividad y mejorar las experiencias personalizadas, al mismo tiempo que garantiza la seguridad y la privacidad de los datos de sus clientes.
Paso 1: comprender y auditar sus datos
Para asegurarse de tener las protecciones de seguridad, privacidad y gobernanza correctas, querrá comprender qué datos usará para crear avisos, plantillas y modelos de capacitación. Comprender los datos a los que permite que accedan los modelos de IA ayudará a evitar que se compartan inadvertidamente los datos personales o confidenciales de los clientes.
Entonces, ¿cómo empezar? Primero, anonimice y agregue los datos de los clientes antes de usarlos con fines de IA generativa. Elimine la información de identificación personal (PII) y cualquier otro dato confidencial que pueda identificar a las personas.
Una manera fácil de hacer esto en Salesforce es usar Data Detect , un producto que le permite revisar objetos y campos antes de permitir que los procesos de IA accedan a ellos para recibir indicaciones y capacitación. Una vez que los datos se han escaneado a través de Data Detect, puede confirmar que no hay sorpresas en esos datos, como números de tarjetas de crédito o direcciones de correo electrónico en campos donde ese tipo de datos no debería existir.
Data Detect también puede ayudar a recomendar un nivel de clasificación, como "Confidencial" o "PII" para datos personales, y proporcionar detalles sobre el contenido de un objeto, así como encontrar datos confidenciales generados por chatbots, casos y transcripciones de llamadas registradas automáticamente. por IA.
Paso 2: configure la protección de la privacidad de los datos para sus procesos generativos de IA
Respetar la privacidad del cliente y proteger los datos a lo largo de sus procesos de IA es crucial para establecer y mantener la confianza. A medida que confía más en la IA para comprender y tomar decisiones a partir de sus datos, ¿cómo protege también esos datos, especialmente la PII?
Para los procesos de IA que usan datos personales, como aumentar los registros de contacto u orquestar ofertas de marketing dinámicas 1:1, querrá desarrollar políticas de uso de datos claras y transparentes que describan cómo se manejarán los datos de los clientes, incluido su uso en sistemas de IA generativos. . Comunique estas políticas a sus clientes y bríndeles la oportunidad de optar por no participar o elegir el nivel adecuado de uso de datos. Además, cree una política para eliminar y ofuscar los datos que ya no son útiles o relevantes, para que sus clientes permanezcan protegidos y sus procesos de IA generativa permanezcan precisos.
Centro de privacidadpuede ayudar a verificar que sus procesos de IA estén autorizados para su uso en capacitación y avisos. El Centro de privacidad también puede ayudarlo a crear políticas de retención para administrar el ciclo de vida de los datos utilizados y generados por la IA, incluidas las transcripciones de llamadas, los chatbots y los casos registrados automáticamente por la IA.
Paso 3: configure su organización para administrar la IA generativa
Tanto para proteger los datos utilizados en los procesos de IA como para confirmar que sus integraciones se mantienen dentro de los límites de los datos que desea utilizar, deberá implementar controles para proteger los datos de los clientes frente a accesos no autorizados o infracciones.
Los controles de acceso le permiten restringir el acceso a los datos del cliente solo al personal autorizado. Al otorgar acceso según sea necesario, reduce el riesgo de que los modelos de IA y las personas no autorizadas accedan a datos confidenciales. Esto protege contra el posible uso indebido de esos datos al tiempo que garantiza la privacidad del cliente.
Security Center puede ayudarlo a administrar de manera centralizada los permisos de usuario y las configuraciones de la organización para los datos que se usan y se obtienen de los procesos de IA.
Ahora preparémonos para implementar la IA de manera segura en toda su organización.
Paso 4: pruebe sus procesos para la implementación
Las pruebas en un entorno de espacio aislado son primordiales cuando se trata de IA generativa. Esto tiene dos propósitos fundamentales: probar los procesos de IA y capacitar a los empleados sobre el uso seguro y responsable de la IA generativa. Al realizar pruebas exhaustivas en un entorno de espacio aislado controlado, las organizaciones pueden evaluar y refinar el rendimiento y el comportamiento de sus modelos generativos de IA antes de implementarlos en escenarios del mundo real. Las pruebas permiten la identificación y mitigación de posibles problemas, como sesgos, errores o consecuencias no deseadas que pueden surgir durante un proceso de IA generativa.
Además, un entorno de sandbox proporciona un espacio seguro para que los empleados adquieran experiencia práctica y capacitación en el uso de herramientas y sistemas de IA generativa. Les permite explorar capacidades e identificar consideraciones éticas mientras toman decisiones informadas al usar la tecnología de manera responsable en sus operaciones diarias. Al aprovechar las pruebas de sandbox, las organizaciones pueden garantizar la confiabilidad, la eficacia y la aplicación ética de la IA generativa al tiempo que capacitan a su fuerza laboral para adoptar y utilizar esta tecnología transformadora con confianza.
Asegúrese de que, cuando utilice un espacio aislado para el entrenamiento de IA, haya eliminado todos los datos personales para crear sus indicaciones o entrenar un modelo de IA; puede eliminar u ofuscar fácilmente cualquier dato que no deba incluirse con Data Mask .
Paso 5: Supervise y proteja sus procesos de IA
Garantizar que la integración de IA no acceda a los datos ni modifique los sistemas más allá del alcance previsto es crucial para mantener la seguridad de los datos y la integridad del sistema. Como describimos anteriormente, los controles de acceso y los permisos de los usuarios deben definirse cuidadosamente, otorgando a los sistemas de IA solo los privilegios necesarios y limitando su acceso a fuentes o sistemas de datos específicos. Además, se deben realizar pruebas y validaciones exhaustivas de la integración de la IA para verificar que funcione según lo previsto y que no tenga consecuencias ni vulnerabilidades no deseadas.
Finalmente, implementar mecanismos de monitoreo robustos puede ayudar a detectar y alertar cualquier intento de acceso no autorizado o comportamiento anormal por parte del sistema de IA. Las auditorías y revisiones periódicas de los procesos de integración de IA y los registros de acceso pueden ayudar a identificar cualquier desviación o posibles riesgos de seguridad.
Event Monitoring ayuda a que el proceso de monitoreo y detección sea más fácil al permitir la configuración de capacidades, como la seguridad de transacciones, para enviar alertas o bloquear acciones más allá de lo que se pretendía inicialmente para su proceso de IA.
Finalmente, a medida que se adentra más en su viaje de IA, es fundamental que sus datos estén respaldados y puedan restaurarse hasta el nivel de registro en el caso poco probable de que los datos utilizados y aumentados por IA estén mal configurados o sincronizados incorrectamente. Haga una copia de seguridad de sus datos para ver cada versión de los registros utilizados y tocados por AI, y restaure cualquier error.
Conclusión
Al adoptar un enfoque que prioriza la privacidad e implementar medidas sólidas de protección de datos, puede crear una base confiable para prácticas de IA generativas responsables, sostenibles y éticas, todo mientras impulsa una innovación más eficiente y efectiva e interacciones más personalizadas con los clientes. Para obtener más información sobre cómo comenzar con la IA generativa, consulte nuestra Guía de introducción a la IA.
Recursos
Sobre el Autor
Marla Hay Vicepresidenta de Seguridad, Privacidad y Gestión de Datos en Salesforce y dirige la organización de productos de Servicios de confianza. Se unió a Salesforce en 2017 después de liderar productos en una empresa de gestión de identidad de consumidores. Marla tiene una licenciatura en Ciencias de la Computación de la Universidad de Cornell y una maestría en Ciencias de la Computación de la Universidad Johns Hopkins.
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Esta es una traducción que desde EGA Futura ofrecemos como cortesía a toda la Ohana y comunidad de programadores , consultores , administradores y arquitectos de Salesforce para toda Iberoamérica .
El enlace a la publicación original, lo encontrarás al final de este artículo.
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Uso de FileEvents para fortalecer la seguridad de los archivos | Blog de desarrolladores de Salesforce
Siempre que un usuario de Salesforce intente cargar, obtener una vista previa o descargar un archivo a través de la interfaz de usuario o la API, se producirá un FileEvent en el backend. Este evento está incluido en la función Supervisión de eventos en tiempo real de Salesforce, y los desarrolladores de Salesforce pueden optar por habilitar la transmisión o el almacenamiento para FileEvents como cualquier otro evento asociado con la Supervisión de eventos en tiempo real. Además, los desarrolladores pueden configurar una política de seguridad de transacciones para FileEvents, lo que les permite realizar un seguimiento y tomar medidas en función de las acciones del usuario en los archivos.
Estamos emocionados de ver que FileEvents se convierte en GA en el lanzamiento de Summer '23 . En esta publicación, le mostraremos cómo puede crear una política de seguridad de transacciones sobre un FileEvent y fortalecer la seguridad de los archivos.
Nota: FileEvents está disponible para los clientes que compraron suscripciones complementarias de Salesforce Shield o Salesforce Event Monitoring.
¿Por qué es importante la seguridad de archivos de Salesforce?
Para comprender FileEvents, es importante comprender primero la importancia de la seguridad de archivos en la organización de Salesforce. Salesforce almacena una amplia gama de información como archivos, incluidos los datos de contacto del cliente, los datos de ventas, las notas de las interacciones con los clientes y las solicitudes de servicio, así como documentos internos como contratos, materiales de marketing y especificaciones de productos. Además, el sistema puede almacenar archivos relacionados con transacciones financieras como facturas u órdenes de compra.
El propósito de Salesforce Files es mantener todos estos datos en una ubicación central, para que varios usuarios puedan acceder a ellos fácilmente a la vez, mejorando así la colaboración y la productividad. Es fundamental priorizar la protección de estos archivos para garantizar la seguridad de la información confidencial en su organización de Salesforce. Esto no puede ser enfatizado suficientemente.
¿Qué puede hacer FileEvents?
Cuando los empleados renuncian a su trabajo, normalmente continúan trabajando durante un breve período de tiempo antes de abandonar la empresa. En esta situación, muchas empresas restringen el acceso a archivos confidenciales durante este período previo a la salida. Se puede implementar una política de seguridad de transacciones utilizando FileEvents para evitar que los empleados descarguen archivos etiquetados como "legales" con fines de cumplimiento.
Suposición
Su organización tiene una licencia complementaria de Salesforce Shield o Event Monitoring
Los archivos que los usuarios intentan descargar tienen una etiqueta legal
Veamos cómo puede implementar una política de seguridad de transacciones utilizando eventos de archivo.
Configuración → Políticas de seguridad de transacciones
Haga clic en Nuevo y seleccione Apex
En el menú desplegable "Evento", seleccione FileEvent . Y en el menú desplegable Clase de Apex, seleccione Nueva clase de Apex vacía y luego haga clic en el botón Siguiente .
En la selección Acciones , podemos elegir Mensaje predeterminado o Mensaje de bloqueo personalizado. Lo mismo se aplica al contenido de las notificaciones por correo electrónico. Asegúrese de que el estado de la política esté habilitado.
Ahora, la clase estándar de Apex se ha creado automáticamente.
El fragmento de código siguiente incluye lógica para satisfacer las necesidades de cumplimiento. Actualice la clase con este fragmento de código.
¡Gran trabajo! Veámoslo todo en acción
Inicie sesión como usuario e intente descargar el archivo que está etiquetado como "Legal".
La capacidad de descargar los archivos se ha restringido debido a la política que creamos.
Conclusión
Ahora que FileEvents está disponible en general, es más fácil que nunca configurar políticas de seguridad de transacciones para administrar archivos. Al aprovechar estos eventos, puede monitorear y responder a la actividad en tiempo real, detectar comportamientos sospechosos rápidamente e identificar con precisión amenazas potenciales antes de que se conviertan en un problema.
Además, aprovechar las capacidades de automatización, como alertas o notificaciones automáticas cuando ocurren ciertas actividades en archivos dentro de su organización, ayudará a garantizar que cualquier actividad maliciosa se identifique de inmediato para que se puedan tomar las contramedidas adecuadas de inmediato.
Está claro por qué mantener seguros los documentos confidenciales dentro de un sistema de archivo seguro debe ser una prioridad para cualquier empresa que utilice una plataforma de CRM como Salesforce. En conclusión, comprender FileEvents es esencial para mejorar la seguridad de su organización de Salesforce.
Sobre el Autor
Jagan Padmanabhan es Arquitecto Técnico (Grupo de Éxito del Cliente) en Salesforce con un enfoque especial en la creación de aplicaciones seguras a gran escala. Le apasiona desarrollar aplicaciones utilizando productos basados en la seguridad como Salesforce Shield y Event Monitoring. Además, contribuye activamente a la seguridad de la plataforma como investigador de seguridad. Síguelo en LinkedIn .
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Los eventos recientes en la industria bancaria , como la caída de Silicon Valley Bank (SVB) , han causado conmoción e incertidumbre entre los clientes. Recuperar esa confianza requerirá un enfoque proactivo para administrar los riesgos en la banca y mejorar la forma en que los bancos se comunican con sus clientes.
Al igual que SVB, los bancos con riesgos de concentración (enfocando su negocio en un determinado tipo de empresa) tienen más probabilidades de encontrar problemas de liquidez cuando ocurren eventos como estos.
Esta situación fue más una crisis de confianza que una falta de fuerza o estabilidad en la industria de servicios financieros. Pero muchos clientes bancarios no lo sabían; estaban más centrados en su cobertura de seguro de depósitos a través de la FDIC o en sacar su dinero del mercado para sortear la volatilidad.
A través de una tecnología bancaria mejorada, puede comunicarse de manera efectiva con las partes interesadas internas y externas para navegar por estas situaciones, usar datos para adelantarse al impacto del cliente y unir a sus equipos para generar confianza en el cliente.
¿Está actualizado su plan de crisis?
Descubra cómo puede usar la tecnología para mitigar los riesgos en la banca, responder de manera proactiva durante las crisis y hacer crecer las relaciones con los clientes.
1. Sea transparente con sus partes interesadas
La transparencia es fundamental durante una crisis, ya que lo ayuda a administrar el riesgo en la banca. Mientras las cosas funcionan normalmente, tómese el tiempo para conocer a sus partes interesadas internas y externas. Personalizar sus interacciones con las partes interesadas ayuda a construir una relación más sólida con sus clientes, crear una confianza más profunda y, en última instancia, retener su base de clientes si algo sale mal.
Tómese el tiempo para conocerlos regularmente para que pueda saber cómo comunicarse mejor con ellos. ¿Necesita responder a una crisis en tiempo real? Este conocimiento inicial lo ayudará a segmentar rápidamente su base de clientes, identificar a cualquier persona en riesgo (como las empresas basadas en VC, en el caso de SVB) y asegurarles que tiene la situación bajo control.
“Ser transparente también lo ayuda a ofrecer orientación a los clientes que necesitan ser educados sobre la volatilidad del mercado de inmediato, mientras mantiene a raya otras preocupaciones de los clientes”, dijo Amir Madjlessi, director senior y asesor de la industria bancaria en Salesforce.
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2. Obtener una visión más clara de los análisis ayuda a gestionar el riesgo en la banca
Como se mencionó anteriormente, centrarse en las relaciones con los clientes puede mejorar las tasas de retención y reducir la rotación. Pero eso es solo una parte de la gestión del riesgo en la banca. Puede usar sus datos para segmentar su base de clientes y seguir sus recorridos de clientes. Esto puede ayudarlo a detectar posibles problemas antes de que se conviertan en una crisis.
Datos y tecnología en la bancapuede ayudarlo a administrar el riesgo y las relaciones. A través de un sistema de datos de clientes unificado, puede obtener una visión más completa de los clientes y su viaje, lo que le permite mantener un libro de negocios saludable.
Las herramientas de datos y análisis pueden ayudarlo a determinar rápidamente el desgaste de los clientes y los flujos de depósitos por diferentes segmentos y si hay una "corrida en el banco".
“El análisis puede ayudarlo a obtener información de un vistazo para ver los impactos en los planes y carteras financieras de los clientes, cómo se están desempeñando y los aumentos o disminuciones en los volúmenes que podrían generar problemas de retención”, dijo Madjlessi.
También puede profundizar en dónde existen los riesgos crediticios, de tasa de interés o de concentración, y crear planes de mitigación para abordar estas situaciones potenciales. El uso de una plataforma de datos unificada para monitorear estas métricas clave puede ayudarlo a administrar el riesgo en la banca.
3. Mejorar la tecnología en la banca puede ayudarlo a comunicarse más rápido y más fácilmente
La agilidad operativa puede ayudar a los bancos a actuar con rapidez y tomar decisiones más inteligentes si surge la volatilidad del mercado. En lugar de depender de una combinación de plataformas, unir las conversaciones, el intercambio de conocimientos y la toma de decisiones en un solo lugar puede ayudar a eliminar la confusión durante una crisis y conducir a una mayor productividad en tiempos saludables.
Cuando crea una cultura de datos y tiene todos los datos necesarios en un solo lugar, puede reunir fácilmente alertas, equipos y conversaciones. También puede alinearse con los problemas, tomar decisiones rápidamente y buscar y compartir conocimientos.
Una ubicación central para procesos y comunicación también puede ayudar con flujos de trabajo automatizados y una resolución de casos más rápida. En una crisis, la tecnología adecuada en la bancapermite acurrucarse y pulular como un equipo para discutir lo que está sucediendo. También puede discutir los impactos del cliente, acordar un mensaje de comunicación consistente y escalar la situación si es necesario.
Cómo los bancos pueden mejorar el servicio al cliente y aumentar la confianza
Puede mejorar la gestión del riesgo en la banca respondiendo rápidamente a las inquietudes, pero también asegurándose de mantener a los clientes contentos y seguros durante los altibajos financieros.
“Los bancos pueden recordar constantemente a los clientes el valor que brindan”, dijo Madjlessi, “no solo en tiempos de crisis, sino durante todo el ciclo de vida del cliente”.
Una mejor tecnología en la banca puede ayudarlo a:
Ser un lugar acogedor para que los clientes vengan a aprender. Comprenda lo que está sucediendo en el mercado para calmar las emociones y evitar que los clientes tomen decisiones precipitadas con respecto a sus cuentas y carteras.
Responder proactivamente a las necesidades de los clientes. Proporcione transparencia y compromisos personalizados para generar confianza en su base de clientes actual. Cree relaciones de apoyo para que los clientes no tengan una experiencia enlatada.
Utilicela tecnología en la bancapara ayudar a automatizar procesos y escalar. Obtener una vista unificada de los datos de sus clientes puede ayudar a crear paneles procesables, monitorear segmentos de clientes y ayudar con la gestión de riesgos en la banca.
Mejora tus procesos de onboarding. La velocidad es importante, especialmente cuando intenta ganarse la confianza del cliente. Un proceso de incorporación fluido puede marcar la diferencia para los clientes que buscan una experiencia bancaria más confiable.
Cumple con las expectativas digitales de tus clientes
Los clientes quieren una experiencia eficiente y fácil de su banco. Nuestra investigación muestra cómo puede utilizar la automatización para brindar rápidamente a sus clientes lo que necesitan.
Administrar sus proyectos dentro de Salesforce garantiza que todos sus datos clave estén disponibles en un solo lugar, con todos los que necesitan la capacidad de acceder a ellos ya en la plataforma y familiarizados con la interfaz de usuario. Además, no es necesario que cree ni mantenga la integración con herramientas de gestión de proyectos externas de terceros. Sin embargo, si está buscando mejorar aún más su juego de gestión de proyectos en Salesforce, la mejor manera de hacerlo sería a través de la automatización. Este artículo lo guiará a través de las mejores formas de automatizar la gestión de proyectos en Salesforce.
La automatización ayuda a su organización a crear valor a través de una reducción del tiempo dedicado a realizar tareas, una reducción del riesgo relacionado con el error humano y la creación de una experiencia optimizada para sus usuarios y clientes.
Las posibilidades son infinitas cuando se utilizan herramientas de automatización de Salesforce listas para usar, como Salesforce Flow, y las aplicaciones de gestión de proyectos de Salesforce adecuadas, como Inspire Planner.
Ejemplos de cómo puede automatizar la gestión de proyectos en Salesforce
Tabla de contenido
Una vez que haya decidido automatizar la gestión de proyectos en Salesforce, la pregunta es ¿Qué automatizamos ?
A continuación se enumeran varios escenarios de automatización de la gestión de proyectos que han demostrado ahorrar tiempo y recursos a las empresas. Estos pueden darle ideas sobre lo que desea automatizar en su organización de Salesforce.
Lanzar proyectos automáticamente con un flujo de Salesforce
Es un escenario común que las empresas necesitan lanzar proyectos a partir de plantillas específicas cuando las Oportunidades pasan a la etapa Cerrado/Ganado. Hacer esto manualmente para cada oportunidad requiere una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo. Además, también deja espacio para el error humano o para que alguien simplemente olvide o retrase un paso.
Con Inspire Planner, una aplicación de gestión de proyectos nativa de Salesforce, puede crear un flujo de Salesforce desencadenado por registro para crear automáticamente un proyecto a partir de una plantilla específica en función de diferentes criterios (por ejemplo, la etapa de oportunidad se actualiza a Cerrado/Ganado).
Este nuevo proyecto heredará de la plantilla todas sus fases y tareas, predecesores, archivos adjuntos, roles de recursos y más.
Entonces, para comenzar, su gerente de proyecto simplemente necesita actualizar la fecha de inicio de su primera tarea y asignar el equipo del proyecto (¡ambos también se pueden automatizar!).
Se puede configurar una automatización similar de Salesforce Flow para lanzar proyectos desde otras etapas de Oportunidades o para otros objetos en Salesforce, como Casos, Cuentas, Pedidos y más.
Automatice la gestión de proyectos en Salesforce con plantillas de proyectos
Si su organización entrega proyectos que siguen procesos estandarizados, puede Automatice la gestión de proyectos en Salesforce configurando plantillas de proyectos y usándolas cada vez que desee configurar un nuevo proyecto en lugar de crearlos desde cero.
Configurar plantillas de proyecto puede ser un proceso simple con la herramienta adecuada. Por ejemplo, en Inspire Planner simplemente debe marcar la casilla de verificación 'Es plantilla' al crear un nuevo proyecto para hacer una Plantilla de proyecto. Y puede crear un número ilimitado de plantillas para diferentes procesos dentro de su organización.
Las plantillas de proyecto permitirán que su software de administración de proyectos de Salesforce haga parte del trabajo más insignificante por usted, permitiéndole a usted y a su equipo concentrar sus esfuerzos en brindar un servicio de alta calidad a sus clientes.
Con Inspire Planner, sus proyectos heredarán la mayor parte de la información requerida de la plantilla, incluidas las tareas, los archivos adjuntos, la duración de las tareas, las fechas de inicio y finalización, los predecesores, los recursos asignados, la prioridad, el esfuerzo planificado, el costo presupuestado, las categorías, las notas y el diseño del proyecto. y Configuración, y más.
Automatice la gestión de proyectos en Salesforce con la asignación de tareas basada en roles
Asignar automáticamente las tareas de su proyecto a los recursos correctos es una manera fácil de automatizar la gestión de proyectos en Salesforce.
Dependiendo de la cantidad de tareas en sus proyectos, esto podría sumar una cantidad significativa del tiempo de sus gerentes de proyecto si se hace manualmente, y eso suponiendo que lo hagan bien cada vez. Si hay una herramienta a su disposición que alivia esta carga de sus gerentes de proyecto y les permite concentrarse en un trabajo más importante, ¿por qué no ponerla en práctica?
Afortunadamente, esto también es algo que Inspire Planner ofrece listo para usar. Puede predefinir qué roles serán responsables de cada tarea mientras crea sus plantillas o planes de proyecto.
Luego, simplemente necesita asignar un recurso a un rol específico, y la automatización integrada de Inspire Planner asignará inmediatamente todas las tareas de su proyecto a los miembros correctos del equipo del proyecto.
Costura de plantilla
Lanzar proyectos automáticamente desde Oportunidades basadas en plantillas es una excelente manera de automatizar la gestión de proyectos en Salesforce. Pero, ¿qué sucede cuando vendió varios productos dentro de su Oportunidad y cada producto requiere un conjunto diferente de tareas?
¿Puede automatizar dicho proceso en Salesforce dentro de un plan de proyecto en lugar de crear proyectos separados?
La buena noticia es que la respuesta es sí. Inspire Planner ofrece la funcionalidad de unión de plantillas de proyectos que le permite crear un solo proyecto a partir de una oportunidad al "unir" (combinar) diferentes plantillas relacionadas con los productos de oportunidad.
Además, puede definir una plantilla de encabezado (un conjunto de tareas que deben realizarse sin importar qué productos se seleccionaron, por ejemplo, la fase de inicio del proyecto) y definir un orden de ejecución de sus plantillas simplemente arrastrándolas a las posiciones deseadas.
Y con la configuración adicional de Salesforce, puede configurar la unión de plantillas de proyectos en Inspire Planner para trabajar con otros objetos en Salesforce en lugar de productos.
Automatice la programación de su proyecto con dependencias de tareas
Puede automatizar la Gestión de proyectos en Salesforce configurando Dependencias de tareas en el diagrama de Gantt de su proyecto. De esta manera, su proyecto y todas las tareas operarían como una unidad cohesiva en lugar de que cada tarea esté separada. Por lo tanto, actualizar cualquier tarea recalculará automáticamente todo el cronograma del proyecto, ¡sin importar cuán complejo sea su proyecto!
Inspire Planner es compatible con cuatro tipos principales de predecesores (finalización a inicio, finalización a finalización, inicio a inicio y inicio a finalización), así como múltiples dependencias de tareas. Si no está familiarizado con estos términos, un predecesor es una actividad que debe comenzar o finalizar antes de que pueda continuar una tarea sucesora, y un sucesor es una actividad que sigue a otra actividad en función de su dependencia entre sí y no necesariamente en orden cronológico. .
Además de eso, con Inspire Planner también puede agregar tiempo de adelanto o retraso a sus dependencias (por ejemplo, la tarea debe comenzar 3 días después de que finalice otra, o un día antes, etc.), e incluso funciones más avanzadas como la gestión de restricciones ( por ejemplo, una tarea debe terminar en una fecha determinada).
Una vez configuradas, los usuarios finales también pueden ver estas tareas predecesoras y sucesoras en un componente simplificado en la página de tareas. De modo que incluso si los miembros de su equipo no tienen acceso al proyecto o no están familiarizados con los diagramas de Gantt, aún pueden comprender fácilmente qué depende de ellos en este proyecto.
Automatización de Notificaciones
Otro elemento importante de la automatización de la gestión de proyectos en Salesforce son las notificaciones.
Si desea entregar sus proyectos a tiempo, deberá mantener a su equipo de proyecto actualizado sobre los próximos plazos e hitos. Para empezar, puede configurar alertas y notificaciones automáticas para las tareas del proyecto a través de Salesforce. Esto enviará a los recursos de su proyecto recordatorios por correo electrónico sobre sus tareas y también mostrará un recordatorio de notificación en Salesforce.
Por ejemplo, puede configurar notificaciones de tareas unos días antes de la fecha de vencimiento de la tarea, cuando se actualizaron las fechas de inicio/finalización de la tarea, una notificación de alerta cuando la tarea está vencida y más. Dado que Inspire Planner se integra completamente con las tareas estándar de Salesforce, algunas de estas notificaciones estarán disponibles para usted desde el primer momento.
Finalmente, puede configurar alertas en Inspire Planner para acciones como Tareas listas para comenzar. Cuando se han completado todos los predecesores, Inspire Planner marca automáticamente sus tareas como "Listo para comenzar". A continuación, puede enviar alertas a las personas asignadas a esta tarea o utilizar una vista de lista que muestre solo dichas tareas. De esta manera, su equipo de proyecto sabrá fácilmente en qué debe concentrarse a continuación.
Automatización de KPIs y Reportes
La siguiente idea para automatizar la gestión de proyectos en Salesforce es automatizar los KPI y programar la entrega de sus informes de proyectos.
Puede decidir administrar los KPI manualmente en función del estado actual de sus proyectos o automatizarlos si tiene criterios estandarizados para los KPI internamente. En cualquier caso, puedes configurar alertas para tus jefes de proyecto cuando alguno de los KPIs del proyecto pase de Verde a Ámbar o Rojo.
Al utilizar las aplicaciones de gestión de proyectos nativas de Salesforce, su equipo puede beneficiarse de los potentes informes y paneles de Salesforce. Por ejemplo, Inspire Planner ofrece una carpeta completa lista para usar con informes de proyectos, la capacidad de generar su informe de estado del proyecto con unos pocos clics y también dos paneles dinámicos para su cartera y administradores de recursos.
Salesforce luego le permite programar y suscribirse a los informes de su proyecto. De esta manera, su equipo puede recibir notificaciones sobre las métricas más importantes del proyecto sin ejecutar manualmente ni enviar informes por correo electrónico.
Una de las mejores prácticas para generar informes sobre sus proyectos es crear líneas base del proyecto en Inspire Planner. La línea de base se puede utilizar para generar informes sobre el cronograma del proyecto planificado y el rendimiento real de su proyecto. La línea de base también se puede usar para rastrear y enviar notificaciones cuando hay retrasos en el proyecto y cuando las tareas vencen. Estas notificaciones pueden llamar la atención sobre áreas del Proyecto que necesitan más atención, lo que resultará en una reducción de los retrasos.
Automatice la gestión de proyectos en Salesforce con procesos de aprobación
Los procesos de aprobación pueden ayudarlo a automatizar la gestión de proyectos en Salesforce cuando necesite obtener una aprobación para algo en su organización.
Los ejemplos típicos de procesos de aprobación en la gestión de proyectos incluyen empleados que solicitan PTO de sus gerentes, gerentes de proyecto que obtienen aprobación para cambios dentro del alcance del proyecto, aprobación de facturas y más.
Con los procesos de aprobación de Salesforce, puede definir fácilmente sus pasos de aprobación, bloquear registros, permitir la recuperación de solicitudes de aprobación, definir un aprobador, crear plantillas de notificación y más.
Para iniciar procesos de aprobación en sus proyectos en Salesforce, puede usar botones personalizados (p. ej., "Enviar para aprobación") en los que los usuarios deben hacer clic o iniciar procesos de aprobación automáticamente con un Flujo de Salesforce.
Automatizar carteras de proyectos
Las carteras de proyectos le permiten agrupar y ver un conjunto de proyectos en un único diagrama de Gantt combinado. Con Inspire Planner, puede crear un número ilimitado de Portafolios para diversas necesidades, por ejemplo, un portafolio de sus proyectos, un portafolio de proyectos para un cliente específico, etc.
Los portafolios pueden mostrar el cronograma general del proyecto, el estado general del proyecto, el porcentaje completado, los hitos del proyecto y más. Además, un proyecto puede pertenecer a varias carteras.
Con Inspire Planner, puede agregar proyectos a Portafolios o eliminarlos manualmente o con automatización a través de Salesforce Flows. Por ejemplo, cuando se completa un proyecto, puede eliminarlo automáticamente de una cartera.
Y con nuestra próxima función de carteras dinámicas con edición en línea, la gestión automática de carteras se está volviendo más fácil que nunca. Puede crear diferentes vistas de lista de Salesforce para organizar y filtrar automáticamente sus carteras de proyectos en función de varios criterios.
Calcule los niveles de prioridad de riesgos y problemas
Tener la capacidad de ver los riesgos y problemas relacionados con su proyecto significa que estos riesgos pueden mitigarse de manera oportuna durante todo el proyecto. Si busca identificar y prevenir riesgos de proyectos imprevistos, consulte nuestra guía sobre cómo reducir los riesgos de proyectos en Salesforce.
Si está buscando llevar la gestión de riesgos de su proyecto al siguiente nivel en Salesforce, puede hacerlo automatizando el cálculo de riesgos y automatizando la priorización de estos riesgos.
El registro de riesgos del proyecto es una función que ofrece Inspire Planner que le permite realizar un seguimiento de los riesgos de su proyecto y limitar sus impactos. Realiza un seguimiento tanto de los riesgos como de los problemas (los riesgos son los problemas que podrían ocurrir en el futuro y los problemas son los riesgos que han llegado a buen término y realmente sucedieron).
La Prioridad de sus riesgos se calcula automáticamente multiplicando el Impacto por la Probabilidad. De esta manera, simplemente debe asegurarse de capturar el impacto y la probabilidad de su riesgo e Inspire Planner hará el resto por usted.
Cuándo y por qué debería automatizar la gestión de proyectos en Salesforce
Si bien ahora conoce varias formas de automatizar la gestión de proyectos en Salesforce y cómo Inspire Planner puede ser potencialmente la solución que le permita hacer esto, es posible que todavía se pregunte por qué vale la pena automatizarlo.
¿Qué ganará su empresa con la automatización de la gestión de proyectos en Salesforce y qué impactos negativos mitigará? A continuación hay tres explicaciones de este valor y por qué la automatización no solo es una buena idea sino casi una necesidad.
Ahorre tiempo en tareas repetitivas
La gestión eficaz de proyectos es la diferencia entre un proyecto exitoso y uno fallido y, a menudo, lleva bastante tiempo ejecutarlo con cuidado para obtener resultados óptimos. Dado que hay una serie de tareas que se pueden realizar con su inversión en automatización de Salesforce, tiene mucho sentido liberar a su equipo para que se concentre en los problemas clave en lugar de atascarlos con tareas repetitivas manuales.
La investigación realizada por AutomationAnywhere muestra que en algunas industrias (a saber, el servicio público y la administración general) los profesionales pueden dedicar hasta 3,51 horas diarias a tareas administrativas repetitivas. ¡Estas son tareas que podrían realizarse fácilmente mediante algún tipo de automatización!
Cuando se trata de reducir el tiempo necesario para las tareas repetitivas en la gestión de proyectos, puede devolver el tiempo a su día implementando algunos de nuestros ejemplos de automatización descritos anteriormente, como plantillas de proyectos, asignación de tareas según roles de recursos y más. En última instancia, puede entregar un proyecto exitoso más rápido descargando este tipo de tareas a Salesforce.
Reducir el error humano
Si bien todos tratamos de ser completamente precisos todo el tiempo, solo somos humanos y, como tales, somos propensos a cometer errores. Salesforce, por otro lado, no es humano y no es propenso a la misma capacidad de cometer errores que los humanos. Las tareas más pequeñas pueden llamar menos la atención de un equipo de proyecto ocupado, lo que puede generar problemas mayores en el futuro debido a la naturaleza en cascada de estos errores.
Configurar su organización para automatizar su gestión de proyectos en Salesforce es la mejor manera de reducir (o eliminar efectivamente) su riesgo de error humano mientras gestiona el proyecto (suponiendo que esté configurado correctamente desde el principio, por supuesto).
Administre automáticamente varias plantillas/escenarios
Si su empresa ofrece múltiples servicios o productos diferentes, cada uno con su propio conjunto de tareas o incluso diferentes metodologías de gestión de proyectos (Waterfall vs Agile/Scrum), entonces puede encontrarse con problemas en los que un Project Manager no tiene suficiente experiencia trabajando con un tipo de producto o servicio específico y podría tener problemas para configurar el Proyecto en Salesforce.
Este problema se elimina por completo cuando su gestión de proyectos se automatiza en Salesforce utilizando varias plantillas de proyectos que sus gestores de proyectos pueden aplicar al comienzo de un proyecto. Esto no solo significa que tienen mucho menos trabajo por hacer, sino que también elimina cualquier error potencial o tareas olvidadas y brinda un grado de capacitación para los gerentes de proyecto que son nuevos en un tipo específico de proyecto.
Automatice la gestión de proyectos en Salesforce con Inspire Planner
Como puede ver, hay una cantidad insuperable de valor que se puede obtener al administrar sus proyectos dentro de Salesforce y luego aplicar capas en alguna Automatización de administración de proyectos.
Sus clientes se beneficiarán de sus esfuerzos al contar con un equipo de proyecto efectivo que pueda entregar a tiempo y garantizar que las comunicaciones sean consistentes, que los riesgos se gestionen y mitiguen, y que el equipo centre sus esfuerzos en el trabajo en lugar de las tareas administrativas.
Si está listo para automatizar la gestión de proyectos en Salesforce para su organización y reducir el trabajo manual y repetitivo, consulte Inspire Planner con nuestra prueba gratuita de 30 días hoy o solicite su demostración personal de Inspire Planner.
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